Une adresse e-mail n’est pas toujours un compte client

Pour relier CRM et ERP, l’adresse e-mail peut sembler une clé pratique. Sa pertinence dépend pourtant du type d’enregistrement à rapprocher. Une personne de contact peut travailler pour plusieurs entreprises. Son adresse ne désigne alors pas automatiquement le bon compte d’entreprise.

Une personne, deux entreprises

Dans cet exemple fictif, une personne chargée des achats représente deux entreprises distinctes. Les deux comptes utilisent la même adresse de contact. Les correspondances entre entreprises ont été validées sur le plan métier ; identifiants et adresse sont fictifs.

Si l’intégration fusionnait les entreprises sur cette seule adresse, deux comptes seraient confondus. Une commande pourrait être affectée à la mauvaise entreprise. Le lien avec la personne chargée des achats doit donc être conservé sans assimiler les entreprises.

Les CRM peuvent modéliser ces relations différemment. Salesforce documente par exemple une fonction distincte pour les contacts liés à plusieurs comptes. Cela ne signifie pas que toute adresse e-mail puisse servir à plusieurs enregistrements dans tout système.

Sur quoi fonder la correspondance

Dans cet exemple, l’intégration devrait utiliser la correspondance validée entre comptes d’entreprise. Un identifiant va avec son système source : des numéros identiques dans différents systèmes ne prouvent pas à eux seuls une même identité. Une table de correspondance peut enregistrer le lien.

Si ce lien manque ou si plusieurs comptes cibles conviennent, cette écriture devrait être suspendue pour clarification. Prendre le premier résultat ou créer immédiatement un nouveau client peut aggraver l’erreur. Définissez aussi le devenir du lien si un identifiant change ou si un compte est supprimé.

Même une correspondance techniquement unique ne donne aucun droit de consulter des prix ou de créer des commandes. Ces droits exigent un contrôle séparé dans le contexte métier concerné.

Quand le rapprochement par e-mail peut convenir

Dans un ensemble bien délimité de contacts individuels, une règle vérifiée reposant sur des adresses uniques peut convenir. Il faut aussi définir le traitement des changements d’adresse. Cette règle ne se transpose pas aux comptes d’entreprise sans vérification.

Avant le premier transfert, demandez une démonstration avec un contact commun et deux comptes d’entreprise. Vérifiez quel identifiant d’entreprise figure sur la commande de test dans la cible. Ce cas en dit plus sur le rapprochement des identités qu’une comparaison de champs portant le même nom.

Sources

• Salesforce — Understand Account and Contact Relationships

• Salesforce — Improve Data Quality

• PostgreSQL — Constraints