Politique de confidentialité

Le responsable du traitement de vos données personnelles au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) est :

Pour toute question ou pour exercer vos droits, écrivez à datenschutz@ases.app ou à l’adresse postale ci-dessus en ajoutant la mention « Datenschutz ».

Lorsque vous consultez ce site, nous traitons votre adresse IP, la date et la destination de la requête ainsi que des informations sur votre navigateur et votre appareil. Ces données servent à afficher les pages, résoudre les incidents et prévenir les abus. Le site est hébergé par Hetzner Online GmbH en Allemagne.

Nous utilisons Cloudflare pour diffuser et protéger le site et résoudre notre nom de domaine (DNS). Cloudflare traite les données transmises par le site, y compris les données de connexion et le contenu des formulaires envoyés. Un traitement hors de l’UE est possible ; les destinataires et garanties figurent ci-dessous.

Les transmissions entre votre navigateur, Cloudflare et notre serveur sont chiffrées.

La base légale est notre intérêt légitime à disposer d’un site web sûr, stable et rapide (art. 6, par. 1, point f, du RGPD).

Les journaux d’accès Google sont supprimés après 30 jours. Cloudflare ne conserve pas de journaux permanents des requêtes pour notre site ; les événements de sécurité sont conservés au maximum 31 jours et les journaux du service de transmission sept jours. Les adresses IP servant à limiter les recherches sont traitées temporairement en mémoire uniquement.

Dans le formulaire de contact, nous traitons votre nom, votre adresse électronique, l’objet et le contenu de votre demande, la langue souhaitée et le mode de réponse. Votre numéro de téléphone est également nécessaire si vous demandez une réponse par téléphone.

L’entreprise et le pays sont facultatifs. Le formulaire propose un pays et une langue selon les réglages du navigateur ; vous pouvez les modifier avant l’envoi. Ces suggestions sont générées sur votre appareil et transmises uniquement avec votre demande.

Votre demande parvient à notre équipe par courriel. Nous utilisons Amazon SES à Francfort-sur-le-Main pour l’envoi et les accusés de réception, et Google Workspace pour nos messageries professionnelles.

Pour traiter et suivre votre demande, nous transférons vos coordonnées et votre message dans notre système de gestion de la relation client (CRM). Il s’agit de notre propre installation Odoo sur un serveur Hetzner en Allemagne. La date et la version de votre confirmation dans le formulaire sont également enregistrées.

Les demandes conservées temporairement sont supprimées après remise au CRM ou à notre équipe. Les demandes non distribuables sont supprimées sous 30 jours. Les références techniques et états de traitement, avec éventuellement une valeur de vérification pseudonymisée du numéro de téléphone, sont supprimés 90 jours après la clôture.

Nos journaux techniques de diagnostic ne contiennent ni noms, ni numéros de téléphone, ni contenu des messages. Ils comprennent une adresse IP tronquée et sont supprimés sous sept jours.

Dans la mesure où votre demande vise la conclusion ou l’exécution d’un contrat avec vous, la base légale est l’art. 6, par. 1, point b, du RGPD. Nous traitons les demandes générales et les demandes faites au nom d’une entreprise sur la base de notre intérêt légitime à la communication commerciale (art. 6, par. 1, point f, du RGPD).

Les demandes sans commande sont supprimées, y compris du CRM, dans les 30 jours suivant la fin de leur traitement. Les données clients nécessaires sont conservées pendant la relation commerciale. Les obligations légales de conservation et la protection des droits en justice restent applicables.

Cloudflare Turnstile protège nos formulaires contre les envois automatisés et abusifs. Le service s’active lorsque vous sélectionnez un champ pour la première fois.

Cloudflare analyse des signaux techniques comme l’adresse IP, les informations du navigateur et les caractéristiques de connexion pour distinguer les personnes des requêtes automatisées. Cloudflare est notre sous-traitant pour protéger les formulaires et traite également ces signaux sous sa propre responsabilité pour améliorer ses systèmes de détection.

Le traitement repose sur notre intérêt légitime à protéger nos moyens de communication (art. 6, par. 1, point f RGPD). Lorsque l’accès à votre appareil est strictement nécessaire à cette protection, le § 25, al. 2, no 2 TDDDG s’applique. Nous n’utilisons pas la fonction supplémentaire « Pre-Clearance » fondée sur un cookie.

Le formulaire « Démarrer un projet » vous permet de décrire votre projet. Nous traitons les prestations choisies, son avancement, votre description et les coordonnées nécessaires pour vous répondre.

L’entreprise, le pays, le budget, la date, l’adresse web et la demande d’accord de confidentialité sont facultatifs. Les coordonnées requises dépendent du mode de réponse choisi. Vous pouvez modifier les suggestions de pays et de langue avant l’envoi.

Les fichiers joints volontairement sont transmis avec votre demande et remis à notre équipe en pièces jointes d’un courriel. Le site ne crée pas de stockage permanent pour ces fichiers.

Pour reprendre après une actualisation, nous enregistrons l’étape et vos saisies dans le stockage de session du navigateur, à l’exclusion des fichiers et déclarations de consentement. Le brouillon est restauré uniquement dans les 24 heures suivant sa dernière sauvegarde, puis retiré après un envoi réussi ou au début d’une nouvelle demande.

L’envoi des courriels et la protection contre le spam suivent les procédures décrites pour le formulaire de contact.

Les informations de contact et de projet ainsi que la date et la version de la confirmation sont transférées dans notre CRM. Seul le nombre de fichiers y est enregistré. Les délais indiqués pour les demandes de contact s’appliquent à la transmission et aux journaux techniques.

Si vous choisissez un rappel par Lyra, nous enregistrons votre consentement distinct et lançons le rappel. La section suivante en précise les modalités.

Les demandes visant un contrat avec vous reposent sur l’art. 6, par. 1, point b RGPD. Si vous représentez une entreprise, notre intérêt légitime à établir et gérer la relation commerciale s’applique (art. 6, par. 1, point f RGPD). Le brouillon local permet de poursuivre le formulaire demandé (§ 25, al. 2, no 2 TDDDG).

Sans commande, nous supprimons la demande et les fichiers associés dans les 30 jours suivant la fin du traitement. Les données clients nécessaires sont conservées pendant la relation commerciale, sous réserve des obligations légales et de la protection des droits en justice.

Si vous choisissez un rappel par Lyra dans le formulaire et donnez votre consentement distinct, notre assistante IA vous contacte au numéro indiqué pour préciser votre projet. Vous échangez avec une intelligence artificielle.

Nous effectuons au maximum trois tentatives. L’échange a lieu selon votre choix en allemand, en turc ou, pour les autres langues, en anglais.

Nous traitons votre numéro, votre nom, la langue choisie, les informations du projet et le contenu de l’échange. Les prestataires concernés figurent dans le tableau des destinataires.

L’appel est transcrit, sans conservation d’un enregistrement audio. Le prestataire IA conserve la transcription et les données de l’appel 30 jours. Notre équipe reçoit un résumé et les informations recueillies dans le CRM.

La preuve du consentement, sa version, sa date et une valeur de vérification pseudonymisée du numéro sont conservées cinq ans. Les états d’appel, dates des tentatives et références techniques sont supprimés 90 jours après clôture.

Si vous refusez de nouveaux appels, votre numéro est inscrit sur une liste d’opposition jusqu’au retrait de l’entrée dans le CRM. Le service de transmission ne conserve qu’une valeur de vérification pseudonymisée. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à respecter durablement votre choix (art. 6, par. 1, point f RGPD).

Le rappel repose sur votre consentement (art. 6, par. 1, point a RGPD). Vous pouvez le retirer pour l’avenir pendant l’appel ou à datenschutz@ases.app, et mettre fin à l’échange à tout moment.

Lyra est une assistante IA qui répond aux questions sur ASES et vous aide à préparer votre demande. Son utilisation est facultative ; vous pouvez aussi nous contacter par courriel ou téléphone.

L’ouverture du chat contacte d’abord notre serveur d’assistance. La connexion à notre prestataire IA ElevenLabs est établie seulement lorsque vous envoyez un message ou démarrez un échange vocal.

Nous traitons vos messages, la langue choisie et les données techniques de connexion. Les messages précédents peuvent être transmis comme contexte lorsque vous reprenez un échange ou passez du texte à la voix.

Les fonctions vocales nécessitent le traitement de données audio. Vous autorisez le microphone dans votre navigateur. Les messages vocaux sont transmis à ElevenLabs pour transcription ; les échanges en direct passent directement par le prestataire.

Le contenu, le nom et les informations techniques des fichiers envoyés sont transmis à ElevenLabs et associés à l’échange. Limitez vos envois aux informations nécessaires, sans identifiants d’accès ni données personnelles particulièrement sensibles.

Le navigateur conserve les 50 derniers messages terminés avec les informations de date et de fichier dans le stockage de session, sans contenu audio ni fichiers. « Nouvelle conversation » efface cet historique local, sans supprimer les données conservées par le prestataire.

ElevenLabs conserve les messages, transcriptions et fichiers téléversés pendant 90 jours. Les échanges en direct ne sont pas conservés en audio. Les fichiers de messages vocaux relèvent des conditions de conservation distinctes d’ElevenLabs. Les journaux techniques de notre serveur ne contiennent aucun contenu de message ou de fichier et sont supprimés après sept jours.

La réponse à vos questions repose sur notre intérêt légitime à une communication accessible (art. 6, par. 1, point f RGPD). L’art. 6, par. 1, point b s’applique à la préparation d’un contrat avec vous. L’historique local permet de poursuivre le chat (§ 25, al. 2, no 2 TDDDG). ElevenLabs traite des données aux États-Unis et via des sous-traitants ultérieurs ; les garanties figurent dans le tableau des destinataires.

E-mail

Lorsque vous nous écrivez, nous traitons les coordonnées de l’expéditeur, le message et les pièces jointes afin de répondre à votre demande.

Nos messageries professionnelles utilisent Google Workspace. Le contenu des courriels et les données de connexion peuvent être traités hors de l’UE. Le prestataire et les garanties figurent dans le tableau des destinataires.

Téléphone

Lyra, notre assistante téléphonique IA, répond aux appels. Pour parler à notre équipe, vous pouvez lui demander un rappel personnel ou nous écrire par courriel.

Nous traitons le numéro transmis et les informations partagées pendant l’appel. Aucun enregistrement audio n’est conservé. Le prestataire IA établit une transcription conservée 30 jours. Notre équipe reçoit un résumé et une entrée CRM concernant votre demande.

Nous utilisons ElevenLabs pour l’assistance IA et Telnyx pour la connexion téléphonique. Telnyx traite aussi les numéros, horaires et durées d’appel sous sa propre responsabilité d’opérateur. Un traitement aux États-Unis est possible.

WhatsApp

Le lien WhatsApp se connecte à WhatsApp uniquement à son ouverture. Le prestataire dans l’Espace économique européen est WhatsApp Ireland Limited.

Sur nos canaux WhatsApp Business, nous traitons votre numéro, nom de profil, messages et fichiers. WhatsApp et d’autres sociétés Meta traitent aussi les données de connexion et d’utilisation sous leur propre responsabilité.

Les traitements de WhatsApp relèvent de ses propres règles de confidentialité et conditions, et peuvent inclure des transferts hors de l’Espace économique européen. Vous pouvez aussi nous joindre par courriel ou téléphone.

Pour la préparation ou l’exécution d’un contrat avec vous, la base légale est l’art. 6, par. 1, point b, du RGPD. Nous traitons les demandes générales et la communication avec les interlocuteurs d’entreprises sur la base de notre intérêt légitime au traitement de la demande concernée (art. 6, par. 1, point f, du RGPD).

Les demandes sans commande, y compris courriels, messages WhatsApp et notes d’appel, sont supprimées dans les 30 jours suivant la fin de leur traitement. Les règles générales s’appliquent aux documents clients, obligations légales et droits en justice.

Nous enregistrons des informations dans votre navigateur pour appliquer vos réglages et poursuivre les actions commencées. Le tableau précise les cookies et entrées de stockage du site, leur finalité et leur durée.

Dans la mesure où une entrée est strictement nécessaire à une fonction que vous avez expressément demandée, le § 25, al. 2, n° 2, du TDDDG s’applique. Un traitement de données personnelles qui y est lié repose notamment sur notre intérêt légitime à fournir la fonction demandée (art. 6, par. 1, point f, du RGPD). Pour les autres accès à votre terminal, votre consentement selon le § 25, al. 1, du TDDDG est nécessaire ; le traitement de données personnelles qui s’ensuit repose alors sur l’art. 6, par. 1, point a, du RGPD.

Vous pouvez supprimer à tout moment les entrées enregistrées dans les paramètres de votre navigateur.

Les images de nos publications sont diffusées par Cloudflare, qui traite votre adresse IP et les données techniques de connexion lors du chargement. Les fichiers sont stockés dans l’UE ; leur diffusion utilise le réseau mondial du prestataire.

La base légale est notre intérêt légitime à diffuser les images de façon rapide et fiable (art. 6, par. 1, point f, du RGPD).

Nos outils traitent les fichiers, domaines ou adresses web fournis sur notre serveur Hetzner en Allemagne pour produire le résultat demandé.

Les contrôles sont exécutés en mémoire, sans stockage permanent des saisies ou fichiers. Selon l’outil, nous consultons les enregistrements DNS publics, le site indiqué et ses mesures dans Google Chrome UX Report. Seule l’adresse contrôlée est transmise à Google. Les journaux techniques contiennent une adresse IP tronquée, mais aucune adresse contrôlée, aucun nom ou contenu de fichier, et sont supprimés après sept jours.

Le contrôle de site affiche son rapport dans le navigateur, sans demander d’adresse électronique ni envoyer de rapport par courriel.

La base légale est notre intérêt légitime à mettre à votre disposition les outils que vous consultez et à les protéger contre les abus (art. 6, par. 1, point f, du RGPD).

Nos profils sur LinkedIn, Instagram, TikTok et YouTube sont accessibles par de simples liens. Leur affichage ne transmet aucune donnée au réseau.

L’ouverture d’un lien vous fait quitter notre site. Le prestataire traite alors notamment votre adresse IP selon sa propre politique de confidentialité.

Durée de conservation

Nous conservons les données uniquement pendant la durée nécessaire à leur finalité. Les délais spécifiques figurent avec chaque service. Selon le § 257 HGB et le § 147 AO, les documents soumis à conservation légale sont généralement gardés six ans pour la correspondance commerciale, huit ans pour les pièces comptables et dix ans pour les livres et comptes annuels. Une conservation prolongée peut être nécessaire pour exercer ou défendre des droits en justice. Les données sont ensuite supprimées. La conservation légale repose sur l’art. 6, par. 1, point c RGPD et la protection des droits en justice sur le point f.

Destinataires des données

Les prestataires suivants nous assistent pour le site et les communications. Lorsqu’ils traitent des données pour notre compte, ils agissent dans le cadre de contrats conformes à l’art. 28 RGPD. Leurs finalités propres sont précisées dans les sections concernées. Dans notre entreprise, seules les personnes chargées du dossier peuvent accéder aux données.

Traitement hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires traitent des données hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Les garanties du tableau s’appliquent : décision d’adéquation, dont l’EU-US Data Privacy Framework pour les entreprises américaines certifiées (art. 45 RGPD), ou clauses contractuelles types de la Commission européenne (art. 46, par. 2, point c RGPD). Vous pouvez obtenir des informations et une copie des garanties à datenschutz@ases.app.

Dans les conditions prévues par la loi, vous disposez des droits suivants :

• Accès aux données personnelles vous concernant : savoir si nous en traitons et lesquelles, et en obtenir une copie (art. 15 du RGPD)
• Rectification des données personnelles inexactes et complément des données personnelles incomplètes (art. 16 du RGPD)
• Effacement de vos données personnelles, dans la mesure où aucun motif légal n’impose leur conservation (art. 17 du RGPD)
• Limitation du traitement (art. 18 du RGPD)
• Réception des données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et, le cas échéant, leur transmission à un autre responsable du traitement, lorsque le traitement repose sur le consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés (art. 20 du RGPD)
• Opposition au traitement (art. 21 du RGPD)
• Retrait de votre consentement pour l’avenir. La licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait n’en est pas affectée (art. 7, par. 3, du RGPD)

Vous pouvez exercer vos droits sans formalité particulière à datenschutz@ases.app ou à l’adresse postale ci-dessus. Nous répondons en principe dans un délai d’un mois et vous informons si une prolongation autorisée par la loi est nécessaire.

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint le droit de la protection des données, vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données (art. 77 du RGPD). L’autorité compétente pour ASES est le Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen (commissaire à la protection des données et à la liberté d’information de la ville libre hanséatique de Brême) : Georgstraße 122–124, 27570 Bremerhaven ; e-mail : office@datenschutz.bremen.de ; site web : www.datenschutz.bremen.de.

Vous pouvez notamment vous adresser aussi à l’autorité de contrôle du lieu de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation présumée.

Obligation de fournir des données

Pour visiter le site web, vous n’avez pas à fournir de coordonnées. Les données techniques de connexion sont toutefois nécessaires à l’affichage des pages. L’utilisation de nos moyens de contact est facultative. Sans les informations nécessaires au moyen de contact souhaité, nous ne pourrons éventuellement pas répondre à votre demande.

Décisions automatisées

Sur ce site web, nous n’utilisons aucune prise de décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire (art. 22 du RGPD). Les contrôles automatisés contre le spam servent à protéger les formulaires. Vous pouvez nous joindre indépendamment de cela par les moyens de contact indiqués.

Modifications

Nous adaptons cette politique de confidentialité lorsque le site web, nos prestataires ou la situation juridique changent. La date « Mise à jour » en haut de la page indique la dernière modification.