Saisir une facture : lire, rapprocher, vérifier

Planifiez la saisie d’une facture comme des décisions distinctes : que dit le document, à quelle opération appartient-il et son contenu correspond-il à cette opération ? La reconnaissance optique de caractères, ou OCR, répond d’abord à la question de lecture. Elle ne réalise pas automatiquement le rapprochement métier.

L’exemple est fictif et limité aux références et au montant total. La commande P-31 concerne le fournisseur S-4 ; son total convenu est de 120 EUR. La facture numérisée I-22 indique le même fournisseur et la même commande. Aucun poste supplémentaire ni paiement partiel n’est prévu ici.

Comparer les valeurs saisies à leurs sources

Le montant saisi diffère à la fois de l’original et de la commande. Le processus crée donc une tâche de vérification au lieu de transmettre ce montant non contrôlé à l’ERP comme dette confirmée.

La personne voit l’extrait d’image concerné à côté de la valeur saisie. Elle confirme 120 EUR sur l’original et corrige la saisie. Un brouillon de 120 EUR peut ensuite avancer avec une note de correction. L’erreur de lecture est clarifiée ; l’autorisation de paiement reste une étape ultérieure distincte.

Traiter autrement un véritable écart

Si I-22 indique réellement 1 200 EUR, il ne faut pas ramener la saisie à 120 EUR pour la faire correspondre à la commande. Les données du document sont conservées. La personne compétente vérifie si commande, facture ou accord doit être modifié. Le résultat initial est « clarification métier en attente ».

Si P-31 manque dans le système disponible, le rapprochement est non résolu. Un montant bien lu ne crée pas de commande correspondante. Enregistrez ce motif séparément pour ne pas traiter une intégration manquante comme une erreur OCR.

Utiliser la confiance pour la bonne question

Microsoft distingue notamment confiance par mot et par champ. Un score peut orienter les reconnaissances incertaines vers une vérification. Il ne confirme pas l’accord avec votre commande. Choisissez les seuils à partir de vos propres cas adaptés ; n’adoptez pas une valeur arbitraire comme règle d’approbation.

Dans un environnement de test, vérifiez le document correctement lu, l’erreur de lecture, l’écart réel et la commande manquante. Les résultats attendus sont respectivement brouillon, contrôle de correction, clarification métier et rapprochement non résolu. Le motif de blocage doit apparaître dans la file de travail.

Choisir la lecture et la suite du processus

Si la facture contient déjà des données structurées, examinez d’abord leur traitement plutôt que de relire uniquement son image. Reliez de manière traçable source, valeur corrigée et motif. Un import réussi ou une OCR sans erreur ne remplace ni le contrôle métier ni une éventuelle validation de format. La sortie est ici un brouillon de saisie vérifié, pas une approbation globale de la facture.

Sources

• Microsoft: Read model OCR

• Microsoft: Accuracy and confidence