Eine E-Mail-Adresse ist nicht immer ein Kundenkonto

Beim Verbinden von CRM und ERP scheint die E-Mail-Adresse ein bequemer Schlüssel zu sein. Ob sie dafür taugt, hängt jedoch davon ab, welche Art von Datensatz zugeordnet werden soll. Ein Ansprechpartner kann für mehrere Unternehmen arbeiten. Seine Kontaktadresse identifiziert dann nicht automatisch das richtige Geschäftskonto.

Ein Kontakt, zwei Firmen

Im hypothetischen Beispiel betreut eine Einkaufsperson zwei getrennte Unternehmen. Beide Geschäftskonten verwenden dieselbe Kontaktadresse. Die Unternehmenszuordnungen wurden fachlich bestätigt; die Kennungen und die Adresse sind erfunden.

Würde die Integration die Firmen allein anhand dieser Adresse zusammenführen, gingen zwei Geschäftskonten ineinander auf. Eine Bestellung könnte dem falschen Unternehmen zugeordnet werden. Die Beziehung zur Einkaufsperson muss deshalb erhalten bleiben, ohne die Unternehmen gleichzusetzen.

CRM-Systeme können solche Beziehungen unterschiedlich abbilden. Salesforce dokumentiert beispielsweise eine gesonderte Funktion für Kontakte mit Beziehungen zu mehreren Accounts. Daraus folgt keine allgemeine Regel, dass jede E-Mail-Adresse in jedem System mehrfach angelegt werden kann.

Was die Zuordnung tragen muss

Für dieses Beispiel sollte die Integration die bestätigte Zuordnung der Geschäftskonten verwenden. Zu einer Kennung gehört ihr Quellsystem: Gleich aussehende Nummern aus verschiedenen Systemen sind nicht allein deshalb dieselbe Identität. Eine Zuordnungstabelle kann die Verbindung festhalten.

Fehlt die Verbindung oder passen mehrere Zielkonten, sollte der Schreibvorgang in diesem Fall zur Klärung angehalten werden. Einfach den ersten Treffer zu nehmen oder sofort einen neuen Kunden anzulegen, kann den Fehler vergrößern. Legen Sie außerdem fest, was bei geänderten Kennungen oder gelöschten Konten mit der Zuordnung geschieht.

Auch eine technisch eindeutige Zuordnung erteilt keine Berechtigung, Preise zu sehen oder Bestellungen zu schreiben. Diese Rechte benötigen eine eigene Prüfung im betreffenden Geschäftskontext.

Wann E-Mail-Abgleich sinnvoll sein kann

In einem klar begrenzten Bestand von Personenkontakten kann eine geprüfte Regel mit eindeutigen E-Mail-Adressen durchaus zum Abgleich passen. Dann muss auch geregelt sein, wie Adressänderungen behandelt werden. Diese Regel lässt sich nicht ohne Prüfung auf Firmenkonten übertragen.

Lassen Sie vor der ersten Übertragung einen Fall mit gemeinsamem Ansprechpartner und zwei Geschäftskonten vorführen. Prüfen Sie am Testauftrag, welche Firmenkennung im Ziel ankommt. Dieser Fall zeigt mehr über die Identitätszuordnung als ein Vergleich gleich benannter Felder.

Quellen

• Salesforce — Understand Account and Contact Relationships

• Salesforce — Improve Data Quality

• PostgreSQL — Constraints