Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter datenschutz@ases.app oder postalisch unter der oben genannten Anschrift, mit dem Zusatz „Datenschutz“.

Beim Aufruf dieser Website verarbeiten wir Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel des Aufrufs sowie Angaben zu Browser und Gerät. Diese Daten benötigen wir, um die angeforderten Inhalte bereitzustellen, Störungen zu beheben und die Website vor Missbrauch zu schützen. Das Hosting erfolgt bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland.

Für die Auslieferung und den Schutz der Website sowie die Auflösung unseres Domainnamens (DNS) nutzen wir Cloudflare. Dabei verarbeitet Cloudflare die über die Website übertragenen Daten, einschließlich Verbindungsdaten und übermittelter Formularinhalte. Eine Verarbeitung außerhalb der EU ist möglich; die Empfänger und Übermittlungsgarantien finden Sie weiter unten.

Die Übertragung zwischen Ihrem Browser, Cloudflare und unserem Server erfolgt verschlüsselt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, stabilen und schnellen Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zugriffsprotokolle bei Google werden nach 30 Tagen gelöscht. Cloudflare speichert für unsere Website keine dauerhaften Anfrageprotokolle; Sicherheitsereignisse werden bis zu 31 Tage und Protokolle des Weiterleitungsdienstes bis zu sieben Tage aufbewahrt. Für die Begrenzung von Suchanfragen verwendete IP-Adressen werden nur vorübergehend im Arbeitsspeicher verarbeitet.

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Anliegen und Ihre Nachricht sowie die gewünschte Gesprächssprache und den Antwortweg. Für einen telefonischen Rückruf benötigen wir außerdem Ihre Telefonnummer.

Unternehmen und Land können Sie freiwillig angeben. Das Formular schlägt Land und Sprache anhand Ihrer Browsereinstellungen vor; Sie können beides vor dem Absenden ändern. Diese Vorschläge entstehen auf Ihrem Gerät und werden erst mit der Anfrage übermittelt.

Ihre Anfrage erreicht unser Team per E-Mail. Für den Versand und eine Eingangsbestätigung verwenden wir Amazon SES in Frankfurt am Main; unsere geschäftlichen Postfächer werden mit Google Workspace betrieben.

Zur Bearbeitung und Nachverfolgung übernehmen wir Ihre Anfrage und die zugehörigen Kontaktdaten in unser Kundenverwaltungssystem (CRM). Dieses betreiben wir selbst mit Odoo auf einem Server bei Hetzner in Deutschland. Auch Zeitpunkt und Version der Bestätigung im Formular werden dokumentiert.

Zwischengespeicherte Anfragen werden nach der Zustellung an unser CRM oder unser Team gelöscht, nicht zustellbare Anfragen spätestens nach 30 Tagen. Technische Zuordnungs- und Statusdaten, gegebenenfalls einschließlich eines pseudonymisierten Prüfwerts Ihrer Telefonnummer, werden 90 Tage nach Abschluss des Vorgangs gelöscht.

Zur Fehlerbehebung führen wir technische Protokolle ohne Namen, Telefonnummern oder Nachrichteninhalte. Sie enthalten eine gekürzte IP-Adresse und werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht.

Soweit Ihre Anfrage dem Abschluss oder der Durchführung eines Vertrags mit Ihnen dient, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Allgemeine Anfragen und Anfragen im Namen eines Unternehmens bearbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der geschäftlichen Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Führt eine Anfrage nicht zu einem Auftrag, löschen wir sie einschließlich der CRM-Daten innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Bearbeitung. Bei einer Zusammenarbeit bleiben die erforderlichen Kundendaten für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Sicherung von Rechtsansprüchen bleiben vorbehalten.

Unsere Formulare werden durch Cloudflare Turnstile vor automatisierten und missbräuchlichen Eingaben geschützt. Der Dienst wird aktiviert, sobald Sie erstmals ein Formularfeld auswählen.

Cloudflare prüft technische Signale wie IP-Adresse, Browserinformationen und Verbindungseigenschaften, um menschliche Eingaben von automatisierten Anfragen zu unterscheiden. Für den Schutz unserer Formulare handelt Cloudflare als Auftragsverarbeiter; für die Weiterentwicklung seiner Erkennungssysteme verarbeitet Cloudflare diese Signale auch in eigener Verantwortung.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Kommunikationswege (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit der Zugriff auf Ihr Gerät für diese Schutzfunktion unbedingt erforderlich ist, gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die zusätzliche Vorabfreigabe mittels Cookie („Pre-Clearance“) wird nicht eingesetzt.

Über „Projekt starten“ können Sie uns Ihr Vorhaben beschreiben. Wir verarbeiten Ihre Auswahl der Leistungen, den Projektstand, die Beschreibung und die für eine Antwort erforderlichen Kontaktdaten.

Angaben zu Unternehmen, Land, Budget, Termin, einer Webadresse oder einer gewünschten Vertraulichkeitsvereinbarung sind freiwillig. Welche Kontaktdaten erforderlich sind, richtet sich nach dem gewählten Antwortweg. Vorschläge für Land und Sprache können Sie vor dem Absenden ändern.

Freiwillig beigefügte Dateien werden mit der Anfrage übertragen und unserem Team als E-Mail-Anhang zugestellt. Für diese Dateien legt die Website keinen dauerhaften Dateispeicher an.

Damit Sie die Eingabe nach einer Seitenaktualisierung fortsetzen können, speichern wir den Formularstand mit Ihren bisherigen Angaben im Sitzungsspeicher Ihres Browsers. Dateien und Einwilligungserklärungen gehören nicht zum Entwurf. Er wird nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Speicherung wiederhergestellt und nach erfolgreichem Absenden oder dem Beginn einer neuen Anfrage entfernt.

Für die E-Mail-Zustellung und den Spam-Schutz gelten die beim Kontaktformular beschriebenen Verfahren.

Die Anfrage wird mit Kontakt- und Projektangaben sowie Zeitpunkt und Version der Formularbestätigung in unser CRM übernommen. Bei Dateien wird dort nur deren Anzahl erfasst. Für die Übermittlung und technische Protokolle gelten die bei Kontaktanfragen genannten Fristen.

Wählen Sie einen Rückruf durch Lyra, dokumentieren wir Ihre gesonderte Einwilligung und leiten den Rückruf ein. Einzelheiten finden Sie im folgenden Abschnitt.

Die Bearbeitung einer Anfrage zu einem Vertrag mit Ihnen beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Handeln Sie für ein Unternehmen, ist unser berechtigtes Interesse an der Anbahnung und Betreuung der Geschäftsbeziehung maßgeblich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der lokale Entwurf dient der Fortsetzung des angeforderten Formulars (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir die Anfrage und die zugehörigen Dateien innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Bearbeitung. Erforderliche Kundendaten speichern wir während der Geschäftsbeziehung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Sicherung von Rechtsansprüchen bleiben vorbehalten.

Wenn Sie im Projektformular einen Rückruf durch Lyra wählen und gesondert einwilligen, kontaktiert Sie unsere KI-Assistentin unter der angegebenen Nummer. Sie erfragt weitere Angaben zu Ihrem Vorhaben. Sie sprechen mit einer künstlichen Intelligenz.

Es erfolgen höchstens drei Anrufversuche. Die Gesprächssprache richtet sich nach Ihrer Auswahl: Deutsch, Türkisch oder, bei anderen Sprachen, Englisch.

Verarbeitet werden Ihre Telefonnummer, Ihr Name, die gewählte Sprache, Ihre Projektangaben und der Gesprächsinhalt. Die beteiligten Dienstleister sind in der Empfängerübersicht genannt.

Das Gespräch wird transkribiert, aber nicht als Tonaufnahme gespeichert. Der KI-Dienstleister bewahrt die Mitschrift und Gesprächsdaten 30 Tage auf. Unser Team erhält eine Zusammenfassung und die erfassten Angaben im CRM.

Den Nachweis Ihrer Einwilligung mit Version, Zeitpunkt und einem pseudonymisierten Prüfwert der Telefonnummer speichern wir fünf Jahre. Anrufstatus, Anrufzeitpunkte und technische Zuordnungen werden 90 Tage nach Abschluss des Vorgangs gelöscht.

Wenn Sie keine weiteren Anrufe wünschen, führen wir Ihre Telefonnummer auf einer Sperrliste. Sie bleibt dort, bis der Eintrag im CRM aufgehoben wird. Der Übermittlungsdienst speichert hierfür nur einen pseudonymisierten Prüfwert. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse, Ihren Wunsch dauerhaft zu berücksichtigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Grundlage des Rückrufs ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese jederzeit für die Zukunft widerrufen, im Gespräch oder unter datenschutz@ases.app. Sie können das Gespräch jederzeit beenden.

Lyra beantwortet als KI-Assistentin Fragen zu ASES und unterstützt Sie bei Ihrer Anfrage. Die Nutzung ist freiwillig; alternativ erreichen Sie uns per E-Mail oder Telefon.

Beim Öffnen des Chatfensters wird zunächst unser Assistenzserver kontaktiert. Erst wenn Sie eine Nachricht senden oder ein Sprachgespräch starten, wird die Unterhaltung mit unserem KI-Dienstleister ElevenLabs verbunden.

Verarbeitet werden Ihre Nachrichten, die gewählte Sprache und technische Verbindungsdaten. Vorherige Nachrichten können als Gesprächskontext übermittelt werden, wenn Sie einen Dialog fortsetzen oder zwischen Text und Sprache wechseln.

Für Sprachfunktionen verarbeiten wir Ihre Audiodaten. Den Mikrofonzugriff erlauben Sie in Ihrem Browser. Sprachnachrichten werden zur Transkription an ElevenLabs übermittelt; Live-Gespräche laufen direkt über den Dienstleister.

Wenn Sie eine Datei senden, werden Inhalt, Dateiname und technische Dateiangaben an ElevenLabs übermittelt und der Unterhaltung zugeordnet. Bitte beschränken Sie sich auf erforderliche Angaben und übermitteln Sie keine Zugangsdaten oder besonders sensiblen personenbezogenen Daten.

Ihr Browser speichert die letzten 50 abgeschlossenen Nachrichten und zugehörige Zeit- und Dateiinformationen im Sitzungsspeicher. Datei- und Audioinhalte gehören nicht dazu. „Neues Gespräch“ löscht diesen lokalen Verlauf; beim Dienstleister gespeicherte Daten werden dadurch nicht gelöscht.

ElevenLabs speichert Chatnachrichten, Gesprächsmitschriften und hochgeladene Dateien für 90 Tage. Live-Gespräche werden nicht als Tonaufnahme gespeichert. Für Audiodateien aus Sprachnachrichten gelten die gesonderten Aufbewahrungsbedingungen von ElevenLabs. Technische Protokolle unseres Assistenzservers enthalten keine Nachrichten- oder Dateiinhalte und werden nach sieben Tagen gelöscht.

Die Bearbeitung Ihrer Fragen beruht auf unserem berechtigten Interesse an einer zugänglichen Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei der Vorbereitung eines Vertrags mit Ihnen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der lokale Verlauf dient der Fortsetzung Ihres Chats (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). ElevenLabs verarbeitet Daten in den USA und mit weiteren Unterauftragnehmern; die Übermittlungsgarantien stehen in der Empfängerübersicht.

E-Mail

Bei einer E-Mail verarbeiten wir Ihre Absender- und Kontaktdaten sowie den Inhalt Ihrer Nachricht und beigefügte Dateien, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.

Unsere geschäftlichen Postfächer werden mit Google Workspace betrieben. Dabei können E-Mail-Inhalte und Verbindungsdaten auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Angaben zum Anbieter und zu den Übermittlungsgarantien finden Sie in der Empfängerübersicht.

Telefon

Anrufe unter unserer Telefonnummer nimmt Lyra, unsere KI-Telefonassistentin, entgegen. Wenn Sie mit unserem Team sprechen möchten, können Sie Lyra um eine persönliche Rückmeldung bitten oder uns eine E-Mail schreiben.

Wir verarbeiten Ihre übermittelte Telefonnummer und die Angaben aus dem Gespräch. Es wird keine Tonaufnahme gespeichert. Der KI-Dienstleister erstellt eine Mitschrift, die er 30 Tage aufbewahrt. Unser Team erhält eine Zusammenfassung und einen CRM-Eintrag zu Ihrem Anliegen.

Für die KI-Assistenz nutzen wir ElevenLabs, für die Telefonverbindung Telnyx. Telnyx verarbeitet Verbindungsdaten wie Rufnummern, Zeitpunkt und Dauer auch als eigenverantwortlicher Telekommunikationsanbieter. Eine Verarbeitung in den USA ist möglich.

WhatsApp

Der WhatsApp-Link stellt erst beim Öffnen eine Verbindung zu WhatsApp her. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited.

Bei Kontakt über unsere WhatsApp-Business-Kanäle verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen, Nachrichten und übermittelte Dateien. WhatsApp und weitere Meta-Unternehmen verarbeiten Verbindungs- und Nutzungsdaten auch in eigener Verantwortung.

Für die Verarbeitung durch WhatsApp gelten dessen Datenschutz- und Geschäftsbedingungen. Dazu können Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gehören. Sie können uns alternativ per E-Mail oder Telefon erreichen.

Für die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Allgemeine Anfragen und die Kommunikation mit Ansprechpartnern von Unternehmen verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung des jeweiligen Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Anfragen ohne anschließenden Auftrag löschen wir einschließlich der zugehörigen E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Gesprächsnotizen innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Bearbeitung. Für Kundenunterlagen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Rechtsansprüche gelten die allgemeinen Speicherregeln dieser Erklärung.

Wir speichern Informationen in Ihrem Browser, um Ihre gewählten Einstellungen zu berücksichtigen und begonnene Vorgänge fortzusetzen. Die folgende Übersicht zeigt die von dieser Website angelegten Cookies und Speichereinträge mit Zweck und Dauer.

Soweit ein Speichereintrag für eine von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion unbedingt erforderlich ist, gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich insbesondere auf unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der gewünschten Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für andere Zugriffe auf Ihr Endgerät ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht dann auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Gespeicherte Einträge können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Bilder unserer redaktionellen Inhalte werden über Cloudflare ausgeliefert. Beim Abruf verarbeitet Cloudflare Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten. Die Bilddateien liegen in einem Speicher in der EU; die Auslieferung erfolgt über das weltweite Netzwerk des Anbieters.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Bilder schnell und zuverlässig auszuliefern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für unsere Prüfwerkzeuge verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Dateien, Domains oder Webadressen auf unserem Server bei Hetzner in Deutschland, um das gewünschte Prüfergebnis zu erstellen.

Die Prüfungen erfolgen im Arbeitsspeicher; Eingaben und Dateien werden nicht dauerhaft gespeichert. Je nach Werkzeug werden öffentliche DNS-Einträge, die angegebene Website und deren Messwerte aus dem Google Chrome UX Report abgerufen. An Google geht dabei nur die geprüfte Adresse. Technische Protokolle enthalten eine gekürzte IP-Adresse, aber keine geprüften Adressen, Dateinamen oder Dateiinhalte, und werden nach sieben Tagen gelöscht.

Der Website-Check zeigt seinen Bericht im Browser an. Dafür benötigen wir keine E-Mail-Adresse und versenden keinen Bericht.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Ihnen die von Ihnen aufgerufenen Werkzeuge bereitzustellen und sie vor Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unsere Profile bei LinkedIn, Instagram, TikTok und YouTube sind über gewöhnliche Links erreichbar. Durch die Anzeige eines Links werden keine Daten an das jeweilige Netzwerk übermittelt.

Beim Öffnen eines Links verlassen Sie unsere Website. Der jeweilige Anbieter verarbeitet dann unter anderem Ihre IP-Adresse nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.

Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die konkreten Fristen stehen bei den einzelnen Angeboten. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen bleiben länger gespeichert: nach § 257 HGB und § 147 AO in der Regel sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse. Eine längere Speicherung kann zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich sein. Danach werden die Daten gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; die Sicherung von Rechtsansprüchen beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wer Daten erhält

Die folgenden Dienstleister unterstützen uns beim Betrieb dieser Website und bei der Kommunikation. Soweit sie Daten in unserem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO. Eigene Verarbeitungszwecke eines Anbieters sind im jeweiligen Abschnitt erläutert. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die mit dem jeweiligen Anliegen befassten Personen Zugriff.

Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige Anbieter verarbeiten Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA. Maßgeblich sind die in der Übersicht genannten Garantien: ein Angemessenheitsbeschluss, bei zertifizierten US-Unternehmen das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), oder Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Informationen und eine Kopie der einschlägigen Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter datenschutz@ases.app.

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten, einschließlich einer Kopie dieser Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit keine gesetzlichen Gründe für die weitere Speicherung bestehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Erhalt der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format sowie gegebenenfalls Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf Ihrer Einwilligung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie können Ihre Rechte formlos unter datenschutz@ases.app oder postalisch an unserer oben genannten Anschrift geltend machen. Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats; ist aus gesetzlichen Gründen eine Verlängerung erforderlich, informieren wir Sie darüber.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für ASES ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen zuständig: Georgstraße 122–124, 27570 Bremerhaven; E-Mail: office@datenschutz.bremen.de; Website: www.datenschutz.bremen.de.

Sie können sich insbesondere auch an die Aufsichtsbehörde an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, an Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

Pflicht zur Bereitstellung

Für den Besuch der Website müssen Sie keine Kontaktangaben machen. Technische Verbindungsdaten sind jedoch für den Seitenabruf erforderlich. Die Nutzung unserer Kontaktmöglichkeiten ist freiwillig. Ohne die für den gewünschten Kontaktweg erforderlichen Angaben können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht beantworten.

Automatisierte Entscheidungen

Wir setzen auf dieser Website keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). Automatisierte Spam-Prüfungen dienen dem Schutz der Formulare. Sie können uns unabhängig davon über die angegebenen Kontaktwege erreichen.

Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Das Datum „Stand“ am Anfang der Seite zeigt die letzte Änderung.