Een e-mailadres is niet altijd een klantaccount

Bij het verbinden van CRM en ERP lijkt een e-mailadres een handige sleutel. Of het geschikt is, hangt echter af van het soort record dat moet worden gekoppeld. Een contactpersoon kan voor meerdere bedrijven werken. Het contactadres wijst dan niet automatisch het juiste bedrijfsaccount aan.

Eén contactpersoon, twee bedrijven

In het hypothetische voorbeeld werkt één inkoper voor twee afzonderlijke bedrijven. Beide bedrijfsaccounts gebruiken hetzelfde contactadres. De bedrijfskoppelingen zijn inhoudelijk bevestigd; de codes en het adres zijn verzonnen.

Als de integratie de bedrijven alleen op dit adres zou samenvoegen, zouden twee bedrijfsaccounts door elkaar gaan lopen. Een bestelling kan dan bij het verkeerde bedrijf terechtkomen. De relatie met de inkoper moet dus behouden blijven zonder de bedrijven gelijk te stellen.

CRM-systemen kunnen zulke relaties verschillend modelleren. Salesforce beschrijft bijvoorbeeld een aparte functie voor contactpersonen die bij meerdere accounts horen. Daaruit volgt geen algemene regel dat elk e-mailadres in elk systeem voor meerdere records kan worden gebruikt.

Waarop de koppeling moet steunen

Voor dit voorbeeld moet de integratie de bevestigde koppeling tussen bedrijfsaccounts gebruiken. Bij een code hoort het bronsysteem: gelijk uitziende nummers uit verschillende systemen bewijzen op zichzelf niet dezelfde identiteit. Een koppeltabel kan het verband vastleggen.

Ontbreekt het verband of passen meerdere doelaccounts, dan moet deze schrijfactie wachten op opheldering. De eerste treffer kiezen of meteen een nieuwe klant aanmaken kan de fout vergroten. Leg ook vast wat er met de koppeling gebeurt als codes veranderen of accounts worden verwijderd.

Zelfs een technisch unieke koppeling geeft geen recht om prijzen te bekijken of bestellingen te schrijven. Die rechten vereisen een aparte controle binnen de betreffende bedrijfscontext.

Wanneer koppelen via e-mail zinvol kan zijn

In een duidelijk afgebakend bestand met persoonlijke contacten kan een gecontroleerde regel met unieke e-mailadressen goed passen. Dan moet ook vaststaan hoe adreswijzigingen worden verwerkt. Deze regel kan niet zonder controle op bedrijfsaccounts worden toegepast.

Vraag vóór de eerste overdracht om een demonstratie met een gedeelde contactpersoon en twee bedrijfsaccounts. Controleer welke bedrijfscode op de testbestelling in het doelsysteem belandt. Dat geval toont meer over identiteitskoppeling dan het vergelijken van gelijknamige velden.

Bronnen

• Salesforce — Understand Account and Contact Relationships

• Salesforce — Improve Data Quality

• PostgreSQL — Constraints