Privacyverklaring

Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is:

Voor privacyvragen of het uitoefenen van uw rechten kunt u terecht bij datenschutz@ases.app of het bovenstaande postadres, onder vermelding van “Datenschutz”.

Bij uw bezoek verwerken wij uw IP-adres, het tijdstip en doel van het verzoek en gegevens over browser en apparaat. Daarmee leveren wij pagina’s, verhelpen wij storingen en beschermen wij de website tegen misbruik. Hetzner Online GmbH host de website in Duitsland.

Wij gebruiken Cloudflare voor de levering en bescherming van de website en de omzetting van onze domeinnaam (DNS). Cloudflare verwerkt het websiteverkeer, inclusief verbindingsgegevens en ingediende formulierinhoud. Verwerking buiten de EU is mogelijk; ontvangers en waarborgen staan verderop.

Gegevens tussen uw browser, Cloudflare en onze server worden versleuteld verstuurd.

Rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, stabiele en snelle website (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

Google-toegangslogboeken worden na 30 dagen gewist. Cloudflare bewaart voor onze website geen permanente verzoeklogboeken; beveiligingsgebeurtenissen blijven maximaal 31 dagen bewaard en logboeken van de doorstuurdienst zeven dagen. IP-adressen voor het begrenzen van zoekopdrachten worden uitsluitend tijdelijk in het werkgeheugen verwerkt.

Bij gebruik van het contactformulier verwerken wij naam, e-mailadres, onderwerp, bericht, gewenste taal en antwoordwijze. Voor een telefonisch antwoord is ook uw telefoonnummer nodig.

Bedrijf en land zijn vrijwillig. Het formulier stelt land en taal voor op basis van uw browserinstellingen; u kunt deze voor verzending wijzigen. De voorstellen ontstaan op uw apparaat en worden pas met het verzoek verstuurd.

Uw verzoek bereikt ons team per e-mail. Wij gebruiken Amazon SES in Frankfurt am Main voor verzending en ontvangstbevestigingen en Google Workspace voor zakelijke mailboxen.

Wij nemen uw verzoek en contactgegevens op in ons klantbeheersysteem (CRM) voor behandeling en opvolging. Wij beheren een eigen Odoo-installatie op een Hetzner-server in Duitsland. Ook tijdstip en versie van uw formulierbevestiging worden vastgelegd.

Tijdelijk bewaarde verzoeken worden na levering aan het CRM of team gewist; onbestelbare verzoeken uiterlijk na 30 dagen. Technische referentie- en statusgegevens, eventueel met een gepseudonimiseerde controlewaarde van uw telefoonnummer, worden 90 dagen na afronding gewist.

Technische logboeken voor foutopsporing bevatten geen namen, telefoonnummers of berichtinhoud. Ze bevatten een ingekort IP-adres en worden binnen zeven dagen gewist.

Voor zover uw aanvraag dient voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst met u, is art. 6, lid 1, onder b, AVG de rechtsgrondslag. Algemene aanvragen en aanvragen namens een bedrijf behandelen we op basis van ons gerechtvaardigd belang bij de zakelijke communicatie (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

Verzoeken zonder opdracht worden, inclusief CRM-gegevens, binnen 30 dagen na behandeling gewist. Noodzakelijke klantgegevens blijven tijdens de zakelijke relatie bewaard. Wettelijke bewaarplichten en de bescherming van rechtsvorderingen blijven gelden.

Cloudflare Turnstile beschermt onze formulieren tegen automatische en onrechtmatige inzendingen. De dienst wordt actief zodra u voor het eerst een formulierveld selecteert.

Cloudflare beoordeelt signalen zoals IP-adres, browsergegevens en verbindingseigenschappen om menselijke inzendingen van automatische verzoeken te onderscheiden. Cloudflare is onze verwerker voor formulierbescherming en verwerkt deze signalen ook zelfstandig om de detectiesystemen te verbeteren.

De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij bescherming van communicatiekanalen (art. 6 lid 1 onder f AVG). Voor strikt noodzakelijke apparaattoegang geldt § 25 lid 2 nr. 2 TDDDG. De aanvullende cookiegestuurde functie “Pre-Clearance” gebruiken wij niet.

Via “Start een project” beschrijft u uw plannen. Wij verwerken de gekozen diensten, projectfase, beschrijving en contactgegevens voor een antwoord.

Bedrijf, land, budget, planning, webadres en een verzoek om geheimhouding zijn vrijwillig. Vereiste contactgegevens hangen af van de antwoordwijze. Land- en taalvoorstellen kunt u voor verzending aanpassen.

Vrijwillig toegevoegde bestanden worden met uw verzoek verstuurd en als e-mailbijlage aan ons team geleverd. De website maakt hiervoor geen permanente bestandsopslag aan.

Om na het vernieuwen verder te gaan, bewaren wij uw stap en invoer in de sessieopslag van de browser, zonder bestanden of toestemmingsverklaringen. Het concept wordt alleen binnen 24 uur na de laatste opslag hersteld en na succesvolle verzending of een nieuw verzoek verwijderd.

Voor e-mail en spambescherming gelden de procedures van het contactformulier.

Contact- en projectgegevens en tijdstip en versie van de formulierbevestiging gaan naar het CRM. Van bestanden wordt alleen het aantal vastgelegd. Voor overdracht en technische logboeken gelden de termijnen voor contactverzoeken.

Kiest u voor een terugbelgesprek door Lyra, dan leggen wij uw afzonderlijke toestemming vast en starten het terugbellen. Details staan in de volgende paragraaf.

Verzoeken over een overeenkomst met u berusten op art. 6 lid 1 onder b AVG. Als u voor een bedrijf handelt, geldt ons gerechtvaardigd belang bij het opbouwen en beheren van de zakelijke relatie (onder f). Het lokale concept laat u het gevraagde formulier voortzetten (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG).

Zonder opdracht wissen wij het verzoek en de bestanden binnen 30 dagen na behandeling. Noodzakelijke klantgegevens blijven tijdens de zakelijke relatie bewaard, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten en rechtsvorderingen.

In het formulier “Project starten” kunt u “Lyra belt u” kiezen. Dan belt Lyra, onze AI-telefoonassistent, u op het opgegeven nummer en vraagt naar uw project. U spreekt daarbij met een AI, niet met een mens. Het gesprek vindt alleen plaats als u er in het formulier toestemming voor geeft.

Lyra probeert u maximaal drie keer te bereiken. Ze spreekt Turks als u Turks als gesprekstaal kiest of de aanvraag op onze Turkse pagina doet, Duits als u Duits kiest, en anders Engels.

Voor het gesprek verwerken we uw telefoonnummer, uw naam, de gewenste gesprekstaal, uw gegevens uit het formulier en de inhoud van het gesprek.

Het gesprek wordt niet als geluid opgenomen. De aanbieder van de AI-assistent schrijft het mee. Ons team krijgt daaruit een schriftelijke samenvatting en de in het gesprek vastgelegde gegevens als record in ons CRM. Onze doorgiftedienst slaat de transcriptie niet op. De aanbieder bewaart de transcriptie en de gegevens over het gesprek 30 dagen.

Het toestemmingsbewijs met versie, tijdstip en een gepseudonimiseerde controlewaarde van het telefoonnummer bewaren wij vijf jaar. Belstatus, tijdstippen van pogingen en technische referenties worden 90 dagen na afronding gewist.

Wilt u geen oproepen meer, dan komt uw nummer op een blokkeerlijst tot de CRM-registratie wordt verwijderd. De overdrachtsdienst bewaart alleen een gepseudonimiseerde controlewaarde. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang uw wens blijvend te respecteren (art. 6 lid 1 onder f AVG).

Rechtsgrondslag is uw toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG). U kunt die op elk moment met werking voor de toekomst intrekken, bijvoorbeeld per e-mail aan datenschutz@ases.app of in het gesprek. Het gesprek kunt u op elk moment beëindigen.

Lyra is een AI-assistent die vragen over ASES beantwoordt en u helpt bij het beschrijven van uw project. Het gebruik is vrijwillig. U kunt ook per e-mail of telefoon contact met ons opnemen.

Het openen van de chat benadert eerst onze assistentieserver. Pas bij een bericht of spraakgesprek wordt verbinding gemaakt met onze AI-aanbieder ElevenLabs.

Voor de dialoog worden uw berichten, de gekozen taal en technische verbindingsgegevens verwerkt. Als u een bestaand gesprek voortzet of wisselt tussen chat en spraakgesprek, kan de eerdere gespreksinhoud als context worden doorgegeven aan de betreffende AI-agent.

Als u een vrijgegeven spraakfunctie gebruikt, worden audiogegevens verwerkt. Voor toegang tot de microfoon heeft uw browser uw toestemming nodig. Een opgenomen spraakbericht wordt via onze assistentserver naar ElevenLabs gestuurd om in tekst te worden omgezet; de herkende tekst wordt daarna in de chat verwerkt. Bij een live spraakgesprek worden de audiogegevens direct via de verbinding met de AI-dienstverlener verstuurd.

Als u een bestand in de chat verstuurt, wordt dat via onze assistentserver doorgestuurd naar ElevenLabs en aan het gesprek gekoppeld. Verwerkt worden de bestandsinhoud, de bestandsnaam en technische bestandsgegevens. Stuur alleen informatie die nodig is voor uw vraag, en geen inloggegevens of bijzonder gevoelige persoonsgegevens.

De browser bewaart de laatste 50 voltooide berichten en bijbehorende tijd- en bestandsinformatie in sessieopslag, zonder bestands- of audio-inhoud. “Nieuw gesprek” wist deze lokale geschiedenis, niet de gegevens bij de aanbieder.

ElevenLabs bewaart berichten, transcripties en bestanden 90 dagen. Livegesprekken worden niet als audio-opname bewaard. Voor audiobestanden uit spraakberichten gelden ElevenLabs’ afzonderlijke bewaarbepalingen. Technische logboeken van onze server bevatten geen bericht- of bestandsinhoud en worden na zeven dagen gewist.

Vragen beantwoorden berust op ons gerechtvaardigd belang bij toegankelijke communicatie (art. 6 lid 1 onder f AVG). Bij voorbereiding van een overeenkomst met u geldt onder b. Lokale geschiedenis laat u de chat voortzetten (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG). ElevenLabs verwerkt gegevens in de VS en via subverwerkers; waarborgen staan in het ontvangersoverzicht.

E-mail

Als u ons mailt, verwerken wij afzender- en contactgegevens, bericht en bijlagen om uw verzoek te behandelen.

Onze zakelijke mailboxen gebruiken Google Workspace. E-mailinhoud en verbindingsgegevens kunnen buiten de EU worden verwerkt. De aanbieder en waarborgen staan in het ontvangersoverzicht.

Telefoon

Lyra, onze AI-telefoonassistent, beantwoordt oproepen. Wilt u ons team spreken, vraag Lyra dan om een persoonlijke reactie of stuur ons een e-mail.

Wij verwerken uw meegestuurde telefoonnummer en gespreksinformatie. Er wordt geen audio-opname bewaard. De AI-aanbieder maakt een transcript en bewaart dit 30 dagen. Ons team krijgt een samenvatting en CRM-registratie.

Wij gebruiken ElevenLabs voor AI-assistentie en Telnyx voor de telefoonverbinding. Telnyx verwerkt nummers, tijdstippen en duur ook als zelfstandig telecomaanbieder. Verwerking in de VS is mogelijk.

WhatsApp

De WhatsApp-link maakt pas bij openen verbinding. Aanbieder voor gebruikers in de Europese Economische Ruimte is WhatsApp Ireland Limited.

Via onze WhatsApp Business-kanalen verwerken wij telefoonnummer, profielnaam, berichten en bestanden. WhatsApp en andere Meta-bedrijven verwerken verbindings- en gebruiksgegevens ook zelfstandig.

WhatsApps eigen privacyverklaring en voorwaarden gelden voor zijn verwerking, inclusief mogelijke doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte. U kunt ons ook mailen of bellen.

Voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst met u is art. 6, lid 1, onder b, AVG de rechtsgrondslag. Algemene aanvragen en de communicatie met contactpersonen van bedrijven verwerken we op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het behandelen van de betreffende vraag (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

Verzoeken zonder opdracht, inclusief e-mails, WhatsApp-berichten en gespreksnotities, worden binnen 30 dagen na behandeling gewist. Voor klantdocumenten, wettelijke bewaarplichten en rechtsvorderingen gelden de algemene regels.

Wij bewaren informatie in uw browser om uw instellingen toe te passen en begonnen activiteiten voort te zetten. De tabel noemt de cookies en opslagitems van de website, hun doel en bewaartermijn.

Voor zover een opslagvermelding strikt noodzakelijk is voor een functie waar u uitdrukkelijk om hebt gevraagd, geldt § 25, lid 2, onder 2, TDDDG. Een daarmee verbonden verwerking van persoonsgegevens steunt met name op ons gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van de gevraagde functie (art. 6, lid 1, onder f, AVG). Voor andere toegang tot uw apparaat is uw toestemming nodig volgens § 25, lid 1, TDDDG; de verdere verwerking van persoonsgegevens berust dan op art. 6, lid 1, onder a, AVG.

Opgeslagen vermeldingen kunt u op elk moment in de instellingen van uw browser verwijderen.

Afbeeldingen bij onze publicaties worden via Cloudflare geleverd. Daarbij verwerkt Cloudflare uw IP-adres en technische verbindingsgegevens. De bestanden staan in de EU; de levering verloopt via het wereldwijde netwerk van de aanbieder.

Rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang om afbeeldingen snel en betrouwbaar te leveren (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

Onze controletools verwerken uw bestanden, domeinen of webadressen op onze Hetzner-server in Duitsland om het gevraagde resultaat te maken.

Controles gebeuren in het werkgeheugen; invoer en bestanden worden niet permanent bewaard. Afhankelijk van de tool worden publieke DNS-records, de website en de meetgegevens uit Google Chrome UX Report opgevraagd. Alleen het gecontroleerde adres gaat naar Google. Technische logboeken bevatten een ingekort IP-adres, zonder gecontroleerde adressen, bestandsnamen of inhoud, en worden na zeven dagen gewist.

De websitecontrole toont het rapport in uw browser, zonder e-mailadres te vragen of het rapport te mailen.

Rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang om u de tools die u gebruikt ter beschikking te stellen en ze tegen misbruik te beschermen (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

Onze profielen op LinkedIn, Instagram, TikTok en YouTube zijn via gewone links bereikbaar. Het tonen van een link stuurt geen gegevens naar het netwerk.

Als u een link opent, verlaat u onze website. De aanbieder verwerkt dan onder meer uw IP-adres volgens zijn eigen privacyverklaring.

Hoelang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang nodig voor het doel. Specifieke termijnen staan bij elke dienst. Wettelijk te bewaren documenten blijven doorgaans zes jaar voor zakelijke correspondentie, acht jaar voor boekingsbewijzen en tien jaar voor boeken en jaarrekeningen (§ 257 HGB en § 147 AO). Voor rechtsvorderingen kan langere opslag nodig zijn. Daarna worden de gegevens gewist. Wettelijke bewaring berust op art. 6 lid 1 onder c AVG; bescherming van rechtsvorderingen op onder f.

Wie gegevens ontvangt

De onderstaande aanbieders ondersteunen website en communicatie. Bij verwerking namens ons werken zij onder overeenkomsten volgens art. 28 AVG. Hun eigen doeleinden staan in de betreffende paragrafen. Binnen ons bedrijf krijgen alleen mensen die het verzoek behandelen toegang.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige aanbieders verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de VS. De genoemde waarborgen gelden: een adequaatheidsbesluit, waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse bedrijven (art. 45 AVG), of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 lid 2 onder c AVG). Informatie en een kopie zijn op te vragen via datenschutz@ases.app.

Onder de wettelijke voorwaarden hebt u de volgende rechten:

• Inzage in de vraag of en welke persoonsgegevens we over u verwerken, inclusief een kopie van die gegevens (art. 15 AVG)
• Rectificatie van onjuiste en aanvulling van onvolledige persoonsgegevens (art. 16 AVG)
• Wissing van uw persoonsgegevens, voor zover er geen wettelijke redenen zijn om ze verder te bewaren (art. 17 AVG)
• Beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
• Ontvangst van de door u verstrekte gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en eventueel doorgifte aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, als de verwerking berust op toestemming of een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt (art. 20 AVG)
• Bezwaar tegen de verwerking (art. 21 AVG)
• Intrekking van uw toestemming voor de toekomst. De rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming tot het moment van intrekking wordt daardoor niet aangetast (art. 7, lid 3, AVG)

U kunt uw rechten zonder vormvereisten uitoefenen via datenschutz@ases.app of ons bovenstaande postadres. Wij antwoorden doorgaans binnen een maand en informeren u over een wettelijk toegestane verlenging.

Bent u van mening dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met het privacyrecht, dan kunt u een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG). Voor ASES is bevoegd de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen (de toezichthouder voor gegevensbescherming van de deelstaat Bremen): Georgstraße 122–124, 27570 Bremerhaven, Duitsland; e-mail: office@datenschutz.bremen.de; website: www.datenschutz.bremen.de.

U kunt zich met name ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermoedelijke inbreuk.

Verplichting tot verstrekking

Voor het bezoeken van de website hoeft u geen contactgegevens te verstrekken. Technische verbindingsgegevens zijn echter nodig om de pagina op te vragen. Het gebruik van onze contactmogelijkheden is vrijwillig. Zonder de gegevens die nodig zijn voor de gewenste contactweg kunnen we uw aanvraag mogelijk niet beantwoorden.

Geautomatiseerde besluiten

We gebruiken op deze website geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft (art. 22 AVG). Geautomatiseerde spamcontroles dienen ter bescherming van de formulieren. U kunt ons daarnaast altijd via de genoemde contactwegen bereiken.

Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als de website, onze dienstverleners of de wettelijke situatie veranderen. De datum “Bijgewerkt” bovenaan de pagina geeft de laatste wijziging aan.