AI-advies
Na een workshop weet u waar AI uw team tijd bespaart.
- Workshop met uw team
- AI-beleid
- Training per rol
OpenAI
Claude
Gemini
Llama
Mistral
ASES is een AI-bureau dat de processen in uw bedrijf automatiseert, van verkoop via klantenservice tot boekhouding. Verloopt terugkerend werk automatisch, dan bespaart u tijd en kosten. We beginnen met één taak, koppelen de oplossing aan uw systemen en pakken daarna de volgende aan.
De invoering van AI begint met een taak uit uw dagelijkse praktijk. Kies waar u nu staat. Elke fase eindigt met een resultaat dat u kunt zien en controleren.
Uw eerste stap
We bekijken samen met u de taken die uw team elke dag herhaalt, en kiezen er één om mee te beginnen.
Dit is genoeg om te starten
Een taak die uw team tijd kost, en een voorbeeld daarvan, bijvoorbeeld een typische e-mail of factuur.
Uw eerste stap
We bekijken waarvoor en met welke gegevens uw team AI nu gebruikt, en koppelen dat werk aan uw systemen.
Dit is genoeg om te starten
Een lijst van de tools die in gebruik zijn.
Uw eerste stap
Dan beginnen we direct met die taak en bepalen we met u de omvang.
Dit is genoeg om te starten
Een korte beschrijving van het proces en de betrokken programma's.
Uw eerste stap
We bekijken wat er nu draait, ook als een andere leverancier het heeft gebouwd, en plannen met u de volgende taak.
Dit is genoeg om te starten
Toegang tot de draaiende processen, als u die hebt.
Aan het eind van elke fase beslist u of we doorgaan of hier stoppen.
Of uw taak AI nodig heeft of dat vaste regels volstaan, laat de vergelijking verderop zien.Wat is AI-automatisering?
AI-automatisering combineert vaste processen met AI voor de stappen waarbij regels niet volstaan. Een AI leest een vrij geformuleerde e-mail, herkent de gegevens op een gescande bon of schrijft een conceptantwoord. Wat zich laat beschrijven als “als A, dan B”, verloopt als vast proces, snel en controleerbaar.
Dezelfde vraag op drie manieren: een klant wil weten waar haar levering blijft.
“Waar blijft mijn levering?”Eén vraag
| Vast proces | AI-chatbot | AI-agent | |
|---|---|---|---|
| Wat er gebeurt | Wijst de e-mail toe aan de juiste mailbox en stuurt een ontvangstbevestiging. | Legt in de websitechat op basis van uw verzendvoorwaarden uit hoe lang een levering duurt en hoe die te volgen is. | Zoekt de bestelling op in het ERP, controleert de verzendstatus en bereidt het antwoord voor. |
| Wie bepaalt de volgende stap? | Het vast ingerichte proces | De persoon in het gesprek | De AI, met de tools die ze mag gebruiken |
| Bij dezelfde invoer | Altijd hetzelfde resultaat | Een vergelijkbaar antwoord | De weg kan verschillen |
| Past als | de regels vaststaan | dezelfde vragen steeds terugkomen | een taak veel kleine stappen in meerdere programma's heeft |
| Naar het onderwerp | Naar het onderwerp | Naar het onderwerp |
Een AI-telefoonassistent is een chatbot of een agent aan de telefoon.
We adviseren wat bij uw taak past, ook als dat de kleinere oplossing is.
Elke afdeling heeft taken die zich elke dag herhalen. De volgende neemt een AI-automatisering over, direct in de programma's die uw team al gebruikt. Zo houden uw medewerkers meer tijd over voor het werk waarbij het op mensen aankomt.
Van het eerste overzicht tot de assistent aan de telefoon: hetzelfde team plant, bouwt en begeleidt uw AI-oplossingen. Vaak grijpen meerdere daarvan in elkaar, bijvoorbeeld een chatbot die via een automatisering records in het ERP aanmaakt.
Na een workshop weet u waar AI uw team tijd bespaart.
Uw eigen AI op eigen servers. Uw gegevens blijven bij u.
AI die opzoekt, records aanmaakt en antwoorden voorbereidt.
Terugkerende processen tussen uw programma's, helemaal zonder handwerk.
Een assistent beantwoordt vragen op basis van uw eigen content.
Elk gesprek wordt aangenomen, dag en nacht.
Facturen en formulieren worden gelezen, gecontroleerd en doorgegeven, zonder overtypen.
Kies een proces: een aanvraag bij verkoop, een telefoontje na sluitingstijd, de start van een nieuwe medewerker of een inkoopfactuur. Elk proces laat stap voor stap zien wat de automatisering overneemt en wat er verandert ten opzichte van nu.
Een geïnteresseerde schrijft via het contactformulier. De AI leest de aanvraag, het CRM krijgt een volledig contact, en uw verkoopteam krijgt een conceptofferte.
VandaagAanvragen blijven in de mailbox liggen tot iemand tijd heeft.
Met automatiseringElke aanvraag staat direct met alle gegevens in het CRM.
VandaagIemand typt naam, bedrijf en vraag over in het CRM.
Met automatiseringHet proces maakt het contact aan of vult het bestaande record aan.
VandaagElke offerte begint met een leeg document.
Met automatiseringUw verkoopteam controleert een kant-en-klaar concept en verstuurt het.
Aanvraag
De aanvraag komt binnen via het formulier of per e-mail.
Beoordelen
De AI haalt eruit wat de geïnteresseerde nodig heeft, en deelt de aanvraag in volgens uw criteria.
Vastleggen
Het proces controleert of het contact al in het CRM staat, en maakt het anders nieuw aan.
Offerte
Uit uw prijzen en sjablonen ontstaat een conceptofferte, die de verantwoordelijke persoon in het CRM vindt.
Een nieuwe klant belt 's avonds. De telefoonassistent neemt op, plant een afspraak in en maakt het contact aan in het CRM.
VandaagNa sluitingstijd neemt alleen de voicemail op.
Met automatiseringElk gesprek wordt aangenomen en de vraag in het gesprek afgehandeld.
VandaagBellen meerdere mensen tegelijk, dan horen sommigen de ingesprektoon.
Met automatiseringDe assistent spreekt met meerdere bellers tegelijk.
VandaagTerugbelverzoeken en afspraken staan op briefjes of in e-mails.
Met automatiseringAfspraak en contact staan direct in agenda en CRM.
Aannemen
De assistent neemt het gesprek aan, ook als uw kantoor gesloten is.
Begrijpen
Hij vraagt naar de reden van het gesprek en noteert naam en telefoonnummer.
Afspraak plannen
Hij stelt vrije tijden uit uw agenda voor en zet de gekozen afspraak erin.
Vastleggen
Contact, vraag en afspraak staan in het CRM, en uw team ziet alles de volgende ochtend.
Een arbeidscontract is ondertekend. Het proces maakt de nieuwe medewerker aan in uw programma's en bereidt de eerste werkdag voor.
VandaagDezelfde gegevens worden in meerdere programma's overgetypt.
Met automatiseringDe gegevens uit het contract staan in elk programma dat ze nodig heeft.
VandaagOp de eerste dag ontbreekt toegang, omdat een verzoek is blijven liggen.
Met automatiseringDe taken voor toegang en uitrusting starten op de dag van ondertekening.
VandaagDe eerste dag wordt per e-mail tussen meerdere mensen afgestemd.
Met automatiseringWelkomstmail en eerste afspraken gaan automatisch de deur uit.
Contract
Het ondertekende contract komt per e-mail of uit uw HR-programma binnen, en de AI leest naam, startdatum, afdeling en rol uit.
Toegang
Het proces maakt het e-mailaccount aan en de toegang tot de programma's die bij de rol horen.
Uitrusting
Laptop en werkmiddelen worden besteld, en uw IT-afdeling krijgt een taak met alle gegevens.
Eerste dag
De nieuwe medewerker krijgt een welkomstmail met de eerste afspraken, en de afspraken staan in de agenda's van het team.
De AI leest de factuur, uw regels controleren haar, en uw ERP krijgt een kant-en-klaar boekingsvoorstel.
VandaagFacturen komen als pdf per e-mail binnen, en iemand typt nummer, datum en bedrag over.
Met automatiseringDe gegevens staan uitgelezen in het systeem voordat iemand de factuur opent.
VandaagVoor de afstemming zoekt iemand de bijbehorende bestelling op in het ERP.
Met automatiseringHet proces stemt bedrag en regels af op de bestelling.
VandaagVragen lopen via lange e-mailwisselingen.
Met automatiseringHet proces markeert afwijkingen van de bestelling.
VandaagBonnen liggen verspreid over mappen en mailboxen.
Met automatiseringElke factuur is gearchiveerd bij de bijbehorende boeking.
Voorbeeldproces: inkoopfactuur
Ontvangst
De factuur komt als pdf per e-mail binnen en wordt herkend als inkoopfactuur.
Uitlezen
De AI vindt factuurnummer, datum, bedrag en bestelnummer.
Vervalt, want de gegevens zijn al machineleesbaar.
Controleren
Het proces stemt bedrag en regels af op de bestelling in het ERP.
Het proces controleert het formaat en stemt bedrag en regels af op de bestelling.
Doorgeven
Uw ERP krijgt een boekingsvoorstel met alle gegevens.
Archiveren
De factuur staat bij de bijbehorende boeking en is altijd terug te vinden.
Komt de factuur binnen als XRechnung of ZUGFeRD, dan zijn de gegevens al machineleesbaar. Dan vervalt het uitlezen, en controleert het proces het formaat. E-factuur gratis controleren
Een AI-oplossing moet werken met de systemen die u al gebruikt. Voor de AI-integratie kijken we daarom eerst welke koppelingen uw systemen bieden. In de offerte noemen we de technologieën die we voorstellen, en onderbouwen we elke keuze.
Modellen voor teksten, bonnen, beelden en video's, uit de cloud of lokaal op GPU-servers.
Cloud
Open modellen
Beeld en video
Tools waarmee we modellen trainen, op GPU-servers beschikbaar maken en in applicaties inbouwen.
ERP, CRM en boekhouding, waaruit een proces leest en waarin het schrijft.
Tools waarmee we terugkerende processen tussen uw programma's inrichten.
Servers en cloud waarop uw processen draaien.
Waar aanvragen en documenten bij u binnenkomen.
Bij de privacy van uw AI-oplossing kijken we naar de hele weg van uw gegevens, van uw systeem via het proces tot het AI-model. We bepalen met u waar uw gegevens worden opgeslagen, ook de invoer die een AI verwerkt.
Uw systemen draaien standaard op servers in de EU, bij voorkeur in Duitsland.
Bij externe aanbieders zoals OpenAI of Anthropic controleren we vóór het gebruik waar ze uw invoer verwerken. Open modellen draaien we op verzoek lokaal.
Lokale AIVoor persoonsgegevens sluiten we een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG. Vragen over privacy stelt u aan ons privacycontact.
Een rollen- en rechtenmodel legt vast wie toegang heeft tot welke gegevens en functies.
We versleutelen gegevens tijdens de overdracht en bij de opslag, maken er regelmatig back-ups van en testen de beveiliging.
Voor elke toepassing bekijken we welke rol u hebt volgens de AI-verordening en welke verplichtingen daaruit volgen.
De prijs kent u voordat de realisatie begint. Voor de realisatie betaalt u een vaste prijs per project, voor begeleiding en support een vast maandbedrag.
Realisatie, eenmalig
Na de livegang, maandelijks
Hebt u een budget, noem het dan in het kennismakingsgesprek. We stemmen de omvang van de eerste taak daarop af en plannen verdere taken voor latere stappen.
Tijdens het gebruik betaalt u voor licenties, hosting en onderhoud, en bij het model van een aanbieder daarnaast voor elke aanvraag aan het model. Een agent raadpleegt het model per taak vaak meerdere keren, een vast proces minder vaak of helemaal niet. In de offerte rekenen we deze posten door voor meerdere jaren en kijken we of er een goedkopere weg naar hetzelfde resultaat is.
Na volledige betaling dragen we alles aan u over wat u nodig hebt om uw processen zelf te beheren of door een ander team verder te laten ontwikkelen.
Code, processen en documentatie zetten we zo op dat ook een nieuw team er zijn weg in vindt. Met de prompts en testcases kan uw proces ook worden overgezet naar een ander AI-model. Zo beslist u zelf wie uw oplossing verder begeleidt en met welk model ze werkt.
Antwoorden over de start, kosten, gegevens, de EU AI Act en het beheer van uw AI-oplossing.
Vertel ons welke taak uw team nu tijd kost en met welke programma's het werkt. We nemen zo snel mogelijk contact met u op en plannen samen een kennismakingsgesprek.