Naar de inhoud

AI-automatisering, van het eerste proces tot het beheer

ASES is een AI-bureau dat de processen in uw bedrijf automatiseert, van verkoop via klantenservice tot boekhouding. Verloopt terugkerend werk automatisch, dan bespaart u tijd en kosten. We beginnen met één taak, koppelen de oplossing aan uw systemen en pakken daarna de volgende aan.

Zo voeren we AI in uw bedrijf in

De invoering van AI begint met een taak uit uw dagelijkse praktijk. Kies waar u nu staat. Elke fase eindigt met een resultaat dat u kunt zien en controleren.

Waar staat u?
  1. U bent hier

    Kennismakingsgesprek

    Wij
    We vragen u ons te laten zien waar uw team documenten leest, gegevens invoert of vragen beantwoordt, en met welke programma's. Samen kiezen we een taak die veel tijd kost en zich goed laat automatiseren.
    U
    U laat ons echte voorbeelden zien, bijvoorbeeld e-mails, facturen of formulieren, en noemt de betrokken programma's.
    Aan het eind
    De taak waarmee we beginnen.
  2. U bent hier

    Omvang en offerte

    Wij
    We leggen vast welke stappen volgens vaste regels verlopen, waar een AI leest, sorteert of formuleert en waar uw gegevens staan. Daarnaast bekijken we welke rol en welke verplichtingen u hebt volgens de AI-verordening (EU AI Act).
    U
    U bepaalt de prioriteiten en beoordeelt de offerte.
    Aan het eind
    Een offerte tegen vaste prijs met een precies beschreven omvang.
  3. U bent hier

    Ontwerp en realisatie

    Wij
    We richten het proces in, koppelen het aan uw systemen en schrijven de testcases waarmee we het controleren. Tussentijdse versies ziet u via een link in de preview.
    U
    U geeft feedback op de tussentijdse versies en neemt de beslissingen samen met ons.
    Aan het eind
    Een proces dat met uw gegevens werkt en klaar is om te testen.
  4. U bent hier

    Test en livegang

    Wij
    We testen het proces aan de hand van de testcases en de afgesproken omvang. Bij de livegang trainen we uw team en iedereen die met de oplossing werkt.
    U
    U bekijkt het resultaat vóór de livegang samen met ons.
    Aan het eind
    Een draaiend proces en een team dat ermee werkt.
  5. U bent hier

    Begeleiding en doorontwikkeling

    Wij
    Op verzoek bewaken we het proces en voeren we updates door.
    U
    U vertelt ons welke taak als volgende aan de beurt is.
    Aan het eind
    Het ene proces na het andere dat uw team werk uit handen neemt.

Uw eerste stap

We bekijken samen met u de taken die uw team elke dag herhaalt, en kiezen er één om mee te beginnen.

Dit is genoeg om te starten

Een taak die uw team tijd kost, en een voorbeeld daarvan, bijvoorbeeld een typische e-mail of factuur.

Aan het eind van elke fase beslist u of we doorgaan of hier stoppen.

Of uw taak AI nodig heeft of dat vaste regels volstaan, laat de vergelijking verderop zien.Wat is AI-automatisering?

Wat is AI-automatisering?

AI-automatisering combineert vaste processen met AI voor de stappen waarbij regels niet volstaan. Een AI leest een vrij geformuleerde e-mail, herkent de gegevens op een gescande bon of schrijft een conceptantwoord. Wat zich laat beschrijven als “als A, dan B”, verloopt als vast proces, snel en controleerbaar.

Dezelfde vraag op drie manieren: een klant wil weten waar haar levering blijft.

“Waar blijft mijn levering?”Eén vraag

Vast procesAI-chatbotAI-agent
Wat er gebeurtWijst de e-mail toe aan de juiste mailbox en stuurt een ontvangstbevestiging.Legt in de websitechat op basis van uw verzendvoorwaarden uit hoe lang een levering duurt en hoe die te volgen is.Zoekt de bestelling op in het ERP, controleert de verzendstatus en bereidt het antwoord voor.
Wie bepaalt de volgende stap?Het vast ingerichte procesDe persoon in het gesprekDe AI, met de tools die ze mag gebruiken
Bij dezelfde invoerAltijd hetzelfde resultaatEen vergelijkbaar antwoordDe weg kan verschillen
Past alsde regels vaststaandezelfde vragen steeds terugkomeneen taak veel kleine stappen in meerdere programma's heeft
Wat er gebeurt
Wijst de e-mail toe aan de juiste mailbox en stuurt een ontvangstbevestiging.
Wie bepaalt de volgende stap?
Het vast ingerichte proces
Bij dezelfde invoer
Altijd hetzelfde resultaat
Past als
de regels vaststaan
Naar het onderwerp

Een AI-telefoonassistent is een chatbot of een agent aan de telefoon.

We adviseren wat bij uw taak past, ook als dat de kleinere oplossing is.

Toepassingen van AI in het bedrijf

Elke afdeling heeft taken die zich elke dag herhalen. De volgende neemt een AI-automatisering over, direct in de programma's die uw team al gebruikt. Zo houden uw medewerkers meer tijd over voor het werk waarbij het op mensen aankomt.

  • Verkoop

    • Aanvragen via de website beoordelen en doorgeven aan de juiste persoon
    • Contacten en gespreksnotities in het CRM vastleggen
    • Offertes voorbereiden op basis van uw prijzen en sjablonen
  • Klantenservice

    • E-mails en tickets op onderwerp sorteren en doorsturen
    • Terugkerende vragen beantwoorden in de chat en aan de telefoon
    • Conceptantwoorden schrijven op basis van uw documenten
  • Boekhouding

    • Inkoopfacturen uitlezen en afstemmen op bestellingen
    • Bonnen aan de juiste boekingen koppelen
    • Betalingsherinneringen versturen
  • HR

    • Nieuwe medewerkers in alle programma's aanmaken
    • Afspraken voor sollicitatiegesprekken plannen
    • Vragen van medewerkers over verlof en interne regels beantwoorden
  • Inkoop en logistiek

    • Orderbevestigingen en pakbonnen van leveranciers uitlezen
    • Nabestellingen aanmaken zodra een minimumvoorraad is bereikt
    • Zendingen volgen en klanten over de status informeren
  • Marketing

    • Concepten schrijven voor teksten, nieuwsbrieven en social-mediaberichten
    • Productfoto's en videovarianten maken voor meerdere kanalen
    • Rapporten samenstellen uit uw campagnegegevens

AI-oplossingen voor uw bedrijf

Van het eerste overzicht tot de assistent aan de telefoon: hetzelfde team plant, bouwt en begeleidt uw AI-oplossingen. Vaak grijpen meerdere daarvan in elkaar, bijvoorbeeld een chatbot die via een automatisering records in het ERP aanmaakt.

AI-advies

Na een workshop weet u waar AI uw team tijd bespaart.

  • Workshop met uw team
  • AI-beleid
  • Training per rol
  • OpenAI
  • Claude
  • Gemini
  • Llama
  • Mistral
Offerte aanvragen

Lokale AI

Uw eigen AI op eigen servers. Uw gegevens blijven bij u.

  • Llama, Qwen, Mistral en meer
  • GPU-servers of on-premises
  • Training met uw gegevens
  • NVIDIA
  • Llama
  • Qwen
  • Mistral
  • Ollama
Offerte aanvragen

AI-agents

AI die opzoekt, records aanmaakt en antwoorden voorbereidt.

  • Leest binnenkomende aanvragen
  • Werkt in CRM en ERP
  • Op verzoek in uw eigen software
  • OpenAI
  • Claude
  • HubSpot
  • Salesforce
  • SAP
Offerte aanvragen

Procesautomatisering

Terugkerende processen tussen uw programma's, helemaal zonder handwerk.

  • n8n, Make, Zapier, Power Automate
  • Start bij formulier, afspraak of order
  • AI voor vrij geformuleerde e-mails
  • n8n
  • Make
  • Zapier
  • HubSpot
  • Slack
Offerte aanvragen

AI-chatbots

Een assistent beantwoordt vragen op basis van uw eigen content.

  • Websitechat
  • Interne kennisbank
  • Antwoorden uit uw documenten
  • OpenAI
  • Claude
  • Gemini
  • Mistral
  • Slack
Offerte aanvragen

AI-telefoonassistent

Elk gesprek wordt aangenomen, dag en nacht.

  • Ook als meerdere mensen tegelijk bellen
  • Afspraken in de agenda
  • Nieuwe contacten in het CRM
  • OpenAI
  • Claude
  • HubSpot
  • Salesforce
  • Pipedrive
Offerte aanvragen

Documentverwerking

Facturen en formulieren worden gelezen, gecontroleerd en doorgegeven, zonder overtypen.

  • Inkoopfacturen
  • E-factuur (XRechnung, ZUGFeRD)
  • Contracten en formulieren
  • DATEV
  • Lexware Office
  • sevDesk
  • SAP
  • Odoo
Offerte aanvragen

Zo ziet AI-automatisering er in de praktijk uit

Kies een proces: een aanvraag bij verkoop, een telefoontje na sluitingstijd, de start van een nieuwe medewerker of een inkoopfactuur. Elk proces laat stap voor stap zien wat de automatisering overneemt en wat er verandert ten opzichte van nu.

Een aanvraag van website tot offerte

Een geïnteresseerde schrijft via het contactformulier. De AI leest de aanvraag, het CRM krijgt een volledig contact, en uw verkoopteam krijgt een conceptofferte.

VandaagAanvragen blijven in de mailbox liggen tot iemand tijd heeft.

Met automatiseringElke aanvraag staat direct met alle gegevens in het CRM.

VandaagIemand typt naam, bedrijf en vraag over in het CRM.

Met automatiseringHet proces maakt het contact aan of vult het bestaande record aan.

VandaagElke offerte begint met een leeg document.

Met automatiseringUw verkoopteam controleert een kant-en-klaar concept en verstuurt het.

Aanvraag

De aanvraag komt binnen via het formulier of per e-mail.

Komt de factuur binnen als XRechnung of ZUGFeRD, dan zijn de gegevens al machineleesbaar. Dan vervalt het uitlezen, en controleert het proces het formaat. E-factuur gratis controleren

Met deze systemen en AI-modellen werken we

Een AI-oplossing moet werken met de systemen die u al gebruikt. Voor de AI-integratie kijken we daarom eerst welke koppelingen uw systemen bieden. In de offerte noemen we de technologieën die we voorstellen, en onderbouwen we elke keuze.

AI-modellen

Modellen voor teksten, bonnen, beelden en video's, uit de cloud of lokaal op GPU-servers.

Cloud

  • Claude
  • OpenAI
  • Gemini

Open modellen

  • Llama
  • Qwen
  • Mistral
  • DeepSeek
  • Kimi
  • MiniMax
  • Xiaomi MiMo
  • Gemma
  • GLM

Beeld en video

  • FLUX
  • Stable Diffusion
  • LTX-Video
  • Wan

AI-ontwikkeling

Tools waarmee we modellen trainen, op GPU-servers beschikbaar maken en in applicaties inbouwen.

  • NVIDIA
  • CUDA
  • PyTorch
  • TensorFlow
  • Jupyter
  • vLLM
  • llama.cpp
  • Ollama
  • LangChain

Uw systemen

ERP, CRM en boekhouding, waaruit een proces leest en waarin het schrijft.

  • SAP
  • Odoo
  • HubSpot
  • Salesforce

Processen

Tools waarmee we terugkerende processen tussen uw programma's inrichten.

  • n8n
  • Make
  • Zapier
  • Power Automate

Beheer

Servers en cloud waarop uw processen draaien.

  • AWS
  • Azure
  • Google Cloud
  • Hetzner

Kanalen

Waar aanvragen en documenten bij u binnenkomen.

  • Mailbox
  • Website
  • Telefoon
  • Formulieren
  • Scans

AI en privacy: AVG en EU AI Act

Bij de privacy van uw AI-oplossing kijken we naar de hele weg van uw gegevens, van uw systeem via het proces tot het AI-model. We bepalen met u waar uw gegevens worden opgeslagen, ook de invoer die een AI verwerkt.

  • Datalocatie

    Uw systemen draaien standaard op servers in de EU, bij voorkeur in Duitsland.

  • AI-modellen

    Bij externe aanbieders zoals OpenAI of Anthropic controleren we vóór het gebruik waar ze uw invoer verwerken. Open modellen draaien we op verzoek lokaal.

    Lokale AI
  • Overeenkomst

    Voor persoonsgegevens sluiten we een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG. Vragen over privacy stelt u aan ons privacycontact.

  • Toegang

    Een rollen- en rechtenmodel legt vast wie toegang heeft tot welke gegevens en functies.

  • Beveiliging

    We versleutelen gegevens tijdens de overdracht en bij de opslag, maken er regelmatig back-ups van en testen de beveiliging.

  • EU AI Act

    Voor elke toepassing bekijken we welke rol u hebt volgens de AI-verordening en welke verplichtingen daaruit volgen.

Managed hosting & beheer

Kosten van AI-automatisering: waar de prijs van afhangt

De prijs kent u voordat de realisatie begint. Voor de realisatie betaalt u een vaste prijs per project, voor begeleiding en support een vast maandbedrag.

Offerte

Realisatie, eenmalig

Project tegen vaste prijs

  • Vaste prijs voor de precies beschreven omvang
  • Verandert de omvang, dan passen we eerst de offerte aan
  • Geen facturatie op uurbasis
Livegang

Na de livegang, maandelijks

Begeleiding en doorontwikkeling

  • Vast maandbedrag voor onderhoud en support
  • Telefonische support, dag en nacht
  • Nieuwe taken per werkpakket met een eigen offerte

Waar de omvang van afhangt

  • Hoeveel werkstappen en uitzonderingen het proces afdekt
  • Welke systemen worden gekoppeld, zoals ERP, CRM of boekhouding
  • In welke vorm uw gegevens en documenten beschikbaar zijn
  • Op welke kanalen de oplossing werkt: e-mail, website, interne programma's of telefoon
  • In hoeveel talen ze leest en antwoordt
  • Waar het AI-model draait en of we het met uw gegevens trainen

Hebt u een budget, noem het dan in het kennismakingsgesprek. We stemmen de omvang van de eerste taak daarop af en plannen verdere taken voor latere stappen.

Kosten tijdens het gebruik

Tijdens het gebruik betaalt u voor licenties, hosting en onderhoud, en bij het model van een aanbieder daarnaast voor elke aanvraag aan het model. Een agent raadpleegt het model per taak vaak meerdere keren, een vast proces minder vaak of helemaal niet. In de offerte rekenen we deze posten door voor meerdere jaren en kijken we of er een goedkopere weg naar hetzelfde resultaat is.

Wat uiteindelijk van u is

Na volledige betaling dragen we alles aan u over wat u nodig hebt om uw processen zelf te beheren of door een ander team verder te laten ontwikkelen.

  • Code
    • De broncode die voor u is ontwikkeld
    • Git-repository met de volledige wijzigingsgeschiedenis
    • Technische documentatie
  • Processen
    • De ingerichte workflows, bijvoorbeeld in n8n of Make
    • Instructies aan de AI (prompts)
    • Testcases
  • Toegang
    • Servers en hosting
    • Domeinen
    • Accounts van alle diensten
  • Rechten
    • Gebruiksrechten

Code, processen en documentatie zetten we zo op dat ook een nieuw team er zijn weg in vindt. Met de prompts en testcases kan uw proces ook worden overgezet naar een ander AI-model. Zo beslist u zelf wie uw oplossing verder begeleidt en met welk model ze werkt.

ASES in cijfers

  • 1 teamEigen team, geen onderaannemers
  • 15+Meer dan 15 jaar ervaring in het team
  • 10Gesprekken in tien talen
Over ASES

Veelgestelde vragen aan een AI-bureau

Antwoorden over de start, kosten, gegevens, de EU AI Act en het beheer van uw AI-oplossing.

Laten we het over uw automatisering hebben

Vertel ons welke taak uw team nu tijd kost en met welke programma's het werkt. We nemen zo snel mogelijk contact met u op en plannen samen een kennismakingsgesprek.

  • Gratis kennismakingsgesprek
  • Vrijblijvend
  • NDA op verzoek