ERP- & CRM-integratie
Webshop, ERP, boekhouding en CRM tonen overal dezelfde klanten, prijzen en orders.
- Webshop en ERP gekoppeld
- CRM en ERP gelijk bijgewerkt
- Koppeling met DATEV
SAP
Microsoft Dynamics 365
Odoo
HubSpot
DATEV
Koppelingen ontwikkelen, van analyse tot beheer
ASES ontwikkelt koppelingen, zodat uw programma's met dezelfde gegevens werken. We koppelen ERP, CRM, webshop en boekhouding, maar ook betaaldiensten, verzending, marktplaatsen en uw eigen software, bijvoorbeeld SAP, DATEV, HubSpot, Shopify of Stripe. Uw programma's blijven, en de gegevens gaan tussen hen heen en weer zonder dat iemand ze overtypt. Ontbreekt een geschikte koppeling, dan laat u die bij ons bouwen. Op verzoek begeleiden we uw koppelingen ook tijdens het dagelijks gebruik.
Koppelingen laten bouwen: zo verloopt het
Kies waar uw systemen nu staan. De kaart toont uw volgende stap en wat u na elke fase in handen hebt.
- U bent hier
Kennismakingsgesprek en inventarisatie
- Wij
- We vragen u ons te laten zien met welke programma's u werkt, welke gegevens daartussen gaan en wie ze nu overzet. Daarbij vragen we ook hoe actueel de gegevens telkens moeten zijn.
- U
- U noemt uw systemen en laat ons typische handelingen zien, bijvoorbeeld een bestelling of een factuur.
- Aan het eind
- Een helder beeld van uw systemen en gegevensstromen.
- U bent hier
Gegevensstroom en offerte
- Wij
- We bekijken welke koppelingen uw systemen bieden en leggen met u de gegevensstroom vast. Elke koppeling beschrijven we in de offerte.
- U
- U bepaalt de prioriteiten en beoordeelt de offerte.
- Aan het eind
- Een offerte tegen vaste prijs met een precies beschreven omvang.
- U bent hier
Ontwikkeling en test
- Wij
- We ontwikkelen de koppelingen en testen ze met voorbeelden uit uw dagelijkse praktijk, voordat er echte gegevens stromen.
- U
- U geeft feedback en beslist met ons hoe uitzonderingen worden behandeld.
- Aan het eind
- Geteste koppelingen, klaar voor de livegang.
- U bent hier
Gegevensoverdracht en livegang
- Wij
- Vervangt een nieuw systeem een bestaand, dan nemen we uw gegevens over. Daarna zetten we de koppelingen live en trainen we uw team in de nieuwe processen.
- U
- U bekijkt de processen vóór de livegang samen met ons.
- Aan het eind
- Systemen die met dezelfde gegevens werken.
- U bent hier
Begeleiding en doorontwikkeling
- Wij
- Op verzoek passen we uw koppelingen aan wanneer een leverancier zijn API wijzigt, en koppelen we meer systemen.
- U
- U vertelt ons welke koppeling als volgende komt.
- Aan het eind
- Koppelingen die gelijke tred houden met uw systemen.
Uw eerste stap
We beginnen met een handeling die uw team nu met de hand overzet, bijvoorbeeld een bestelling die iemand in het ERP invoert. Aan de hand daarvan bepalen we met u welke gegevens voortaan automatisch moeten stromen.
Dit is genoeg om te starten
De namen van de programma's waarmee u werkt, en een handeling die nu met de hand gaat.
Uw eerste stap
We lezen de specificaties van uw partner, bijvoorbeeld zijn EDI-handleiding of de API-documentatie van de marktplaats, leggen ze naast uw ERP en beschrijven de koppeling in de offerte. Daarna bouwen we haar, via EDI of als API-koppeling.
Dit is genoeg om te starten
De specificaties of de documentatie van uw partner en uw contactpersoon daar.
Uw eerste stap
Eerst bekijken we welke gegevens in het huidige systeem staan en wat daarvan mee moet. Daarna plannen we gegevensoverdracht en koppelingen voor het nieuwe systeem.
Dit is genoeg om te starten
Naam en versie van beide systemen. Een steekproef van de gegevens uit het huidige systeem helpt, als u die wilt delen.
Uw eerste stap
We bekijken uw bestaande koppelingen, ook als een ander bedrijf ze heeft gebouwd, en nemen begeleiding en uitbreiding over.
Dit is genoeg om te starten
Toegang tot code of configuratie en een lijst van de gekoppelde systemen.
Welke weg bij uw systemen past, laat de vergelijking verderop zien.Vier wegen vergeleken
Wat is een koppeling?
Een koppeling legt vast hoe twee programma's gegevens uitwisselen. Meestal gebeurt dat via een API: het ene programma vraagt gegevens op of meldt een wijziging, het andere antwoordt in een afgesproken formaat.
Bij een integratie werken zo meerdere systemen met dezelfde gegevens, of het nu gaat om webshop en ERP, CRM en boekhouding of uw eigen app en een betaaldienst. Niemand zet nog met de hand over wat een ander programma al weet.
Koppelingen en integraties die we realiseren
We bouwen losse API-koppelingen, maar ook een systeemintegratie over veel programma's heen. Op verzoek stellen we ook uw eigen systemen via een API open voor handelspartners.
Data-integratie & datamigratie
Uw gegevens komen opgeschoond en gecontroleerd in het nieuwe systeem aan.
- Gegevensoverdracht bij een systeemwissel
- Dubbele records opgeschoond
- Gegevens samengevoegd voor analyses
- SAP
Shopware- HubSpot
PostgreSQL
MySQL
EDI- & marktplaatskoppeling
Bestellingen van handelspartners en marktplaatsen komen direct in uw ERP terecht.
- EDI met handelspartners
- Amazon, Otto, eBay en Kaufland
- Betaling en verzending gekoppeld
Amazon
Otto
eBay
Kaufland
DHL
Welk systeem beheert welke gegevens?
Voordat we een koppeling bouwen, leggen we met u voor elk soort gegevens vast in welk systeem ze worden beheerd, welke systemen ze overnemen en wanneer ze stromen. Zo overschrijven uw programma's elkaar niet. Het voorbeeld toont een typische verdeling. Die van u leggen we vast in de fase gegevensstroom en offerte.
| Webshop | Marktplaats | ERP | CRM | Boekhouding | |
|---|---|---|---|---|---|
| Artikelen en prijzendirect | neemt overSKU | neemt overSKU | beheertArtikelnummer | Niet betrokken | Niet betrokken |
| Voorradendirect | neemt overbeschikbaar | neemt overbeschikbaar | beheertVoorraad | Niet betrokken | Niet betrokken |
| Ordersdirect | beheertBesteldatum JJJJ-MM-DD | beheertBesteldatum JJJJ-MM-DD | neemt overDD-MM-JJJJ | Niet betrokken | Niet betrokken |
| Klantenbestanddirect | neemt overKlantnr. | Niet betrokken | beheertKlantnummer | neemt overKlantnr. | neemt overKlantnr. |
| Contactpersonen en offertesdirect | Niet betrokken | Niet betrokken | neemt overOrder | beheertOfferte gewonnen | Niet betrokken |
| Facturen en bonnenop vaste tijden | Niet betrokken | Niet betrokken | beheertFactuur | Niet betrokken | neemt overBoekstuk |
Hoe we gegevens overnemen bij een systeemwisselData-integratie & datamigratie
Eigen koppeling, middleware of iPaaS: wat past bij u?
Voor elke software-integratie zijn er meerdere wegen, van de kant-en-klare koppeling tot een eigen koppeling. Welke past, hangt af van hoeveel systemen erbij betrokken zijn, hoeveel gegevens er stromen en hoe bijzonder uw processen zijn.
Kant-en-klare koppeling
Een plug-in of app van de leverancier koppelt twee veelgebruikte systemen.
- Past als
- beide systemen veel gebruikt worden en uw processen de standaard volgen.
- Let op
- updates aan beide kanten en processen die de plug-in niet afdekt.
Automatiseringstool
Met n8n, Make of Zapier start een proces vanzelf zodra er iets gebeurt, en geeft het de gegevens door aan het volgende programma.
- Past als
- losse processen volgens vaste regels verlopen, bijvoorbeeld een aanvraag uit het websiteformulier die in het CRM moet belanden.
- Let op
- kosten die afhankelijk van het abonnement stijgen met het aantal uitvoeringen, en de plek waar de tool uw gegevens verwerkt.
Middleware of iPaaS
Een integratieplatform koppelt veel systemen via één centraal punt. Dat kan een zelfstandig programma zijn (middleware) of een gehuurde dienst in de cloud (iPaaS).
- Past als
- er veel systemen betrokken zijn, bijvoorbeeld webshop, ERP, marktplaatsen en verzending tegelijk.
- Let op
- een extra systeem in beheer, licentiekosten die met het gebruik stijgen, en de afhankelijkheid van het platform.
Eigen koppeling
We ontwikkelen de verbinding voor uw systemen en uw gegevensregels.
- Past als
- uw processen bijzonder zijn, er grote hoeveelheden gegevens stromen of een systeem geen geschikte API biedt.
- Let op
- het onderhoud wanneer gekoppelde systemen veranderen. Dat hoort bij de begeleiding.
Welke weg we voorstellen, onderbouwen we in de offerte.
Hoe uw koppelingen in de praktijk werken
Zo richten we elke koppeling in voordat ze live gaat. Tijdens het dagelijks gebruik nemen we op verzoek de monitoring over en laten we het u weten als een koppeling niet werkt zoals bedoeld.
- Elke order wordt maar één keer in het ERP aangemaakt, ook als die opnieuw wordt verstuurd.
- Reageert een systeem even niet, dan verstuurt de koppeling de gegevens opnieuw zodra het weer bereikbaar is.
- Onvolledige records houdt de koppeling tegen, met vermelding van de reden. Na de correctie gaan ze opnieuw de deur uit.
- Een regelmatige afstemming laat zien of alle systemen dezelfde gegevens hebben.
- Wie bij u een melding krijgt als een record op een correctie wacht, leggen we met u vast.
Wat kost een koppeling? Waar de prijs van afhangt
De prijs van uw koppelingen kent u voordat de ontwikkeling begint. De beoordeling van uw systemen vóór de offerte is gratis. Voor ontwikkeling en livegang betaalt u een vaste prijs per project, voor begeleiding en support een vast maandbedrag.
Offerte
Ontwikkeling, eenmalig
Project tegen vaste prijs
- Vaste prijs voor de precies beschreven omvang
- Verandert de omvang, dan passen we eerst de offerte aan
- Geen facturatie op uurbasis
Livegang
Na de livegang, maandelijks
Begeleiding en doorontwikkeling
- Vast maandbedrag voor onderhoud en support
- Telefonische support, dag en nacht
- Nieuwe koppelingen per werkpakket met een eigen offerte
Waar de omvang van afhangt
- Hoeveel systemen worden gekoppeld en in welke richting de gegevens stromen
- Of uw systemen een gedocumenteerde API bieden of alleen bestanden exporteren
- Hoeveel uitzonderingen de gegevensregels kennen, bijvoorbeeld varianten of klantprijzen
- Hoeveel gegevens er stromen en hoe actueel ze moeten zijn
- Of er gegevens uit een bestaand systeem worden overgenomen en opgeschoond
- Of handelspartners via EDI worden gekoppeld
Hebt u een budget, noem het dan in het kennismakingsgesprek. We stemmen de omvang bij de start daarop af en plannen verdere koppelingen voor latere stappen.
Kosten tijdens het gebruik
Ook tijdens het gebruik zijn er kosten: API-kosten van sommige aanbieders, licenties voor integratieplatforms of automatiseringstools, hosting en onderhoud. In de offerte rekenen we deze posten door voor meerdere jaren.
Wat uiteindelijk van u is
Na volledige betaling dragen we alles aan u over wat u nodig hebt om uw koppelingen zelf te beheren of door een ander team verder te laten ontwikkelen.
- Code
- De broncode van de koppelingen die voor u is ontwikkeld
- Git-repository met de volledige wijzigingsgeschiedenis
- Technische documentatie
- Gegevensstromen
- Documentatie van de gegevensstromen met veldmapping
- Beschrijving van de API als OpenAPI-bestand
- De ingerichte workflows, bijvoorbeeld in n8n of Make
- Toegang
- Servers en hosting
- Accounts van alle diensten
- Toegangsgegevens van alle koppelingen
- Rechten
- Gebruiksrechten
Accounts bij integratieplatforms, marktplaatsen en clouddiensten staan vanaf het begin op uw naam, net als de API-sleutels.
Code en documentatie schrijven we zo dat ook een nieuw team er zijn weg in vindt. Wie uw koppelingen in de toekomst begeleidt, beslist u.
Systemen die we koppelen
We koppelen de systemen waarmee uw team nu werkt, en vullen aan wat ontbreekt.
ERP en voorraadbeheer
Artikelen, prijzen, voorraden en orders.
Boekhouding
Facturen en boekstukken uit het ERP.
CRM
Contacten, offertes en omzet.
Webshopsystemen
Bestellingen uit de webshop, artikelen en voorraden uit het ERP.
Marktplaatsen
Marktplaatsbestellingen in het ERP, voorraden op elke marktplaats actueel.
Betaling
Elke betaling, gekoppeld aan haar bestelling, in boekhouding en ERP.
Verzending
Orders naar de vervoerder, trackingnummers terug naar webshop en ERP.
Automatisering
Losse processen die een gebeurtenis in een programma start.
- SAP
- Microsoft Dynamics 365
- Odoo
- JTL
- Xentral
- plentymarkets
- weclapp
- DATEV
- sevDesk
- Lexware Office
- HubSpot
- Salesforce
- Pipedrive
- Zoho CRM
- Shopware
- Shopify
- WooCommerce
- Magento
- Amazon
- Otto
- eBay
- Kaufland
- PayPal
- Stripe
- Klarna
- Mollie
- DHL
- DPD
- UPS
- GLS
- n8n
- Make
- Zapier
ASES in cijfers
- 1 teamEigen team, geen onderaannemers
- 15+Meer dan 15 jaar ervaring in het team
- 35+Bedrijven in meer dan 35 landen werken met ons
- 10Gesprekken in tien talen
Veelgestelde vragen over het ontwikkelen van koppelingen
Antwoorden over kosten, systemen, gegevensstromen, beheer en privacy van uw koppelingen.
Dat hangt af van de omvang: hoeveel systemen we koppelen, of ze een gedocumenteerde API bieden of alleen bestanden exporteren, hoeveel uitzonderingen uw gegevensregels kennen en of er gegevens uit een bestaand systeem worden overgenomen. Zodra de omvang vaststaat, krijgt u een offerte tegen vaste prijs voor het project. Onderhoud en support factureren we als vast maandbedrag, nieuwe koppelingen bieden we per werkpakket aan. Doorlopende kosten zoals API-kosten of de licentie van een platform staan ook in de offerte.
De duur hangt af van hoe goed de API's van uw systemen gedocumenteerd zijn, wanneer testtoegang beschikbaar is en hoe duidelijk de gegevensregels zijn. Ons eigen team gaat snel aan de slag. Hebt u een vaste datum, bijvoorbeeld de overstap naar een nieuw ERP of de startdatum van een handelspartner, noem die dan in het kennismakingsgesprek. We stemmen de omvang bij de start daarop af.
De gangbare ERP-, boekhoud-, CRM- en webshopsystemen, bijvoorbeeld SAP, Microsoft Dynamics 365, Odoo, DATEV, sevDesk, HubSpot, Salesforce, Shopware of Shopify. Daarnaast marktplaatsen zoals Amazon en Otto, betaaldiensten zoals PayPal en vervoerders zoals DHL. Voor elk ander systeem bekijken we eerst welke koppelingen het biedt.
Koppeling is de verzamelnaam voor elke plek waar twee programma's gegevens uitwisselen, bijvoorbeeld via een bestand, een database of een API. Een API is een koppeling met vaste verzoeken en antwoorden: uw webshop vraagt de voorraad van een artikel op, en het ERP antwoordt met de hoeveelheid. De meeste huidige systemen bieden een API, meestal van het type REST of GraphQL. Veel systemen melden wijzigingen daarnaast uit zichzelf, via een webhook.
Als een handelspartner erom vraagt. EDI is de uitwisseling van zakelijke documenten zoals bestellingen, verzendberichten en facturen in een standaardformaat, en grote handelspartners verwachten het vaak van hun leveranciers. Een API koppelt systemen rechtstreeks en levert gegevens op het moment van het verzoek. Veel bedrijven hebben allebei nodig: EDI met hun handelspartners en API's tussen webshop, ERP en CRM. Welke formaten uw partner verwacht, staat meestal in zijn EDI-handleiding.
Ja, bijvoorbeeld via de database, via bestandsexports als CSV of XML of via bestaande webservices. Biedt het systeem geen van deze wegen, dan voegen we een API toe in het systeem zelf, als de code toegankelijk is, of vervangen we de software stapsgewijs door nieuwe. Welke weg past, beslissen we met u nadat we systeem en gegevens hebben bekeken.
Dat hangt af van het soort gegevens. Voorraden en orders stromen meestal direct: het systeem meldt elke wijziging, bijvoorbeeld via een webhook, en de koppeling geeft die door. Facturen en boekingen gaan vaak op vaste tijden naar de boekhouding, bijvoorbeeld één keer per dag. Wat er bij u wanneer stroomt, leggen we vast in de fase gegevensstroom en offerte.
Voor losse processen volgens vaste regels wel, bijvoorbeeld als elke nieuwe order een bericht aan uw magazijn moet sturen. Stromen er grote hoeveelheden gegevens, zijn er veel systemen bij betrokken of kennen uw processen veel uitzonderingen, dan past een integratieplatform of een eigen koppeling beter. Beide zijn te combineren: een tool neemt de eenvoudige processen voor zijn rekening, een eigen koppeling de grote gegevensstroom. Welke weg bij u past, bespreken we in het kennismakingsgesprek.
Eerst bekijken we een steekproef van de gegevens en brengen we in kaart welke gegevens waar staan. Daarna schonen we ze op, wijzen we elk veld toe aan zijn plek in het nieuwe systeem en nemen we alles over in een proefrun met echte gegevens. Aantallen en steekproeven vergelijken we met het huidige systeem voordat we overstappen. Tot de overstap is afgerond, werkt u gewoon verder met het huidige systeem.
Koppelingen en processen die we voor u beheren, draaien standaard op servers in de EU, bij voorkeur in Duitsland. Verwerken we daarbij persoonsgegevens in uw opdracht, dan sluiten we een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG. Een rollen- en rechtenmodel legt vast wie toegang heeft tot welke gegevens; we versleutelen gegevens tijdens de overdracht en bij de opslag en maken er regelmatig back-ups van. Via elke koppeling worden alleen de velden verstuurd die het proces nodig heeft. Bij diensten van andere aanbieders zoals HubSpot, Shopify of Zapier controleren we vóór het gebruik waar ze uw gegevens verwerken, en bespreken we dat met u.
Van u. Na volledige betaling ontvangt u de broncode van de koppelingen die voor u is ontwikkeld, met Git-repository en technische documentatie, de documentatie van de gegevensstromen en het OpenAPI-bestand, de toegang tot servers en alle diensten en de gebruiksrechten. Daarmee kan elk ontwikkelteam aan uw koppelingen verder werken.
Een koppeling draait zolang de gekoppelde systemen draaien. Brengt een leverancier een update of een nieuwe versie van zijn API uit, dan moet ze worden aangepast. Dat nemen we op verzoek voor onze rekening als onderdeel van de begeleiding, met het team dat uw koppelingen kent. Moet uw eigen IT-afdeling daar delen van overnemen, dan leggen we de verdeling samen vast.
Meer over koppelingen
Laten we het over uw koppelingen hebben
Vertel ons welke programma's uw team gebruikt en waar nu gegevens met de hand worden overgezet. We nemen zo snel mogelijk contact met u op en plannen samen een kennismakingsgesprek.
- Gratis kennismakingsgesprek
- Vrijblijvend
- NDA op verzoek