Vergelijkbare offertes voor een softwareproject aanvragen
Een uitgewerkt portaalvoorbeeld laat zien hoe u resultaten, grenzen, eigen bijdragen en open aannames vastlegt voordat u offertes aanvraagt.
Vergelijkbare softwareoffertes beginnen met een gezamenlijke opdracht. Als één aanbieder alleen de interface begroot en een ander ook de ERP-koppeling, zeggen de totalen weinig over de prijs van dezelfde prestatie.
Geef alle aanbieders daarom dezelfde beschrijving van de beginsituatie. Het werkvoorbeeld hieronder laat zien wat u concreet kunt vastleggen. Het is een hypothetische projectomvang, zonder raming voor een echt klantproject.
Het gewenste resultaat beschrijven
Een handelaar wil een klantenportaal: bevoegde zakelijke klanten zien hun prijzen, kiezen goederen en sturen bestellingen naar het bestaande ERP. Het portaal toont of de bestelling daar werkelijk is aangemaakt. Betalingsverwerking, nieuwe marktplaatsen en het overzetten van oude facturen vallen buiten deze eerste omvang. Deze grenzen gelden alleen voor het voorbeeld.
Een gezamenlijke werkomvang invullen
De volgende tabel kan als werkbasis voor de aanvraag dienen. Bijdragen van de handelaar zijn onderdeel van de planning en nog geen geleverd werk.
Code | Gevraagd resultaat | Bijdrage van de handelaar | |
|---|---|---|---|
| Inloggen en toegewezen klantprijzen tonen | Twee testaccounts zien elk de voor hen vrijgegeven prijzen | Testaccounts, prijsbron en goedkeuring van rollen |
| Artikel, eenheid en aantal kiezen in de winkelwagen | Een vastgelegde winkelwagen klopt met gecontroleerde productgegevens | Productvoorbeelden met duidelijke eenheden |
| Bestelling naar ERP overdragen met een duidelijke uitkomst | Testbestelling in ERP met het juiste bedrijf, de juiste goederen en aantallen; fouten of onzekere uitkomsten blijven onbevestigd | ERP-testtoegang en verantwoordelijke voor het proces |
| Gedocumenteerde overdracht van uitrollen en foutafhandeling | De aangewezen beheerder kan de instructies in een test volgen | Hostingtoegang en technisch contactpersoon |
Vraag per regel een antwoord: inbegrepen, afwijkend aangeboden of nog op te helderen. Verschillen vragen een uitleg. ‘ERP-integratie inbegrepen’ vertelt nog niet welke van deze taken worden uitgevoerd.
Open voorwaarden zichtbaar houden
In het voorbeeld is nog niet bevestigd of de ERP-interface bestellingen mag aanmaken. Behandel deze mogelijkheid als een open voorwaarde in de aanvraag. Een afgebakend onderzoek kan eerst toegangsroute, schrijfmogelijkheid en uitkomst van een testbestelling vaststellen. Daarna kan de betrokken omvang beter worden beschreven.
Een aanbieder kan ook een uitdrukkelijk voorwaardelijke post of alternatief aanbieden. Het gaat erom dat een onbevestigde aanname niet ongemerkt de basis van de hele offerte wordt.
Antwoorden op dezelfde basis brengen
Laat ontwikkelwerk, externe diensten en doorlopend beheer apart toelichten. Leg vast welke bijdragen en goedkeuringen uw bedrijf moet leveren en wat onduidelijk blijft als voorwaarden uitblijven. Een vaste prijs maakt verschillende grenzen niet gelijk.
Vergelijk vóór de bedragen eerst de antwoorden en uitsluitingen met de tabel. Als een resultaat ontbreekt, vraag dan hoe het wordt behandeld. Zo ontstaat een gezamenlijke beslisbasis zonder verzonnen oplossingen of prijzen aan open punten toe te kennen.
Bronnen
Verder lezen
Alle artikelen
IT-advies & strategie met ASES
Strategie, architectuur en technologiekeuze