Standaardsoftware of maatwerk: toets hetzelfde proces

Controleer eerst of uw bestaande software het belangrijkste werkproces kan ondersteunen. Een nieuw product en maatwerk worden vergelijkbaar als u dezelfde regels, gegevens en uitzonderingen toetst. Een algemene rondleiding door de interface is daarvoor onvoldoende.

De proef: een declaratie verandert

Een fictief bedrijf ontvangt declaratie R-17 van 180 EUR. De leidinggevende moet deze goedkeuren; vanaf 250 EUR is ook goedkeuring van financiën nodig. Dit is een verzonnen interne regel, geen fiscale grens. Na goedkeuring wordt het bedrag 320 EUR. De eerdere toestemming mag niet automatisch voor het nieuwe bedrag gelden.

Nodig zijn de aanvraag, het bedrag, het bewijsstuk, de aanvrager, de goedkeurder en de verwerkingsstatus. Gebruik fictieve namen en testdocumenten. Laat de normale verwerking en deze uitzonderingen zien:

Dezelfde voorwaarden voor iedere oplossing

Begin met de module in uw huidige ERP. Probeer daarna een passend standaardproduct, inclusief de benodigde ERP-koppeling. Maak bij beide duidelijk wat al werkt, wat configuratie vraagt en waarvoor extra ontwikkeling nodig is.

Maatwerk is in dit stadium een voorstel met een afgebakende omvang. Nog niet gebouwde functies zijn nog niet aangetoond. Een schets mag niet dezelfde bewijskracht krijgen als een geslaagde proef.

Een uitgewerkt voorbeeld van de uitkomsten

In een volledig fictief testverslag voldoet optie A in het bestaande systeem aan alle vier de gevallen nadat de vervanger is ingesteld. Optie B, een aanvullend product, verwerkt de normale aanvraag, maar behoudt bij 320 EUR de oude goedkeuring. Ook meldt het succes als de budgetdienst uitvalt. Dit zijn voorbeeldbevindingen, geen uitspraken over echte leveranciers.

Voor dit voorbeeldbedrijf blijft A een kandidaat. Bij B moet blijken of configuratie of een aanpassing de twee fouten verhelpt. Neem een nieuwe proef en het extra werk op in de offerte. Een prettigere interface lost ontbrekende procesregels niet op.

Vergelijk kosten voor dezelfde omvang

Beoordeel inrichting, migratie, ERP-koppeling, abonnementen, beheer, onderhoud en een latere overstap over dezelfde periode, bijvoorbeeld drie jaar. Noteer aannames over gebruikersaantallen en toekomstige wijzigingen. Ook de GOV.UK Service Standard verbindt technologiekeuzes met totale kosten en de mogelijkheid later van richting te veranderen.

Voldoet de bestaande module aan de noodzakelijke regels, dan kan de invoering daar eindigen. Blijft een belangrijk geval in alle geteste producten onopgelost, beschrijf dat dan als afbakening voor een gerichte uitbreiding of maatwerkapplicatie. Daarmee heeft de ontwikkelkeuze een toetsbare aanleiding.

Bronnen

• GOV.UK: Choose the right tools and technology