Een telefoonassistent met het afsprakensysteem verbinden
Plan boekingen, bezette tijden, verloren antwoorden en afspraakwijzigingen met een uitgewerkt integratievoorbeeld.
Een telefoonassistent mag een afspraak pas bevestigen nadat het leidende boekingssysteem de juiste registratie heeft bevestigd. Daarvoor zijn afgebakende integratiefuncties nodig en antwoorden die de werkelijke toestand aangeven. Een lijst met vrije tijden is nog geen boeking.
Houd boekingsregels in het leidende systeem
In dit fictieve voorbeeld biedt een softwarebedrijf bestaande klanten projectgesprekken van 30 minuten aan voor resource consultation-a. De beller kiest 19 november 2026 van 14:00 tot 14:30 in Europe/Berlin. De assistent herhaalt datum, tijd en duur en wacht op de uitdrukkelijke keuze.
De boekingsdienst controleert toegestane afspraaktypen, rechten en overlap bij het schrijven. Ook website en medewerkers moeten dezelfde toewijzingsregel gebruiken. Latere kalendersynchronisatie voorkomt niet dat twee boekingskanalen tegelijk dezelfde tijd toewijzen.
Definieer vier afgebakende functies
Voorbeeldfunctie | Taak | Benodigd antwoord |
|---|---|---|
| Geschikte vrije tijden zoeken | Intervallen met datum en tijdzone |
| Het uitdrukkelijk gekozen interval boeken | Bevestigde boeking of concrete afwijzingsreden |
| De uitkomst van een aanvraag via de identificatie opzoeken | Bestaande boeking, mislukte aanvraag of nog onzekere toestand |
| Een bestaande boeking gericht verplaatsen | Bevestigde wijziging of ongewijzigde oorspronkelijke afspraak |
ElevenLabs beschrijft zulke externe functies als webhooktools. De namen en regels hier zijn ons eigen ontwerp. De server controleert zelf parameters en rechten; een modelaanroep verleent geen toegangsrechten. Toegangssleutels horen niet in gesprekstekst. Alleen een boekingsidentificatie noemen bewijst geen bevoegdheid om die boeking te wijzigen.
Vul aanvraag en antwoord in
De server kent stabiele aanvraagidentificatie R-94 toe aan deze boekingswens. Nadat de koppeling van de beller aan het juiste account is vastgesteld, ontvangt de boekingsfunctie deze functionele gegevens:
{"requestId":"R-94","resourceId":"consultation-a","start":"2026-11-19T14:00:00+01:00","timeZone":"Europe/Berlin","durationMinutes":30}Dit is geen rechtstreekse Google Calendar-aanroep. Google Freebusy geeft bezette intervallen terug; de gekozen boekingsroute moet exclusieve toewijzing apart waarborgen. In het voorbeeld zijn controle en reservering beschermd tegen gelijktijdige boekingen. Pas deze functionele bevestiging staat een boekingstoezegging toe:
{"requestId":"R-94","status":"confirmed","bookingId":"B-94"}De assistent kan nu de afgesproken tijd bevestigen. Een kalendervermelding aanmaken bewijst op zichzelf niet dat een uitnodiging is gelezen.
Controleer vier gevallen tot het opgeslagen resultaat
Geval | Verwacht systeemgedrag | Mededeling tijdens het gesprek |
|---|---|---|
De gekozen tijd is vrij bij het schrijven | Eén boeking | De gekozen afspraak bevestigen |
De tijd is inmiddels toegewezen | Geen extra boeking voor dezelfde resource en tijd | Nieuwe vrije tijden aanbieden |
Het boekingsantwoord gaat verloren | Eerst met | De bevestiging staat nog uit |
De gewenste verplaatsing naar |
| Wijziging afgewezen; oorspronkelijke afspraak noemen |
Dezelfde aanvraagidentificatie en gegevens binnen dezelfde bevoegdheidsscope moeten bij herhaling de bestaande uitkomst opleveren. Een gewijzigde wens krijgt een nieuwe identificatie. Blijft de uitkomst onzeker, dan wordt geen tweede boeking met een nieuwe identificatie afgedwongen; de ingerichte afhandelroute neemt het over.
Verplaatsen mag de oude afspraak niet voortijdig verwijderen. Ondersteunt de integratie geen beschermde wissel, dan is een aparte werkwijze nodig in plaats van een automatische toezegging. Uitgewerkte testgevallen laten vóór ingebruikname zien of gesprek en boeking werkelijk overeenkomen.
Bronnen
Verder lezen
Alle artikelen
AI & automatisering met ASES
AI-assistenten en geautomatiseerde processen