Una dirección de correo no siempre es una cuenta de cliente

Al conectar CRM y ERP, una dirección de correo puede parecer una clave cómoda. Su idoneidad depende, sin embargo, del tipo de registro que se quiera relacionar. Una persona de contacto puede trabajar para varias empresas. Su dirección no identifica entonces automáticamente la cuenta empresarial correcta.

Una persona, dos empresas

En este ejemplo hipotético, una persona de compras atiende a dos empresas separadas. Ambas cuentas usan el mismo correo de contacto. Las correspondencias entre empresas están confirmadas por el negocio; los identificadores y la dirección son ficticios.

Si la integración fusionara las empresas solo por esa dirección, confundiría dos cuentas empresariales. Un pedido podría asignarse a la empresa equivocada. Debe mantenerse la relación con la persona de compras sin tratar las empresas como idénticas.

Los CRM pueden representar estas relaciones de distintas formas. Salesforce, por ejemplo, documenta una función específica para contactos relacionados con varias cuentas. Eso no significa que cualquier correo pueda usarse en varios registros de cualquier sistema.

Qué debe sostener la correspondencia

En este ejemplo, la integración debería usar la correspondencia confirmada entre cuentas empresariales. Un identificador va unido a su sistema de origen: números iguales en sistemas distintos no prueban por sí solos la misma identidad. Una tabla de correspondencias puede registrar el vínculo.

Si falta el vínculo o encajan varias cuentas de destino, esta escritura debería quedar pendiente de aclaración. Elegir el primer resultado o crear inmediatamente otro cliente puede agravar el error. Defina también qué ocurre con la correspondencia si cambian los identificadores o se eliminan cuentas.

Ni siquiera una correspondencia técnicamente única concede permiso para ver precios o registrar pedidos. Esos derechos requieren otra comprobación en el contexto de negocio pertinente.

Cuándo puede servir el correo para relacionar registros

En un conjunto claramente delimitado de contactos personales, una regla comprobada con correos únicos puede ser adecuada. También debe definirse cómo tratar cambios de dirección. Esa regla no puede aplicarse a cuentas empresariales sin comprobarla.

Antes de la primera transferencia, solicite una demostración con un contacto común y dos cuentas empresariales. Compruebe qué identificador de empresa llega al destino en el pedido de prueba. Este caso muestra más sobre la correspondencia de identidades que comparar campos con el mismo nombre.

Fuentes

• Salesforce — Understand Account and Contact Relationships

• Salesforce — Improve Data Quality

• PostgreSQL — Constraints