Standardsoftware oder Eigenentwicklung: an einem Fall prüfen

Prüfen Sie zuerst, ob Ihre vorhandene Software den entscheidenden Arbeitsablauf abdecken kann. Ein neues Produkt oder eine Eigenentwicklung wird erst vergleichbar, wenn dieselben Regeln, Daten und Ausnahmefälle geprüft werden. Eine allgemeine Vorführung der Oberfläche reicht dafür nicht.

Der Prüffall: eine geänderte Spesenanfrage

Ein fiktiver Betrieb bearbeitet die Anfrage R-17 über 180 EUR. Die Führungskraft muss freigeben; ab 250 EUR ist zusätzlich die Finanzabteilung beteiligt. Diese Grenze ist eine frei gewählte interne Beispielregel, keine steuerliche Vorgabe. Nach der Freigabe steigt der Betrag auf 320 EUR. Die alte Zustimmung darf deshalb nicht einfach weitergelten.

Benötigt werden Antrag, Betrag, Beleg, Antragsteller, freigebende Person und Bearbeitungsstand. Verwenden Sie erfundene Namen und Testbelege. Lassen Sie einen normalen Vorgang und diese Ausnahmen vorführen:

Dieselben Bedingungen für jede Lösung

Beginnen Sie mit dem vorhandenen ERP-Modul. Prüfen Sie anschließend ein passendes Standardprodukt einschließlich der benötigten Verbindung zum ERP. Lassen Sie bei beiden erkennen, was bereits funktioniert, was eingerichtet werden muss und was zusätzliche Entwicklung benötigt.

Eine Eigenentwicklung ist zunächst ein abgegrenzter Umsetzungsvorschlag. Noch nicht gebaute Funktionen gelten als offen. Eine Skizze darf im Vergleich nicht dieselbe Beweiskraft erhalten wie ein erfolgreich durchgeführter Test.

So könnte ein ausgefülltes Ergebnis aussehen

In einem ausdrücklich erfundenen Protokoll erfüllt Option A im vorhandenen System alle vier Fälle nach Einrichtung der Vertretung. Option B, ein zusätzliches Produkt, erledigt den Normalfall, übernimmt bei 320 EUR aber die alte Freigabe. Außerdem meldet es bei ausgefallenem Budgetdienst bereits Erfolg. Das sind Beispielbefunde, keine Aussagen über reale Anbieter.

Für diesen Beispielbetrieb bleibt A in der Auswahl. Bei B muss geklärt werden, ob Konfiguration oder eine Anpassung die beiden Fehler behebt. Dazu gehören ein erneuter Test und der zusätzliche Aufwand im Angebot. Ein freundlicherer Bildschirm gleicht die offenen Regeln nicht aus.

Aufwand für denselben Umfang vergleichen

Betrachten Sie Einrichtung, Datenübernahme, ERP-Anbindung, laufende Gebühren, Betrieb, Wartung und einen späteren Wechsel über denselben Zeitraum, etwa drei Jahre. Halten Sie Annahmen zur Nutzerzahl und zum Änderungsbedarf daneben fest. Der GOV.UK Service Standard verbindet die Technologiewahl ebenfalls mit Gesamtkosten und späteren Wechselmöglichkeiten.

Erfüllt das vorhandene Modul die notwendigen Regeln, kann die Einführung dort enden. Bleibt ein wichtiger Fall in allen geprüften Produkten offen, beschreiben Sie genau diesen Fall für eine gezielte Erweiterung oder eigene Anwendung. So bekommt die Entwicklungsentscheidung einen überprüfbaren Anlass.

Quellen

• GOV.UK: Choose the right tools and technology