Die erste Automatisierung: drei Aufgaben sinnvoll vergleichen
E-Mail-Sortierung, Belegerfassung und Datenübernahme anhand von Eingang, Ausnahmen, Kontrolle und Zuständigkeit vergleichen.
Eine Aufgabe mit erkennbarem Ergebnis wählen
Für einen ersten Automatisierungsversuch brauchen Sie einen abgrenzbaren Vorgang: Welche Eingabe kommt an, welches Ergebnis wird erwartet und wer kann dessen Richtigkeit beurteilen? Häufige Wiederholung ist hilfreich, reicht als Auswahlgrund aber nicht aus. Ein schnell erzeugtes Ergebnis kann viel Nacharbeit verursachen, wenn Daten fehlen oder die Zuständigkeit unklar bleibt. Erfassen Sie deshalb auch den heutigen Kontrollaufwand und typische Ausnahmen. Die benötigten Zugriffsrechte gehören zur Beschreibung des Vorgangs.
Drei Kandidaten im gleichen Raster vergleichen
Ein erfundenes Servicebüro betrachtet die folgenden Aufgaben mit den hier beschriebenen Daten und Zuständigkeiten.
Kandidat | Eingang und erwartetes Ergebnis | Offene Ausnahme oder Kontrolle | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|
E-Mails vorsortieren | Unterschiedliche freie Texte; Vorschlag für das zuständige Team | Gemischte Anliegen und unklare Zuständigkeit brauchen eine Prüfung | Zunächst Beispiele sammeln und einfache Absenderregeln mit Kategorievorschlägen vergleichen |
Lieferscheine erfassen | Unterschiedliche Scans; Positionen und Mengen als Erfassungsvorschlag | Bei fehlendem Bestellbezug ist noch keine prüfende Person benannt | Zuständigkeit und Klärungsweg vor dem Versuch festlegen |
Freigegebene CSV-Daten übernehmen | Feste Spalten und eindeutige externe Referenz; Vorschau der Zielwerte | Fehlende Pflichtwerte und erneut eingehende Zeilen müssen sichtbar werden | Mit einer Vorschau ohne Schreibzugriff beginnen |
Unter diesen Annahmen ist die CSV-Vorschau ein sinnvoller erster Versuch. Die Zuordnung ist klar, und die zuständige Person kann Quelle und Zielwerte unmittelbar vergleichen. Für feststehende Spalten genügt möglicherweise eine normale Datenzuordnung mit Validierung. Ob zusätzlich ein Modell gebraucht wird, hängt von einer konkreten offenen Aufgabe ab.
Den Versuch bis zum Fehlerweg beschreiben
Legen Sie für die Vorschau fest, welche Felder übernommen werden dürfen und wie abgewiesene Zeilen erkennbar bleiben. Prüfen Sie eine passende Zeile, eine fehlende Referenz, einen nicht erlaubten Zielkunden und dieselbe erneut gelieferte Zeile. Im Vorschauversuch darf dadurch kein produktiver Datensatz entstehen. Ein späterer Schreibschritt braucht eigene Berechtigungen, einen bestätigten Zielzustand und eine Regel gegen doppelte Übernahme. Eine angezeigte Vorschau ist noch kein Nachweis dafür.
Die Fortsetzung anhand der Arbeit beurteilen
Vergleichen Sie den bisherigen Ablauf mit dem Versuch einschließlich Kontrolle und Nacharbeit. Erfassen Sie auch fehlerhafte Zuordnungen und Fälle, die jemand klären muss. Benennen Sie eine Person, die diese Fälle tatsächlich übernimmt. Wenn die Vorschau die nötigen Daten nicht zuverlässig abbildet oder die Ausnahmen ungeklärt bleiben, verbessern Sie zunächst Eingang und Regeln. Prüfen Sie einen weiteren Ausbau, sobald das erwartete Ergebnis und der Umgang mit Abweichungen nachvollziehbar sind.
Quellen
Geschrieben von
- Matthias BeckerRedakteur für KI und AutomatisierungMatthias Becker betreut bei ASES die Beiträge zu künstlicher Intelligenz und Automatisierung. Er untersucht, wie Unternehmen KI in ihren Arbeitsabläufen einsetzen können und wo die Grenzen der jeweiligen Anwendungen liegen.
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