De serverprijs toont slechts een deel van de beheerkosten

De prijs van een machine is één kostenpost in het beheer van een applicatie. Of een goedkope server ook lage totale beheerkosten oplevert, hangt af van de andere taken: wie werkt software bij, controleert back-ups en reageert wanneer de dienst uitvalt? Een prijsvergelijking vraagt dezelfde afbakening van diensten.

Twee prijzen met een verschillende inhoud

In een geconstrueerde vergelijking kost aanbod A 40 EUR netto per maand voor de machinehuur. Aanbod B kost 120 EUR netto per maand en omvat daarnaast afgesproken updates van de uitvoeringsomgeving en platformbewaking. Dit zijn vrij gekozen voorbeeldwaarden, geen marktprijzen, aanbiedingen van leveranciers of ASES-voorwaarden.

De berekening 120 - 40 = 80 beschrijft alleen het verschil tussen deze pakketprijzen. Ze toont geen besparing of verschil in totale beheerkosten aan. Bij A moet nog duidelijk worden hoe het extra werk wordt uitgevoerd. Bij B moet worden nagegaan welke taken precies zijn inbegrepen en wat bijvoorbeeld voor applicatiecode, database en herstel bij het bedrijf blijft.

FinOps Planning & Estimating beveelt aan de scope van een scenario te bepalen en onder meer gedeelde diensten en ondersteuning mee te nemen. Voor deze twee aanbiedingen betekent dat: een onbekende taak krijgt geen nulwaarde alleen omdat die niet op de machinerekening staat.

Interne tijd en extra betaling onderscheiden

Een bestaand beheerteam kan taken oppakken zonder onmiddellijk een extra rekening voor elke nieuwe applicatie. De capaciteit blijft wel beperkt. Tijd voor deze applicatie kan andere projecten verdringen of extra ondersteuning vereisen. Een vergelijking van alleen de extra betalingen beantwoordt daarom een andere vraag dan een vergelijking van de volledige kosten.

Gedeelde bewaking, bereikbaarheidsdiensten of back-updiensten vragen een navolgbare toewijzing. FinOps Allocation beschrijft afgesproken regels voor gedeelde kosten. Een dienst die al in het pakket zit, mag niet nogmaals als dezelfde externe kostenpost worden gerekend. Eigen coördinatie of het controleren van een herstel kan wel overblijven; de concrete taken moeten worden onderscheiden.

Een eenmalige migratie wordt ook apart van de lopende beheermaand bekeken. Zonder tijdshorizon en afbakening van diensten zegt een hogere startbetaling niets over het latere beheer.

Wanneer een eenvoudige machine kan passen

Als het benodigde beheer overzichtelijk is en een bestaand team passende verantwoordelijkheid en beschikbare capaciteit kan aantonen, kan een eenvoudige machine geschikt zijn. Dat volgt niet enkel uit het feit dat salarissen al worden betaald. Ook een duurder pakket neemt niet automatisch alle applicatieverantwoordelijkheid over.

De beoordeling verandert zodra voor beide opties dezelfde eisen aan bewaking, herstel en reactie duidelijk zijn en de resterende taken en hun inspanning bekend zijn. Dan kunnen de totale kosten worden vergeleken. Die gegevens ontbreken nog in het geconstrueerde voorbeeld; de twee pakketprijzen alleen bepalen de keuze niet.

Bronnen

• FinOps Foundation — Planning & Estimating

• FinOps Foundation — Allocation