Améliorer la recherche du portail avec des tâches concrètes

Une bonne recherche dans un portail mène de la question de l’utilisateur au document pertinent auquel il a accès. Vérifiez ce parcours avec des tâches concrètes avant de commander de nouvelles fonctions. Un nom de fichier plus clair facilite l’orientation ; trouver et ouvrir la bonne procédure dépend aussi du contenu, des données de recherche et des droits.

Définir trois documents et les résultats attendus

Le portail et les documents ci-dessous sont fictifs. Le tableau décrit les attentes pour la recette, pas des résultats mesurés. Les rôles de l’exemple sont reader pour la lecture et admin pour l’administration des projets.

Chaque fichier contient la procédure correspondante. Le titre doit décrire fidèlement le contenu. Une personne autorisée doit pouvoir passer du résultat à la procédure actuelle ; un titre ressemblant à sa demande ne suffit pas à accomplir la tâche.

Vérifier les contenus réellement consultés par la recherche

L’index de recherche est l’ensemble des données préparées pour la recherche. Précisez les champs qu’il contient : nom de fichier, titre visible, mots-clés, langue et texte peuvent jouer des rôles différents. Vérifiez sur un fichier importé si le texte nécessaire est réellement interrogeable. La présence d’un PDF ne le prouve pas.

Ajoutez les termes employés pour une même tâche. Dans l’exemple, « Télécharger un CSV » peut mener à « Exporter un rapport en CSV ». Gérez ces correspondances à partir des tâches. « Exporter » et « Supprimer » ne doivent pas être considérés comme équivalents simplement parce qu’ils concernent tous deux un « rapport ».

Microsoft décrit les correspondances de synonymes comme une extension des requêtes. Les règles adaptées dépendent de la langue et du vocabulaire métier. Testez aussi les requêtes qu’une extension pourrait rendre moins pertinentes. Une paire de termes allemands ne constitue pas encore une règle de recherche validée en français.

Intégrer les droits et les mises à jour au parcours

Limitez les résultats aux documents autorisés avant de les afficher. Dans l’exemple, le rôle reader ne doit pas découvrir D-13 par un résultat, son titre, un aperçu ou les nombres de résultats qui en découlent. L’ouverture directe exige aussi un contrôle d’accès. La documentation Microsoft explique notamment les filtres de sécurité transmis par l’application ; la mise en œuvre dépend de votre plateforme.

Convenez du moment où les textes modifiés, les nouvelles versions et les retraits de droits prennent effet dans la recherche et les caches. Un titre actuel associé à un index de texte périmé peut encore conduire à la mauvaise procédure. Après un retrait de droits, un résultat conservé ne doit plus ouvrir ni afficher le contenu protégé.

Réaliser la recette comme une tâche complète

Essayez les trois requêtes avec les rôles prévus. Notez la requête, le rôle, la version du document, le résultat attendu et le résultat obtenu. Ouvrez le document et vérifiez s’il explique les étapes nécessaires. Ajoutez un terme de recherche inadapté, un essai avec des droits restreints et une répétition après modification d’un document ou retrait de droits.

Si un cas échoue, précisez autant que possible sa cause : texte absent de l’index, correspondance inadaptée, mauvais classement, version périmée ou autorisation incorrecte. L’équipe de développement dispose alors d’une modification vérifiable plutôt que de la consigne générale « améliorer la recherche ».

Sources

• Microsoft — Search synonyms

• Microsoft — Document-level access control