Captura de facturas: leer, asociar y comprobar

Planifique la captura de facturas como decisiones separadas: qué dice el documento, a qué operación pertenece y si el contenido coincide con ella. El reconocimiento óptico de caracteres, u OCR, responde primero a la lectura. No completa automáticamente la comparación de negocio.

El ejemplo es ficticio y se limita a referencias e importe total. El pedido P-31 corresponde al proveedor S-4; su total acordado es 120 EUR. La factura escaneada I-22 indica el mismo proveedor y pedido. Aquí no se contemplan conceptos adicionales ni pagos parciales.

Comparar los valores capturados con sus fuentes

El importe capturado difiere del original y del pedido. El proceso crea una tarea de revisión en lugar de trasladar el importe sin comprobar al ERP como deuda confirmada.

La persona revisora ve el fragmento de imagen junto al valor capturado. Confirma 120 EUR en el original y corrige la captura. Después puede avanzar un borrador de 120 EUR con una nota de corrección. Así se aclara el error de lectura; la aprobación de pago es otro paso posterior.

Tratar una diferencia real de otra forma

Si I-22 indica realmente 1.200 EUR, no debe cambiarse la captura a 120 EUR solo para ajustarla al pedido. Se conservan los datos del documento. La persona responsable comprueba si debe cambiar el pedido, la factura o el acuerdo. El resultado inicial es «aclaración de negocio pendiente».

Si P-31 no existe en el sistema disponible, la asociación está sin resolver. Leer bien un importe no crea el pedido correspondiente. Registre ese motivo por separado para no tratar una integración ausente como fallo OCR.

Usar la confianza para la pregunta correcta

Microsoft distingue, entre otras, confianza por palabra y por campo. Una puntuación puede orientar lecturas inciertas a revisión. No confirma coincidencia con su pedido. Elija umbrales con casos propios adecuados; no adopte un valor arbitrario como regla de aprobación.

En un entorno de prueba, compruebe el documento bien leído, el fallo de lectura, la diferencia real y el pedido ausente. Los resultados esperados son borrador, revisión de corrección, aclaración de negocio y asociación sin resolver, respectivamente. El motivo de espera debe verse en la cola de trabajo.

Elegir la lectura y el proceso posterior

Si la factura ya contiene datos estructurados, valore primero procesarlos en lugar de volver a leer solo su imagen. Mantenga vinculados de forma trazable fuente, valor corregido y motivo. Una importación correcta o una OCR sin errores no sustituye la comprobación de negocio ni la validación de formato necesaria. La salida es un borrador de captura revisado, no una aprobación general de toda la factura.

Fuentes

• Microsoft: Read model OCR

• Microsoft: Accuracy and confidence