Rechnungserfassung: lesen, zuordnen, prüfen

Planen Sie Rechnungserfassung als Folge getrennter Entscheidungen: Was steht auf dem Dokument, zu welchem Vorgang gehört es und passt der Inhalt zu diesem Vorgang? Optische Zeichenerkennung, kurz OCR, beantwortet zunächst die Lesefrage. Sie erledigt nicht automatisch den fachlichen Abgleich.

Das folgende Beispiel ist erfunden und auf Referenz und Gesamtbetrag begrenzt. Die Bestellung P-31 gehört zum Lieferanten S-4; ihr vereinbarter Gesamtbetrag beträgt 120 EUR. Die gescannte Rechnung I-22 nennt denselben Lieferanten und dieselbe Bestellung. Zusätzliche Positionen oder Teilzahlungen sind in diesem Beispiel nicht vorgesehen.

Die erfassten Werte mit ihrer Quelle vergleichen

Der erfasste Rechnungsbetrag weicht sowohl vom Original als auch von der Bestellung ab. Die Verarbeitung erzeugt deshalb einen Prüfauftrag, statt den Betrag ungeprüft als bestätigte ERP-Verbindlichkeit weiterzugeben.

Die prüfende Person sieht den betroffenen Bildausschnitt und den erfassten Wert nebeneinander. Sie bestätigt am Original 120 EUR und korrigiert die Erfassung. Anschließend kann ein Entwurf mit 120 EUR und dem Vermerk zur Korrektur weitergegeben werden. Das Beispiel hat damit einen geklärten Lesefehler; eine Zahlungsfreigabe ist ein eigener späterer Schritt.

Eine echte Abweichung anders behandeln

Stehen auf I-22 tatsächlich 1.200 EUR, darf die Erfassung nicht auf 120 EUR geändert werden, nur damit sie zur Bestellung passt. Die Belegdaten bleiben erhalten. Die zuständige Stelle prüft, ob Bestellung, Rechnung oder Vereinbarung geändert werden muss. Das Ergebnis lautet vorerst „fachliche Klärung offen“.

Fehlt P-31 im verfügbaren System, ist wiederum die Zuordnung ungeklärt. Auch ein gut lesbarer Betrag schafft keine passende Bestellung. Erfassen Sie diesen Grund gesondert, damit eine fehlende Integration nicht als OCR-Fehler bearbeitet wird.

Konfidenz für die richtige Frage verwenden

Microsoft unterscheidet unter anderem Wort- und Feldkonfidenz. Ein Score kann helfen, unsichere Erkennungen zur Prüfung zu leiten. Er bestätigt aber nicht die Übereinstimmung mit Ihrer Bestellung. Wählen Sie Schwellenwerte anhand eigener geeigneter Testfälle; übernehmen Sie keinen beliebigen Wert als Freigaberegel.

Prüfen Sie in einer Testumgebung den korrekt gelesenen Beleg, den Lesefehler, die echte Betragsabweichung und die fehlende Bestellung. Erwartete Ergebnisse sind entsprechend Entwurf, Korrekturprüfung, fachliche Klärung und offene Zuordnung. Die Erklärung für einen Halt muss im Arbeitsvorrat sichtbar sein.

Lesetechnik und Folgeprozess passend wählen

Liegt eine Rechnung bereits mit strukturierten Daten vor, prüfen Sie zuerst deren Verarbeitung, statt ausschließlich das gerenderte Bild erneut zu lesen. Halten Sie Quelle, korrigierten Wert und den Grund der Korrektur nachvollziehbar zusammen. Ein erfolgreicher Import oder fehlerfreier OCR-Lauf ersetzt weder die fachliche Kontrolle noch eine erforderliche Formatprüfung. Übergeben wird hier ein geprüfter Erfassungsentwurf, keine pauschale Freigabe der gesamten Rechnung.

Quellen

• Microsoft: Read model OCR

• Microsoft: Accuracy and confidence