KI in der Auftragserfassung: Artikel, Einheit und Preis getrennt prüfen

„Bitte zwei Kartons A wie beim letzten Mal.“ Ein Mensch versteht die Richtung der Bestellung. Für einen verlässlichen Auftrag fehlen trotzdem Angaben. Welche Packung meint der Kunde? Was war beim letzten Mal vereinbart? Gilt dieser Preis heute noch?

Unsere Empfehlung: Verwenden Sie ein Sprachmodell zum Auslegen der Nachricht. Artikelzuordnung, Mengenumrechnung und gültiger Preis sollten auf freigegebenen Geschäftsdaten und Regeln beruhen. Ein plausibler Text darf eine fehlende Vereinbarung nicht ersetzen.

Was die Nachricht tatsächlich hergibt

Das fiktive Beispiel enthält zwei Katalogeinträge: A-6 mit sechs Stück pro Karton und A-12 mit zwölf. Beide heißen im Alltag „Artikel A“. Die letzte Bestellung des Kunden enthielt A-6. Diese Historie ist ein Hinweis; sie beweist nicht, dass diesmal dieselbe Packung gemeint ist.

Zwölf oder vierundzwanzig Stück sind im Beispiel zwei unterschiedliche Aufträge. Die Automatisierung muss diese Unklarheit sichtbar lassen. Sie kann eine gezielte Rückfrage vorbereiten oder den Vorgang zur Prüfung vorlegen.

Trennen Sie den Vorschlag von der Buchung

Ein sinnvoller Entwurf hält den Originaltext und die vorgeschlagene Zuordnung zusammen. Für jede Position steht fest, welche Angabe aus der Nachricht stammt, welcher Wert aus dem Katalog kommt und welche Entscheidung noch offen ist.

Der Preis wird anhand der im Betrieb maßgeblichen Preisquelle geprüft. Ein früherer Rechnungsbetrag kann eine damalige Aktion, eine andere Menge oder eine andere Vereinbarung enthalten. Das Modell sollte daraus keinen aktuellen Anspruch ableiten.

Erst wenn Kunde, Artikel, Einheit und anzuwendender Preis feststehen, wird der Entwurf nach den vereinbarten Regeln freigegeben. Ein erneuter Eingang derselben Nachricht braucht außerdem eine Behandlung, die keinen unbeabsichtigten zweiten Auftrag erzeugt.

Braucht das schon einen Agenten?

Anthropic unterscheidet vorgegebene Abläufe von Systemen, in denen das Modell weitere Schritte auswählt. Für unser Beispiel kann eine festgelegte Folge aus Lesen, Abgleichen und Prüfen genügen. Ein Modell im Ablauf macht diesen nicht automatisch zu einem frei entscheidenden Agenten.

Mehr Entscheidungsfreiheit ist erst dann hilfreich, wenn der Vorgang wechselnde Nachforschungen braucht. Auch dann bleibt festgelegt, welche Daten gelesen und welche Aktionen ausgeführt werden dürfen. Produktnamen lösen diese Entwurfsentscheidung nicht.

Wann automatische Annahme vertretbar wird

Ein enger Katalog und eindeutige Kundencodes können andere Bedingungen schaffen. Wenn „A“ vertraglich genau A-6 meint, die Preisregel feststeht und die übrigen Prüfungen erfüllt sind, kann eine automatische Übernahme Teil des freigegebenen Ablaufs sein. Nicht jede Position muss grundsätzlich von einem Menschen bestätigt werden.

Prüfen Sie jedoch die schwierigen Beispiele: andere Packung, abgelaufene Kondition, unklarer Absender und wiederholte Nachricht. Notieren Sie für jeden Fall das richtige Ergebnis. Eine hohe Gesamtquote hilft wenig, wenn ausgerechnet ein unklarer Preis automatisch bestätigt wird.

Für ein erstes Projekt sollte der erwartete Fortschritt deshalb konkret sein: weniger manuelle Übertragung bei weiterhin eindeutigem Artikel, nachvollziehbarer Menge und richtig angewendeter Kondition. Ob das gelingt, zeigt der vollständige Vorgang einschließlich Rückfragen und Korrekturen.

Quellen

• Anthropic: Building effective agents: begrifflicher Unterschied zwischen Workflow und Agent. Die Empfehlung und das Bestellbeispiel sind redaktionelle Einordnung.