Digitalisering kan börja med en tydlig arbetsregel

Beskriv oklarheten före verktyget

En grupp söker ett nytt projektverktyg eftersom ingen säkert kan säga vilken produktbild som är innehållsmässigt godkänd för butiken. Fler statusfält hjälper först när det är tydligt vem som får besluta och vilken filversion beslutet gäller.

GOV.UK Service Manual rekommenderar att problemet undersöks före en förutbestämd lösning. Överfört till ett företag rekommenderar vi att den saknade arbetsregeln beskrivs innan den flyttas till ett nytt gränssnitt.

Exempel: gör först samma flöde tydligare

Situationen och de föreslagna reglerna är helt påhittade. Gruppen har redan ett gemensamt arbetsärende med filhänvisningar och statusfält.

Den praktiska frågan är om en ersättare utan sökning i privata mejltrådar kan se vilken fil som godkänts innehållsmässigt och av vem. Det gör ett litet provflöde möjligt att planera. Observera om frågor, motstridiga tillstånd eller extra kopior fortfarande uppstår. En överenskommen regel bevisar inte att den fungerar i vardagen.

När mer teknik behövs

Det befintliga verktyget kan räcka för ett överskådligt flöde. Det kan vara olämpligt om nödvändiga åtkomsträttigheter, spårbara ändringar, större volymer eller integrationer saknas. Beskriv då luckan konkret och bedöm ett nytt verktyg utifrån den.

GOV.UK-vägledningen om användarbehov omfattar även drift, stöd och senare integrationer. Fråga därför även dem som ersätter, löser fel eller ska fortsätta driva flödet. Beslutet för eller emot programvara bör bygga på dessa krav. Tydligt ansvar behövs även efter ett verktygsbyte.

Källor

• GOV.UK: How the discovery phase works

• GOV.UK: Define user needs