Ordna IT-initiativ efter nytta och tillgänglig kapacitet
Jämför förväntad nytta, öppna förutsättningar och rätt specialisters tillgängliga kapacitet innan du lovar startdatum.
Gör valet begripligt
En projektlista blir en arbetsplan genom beslut. Beskriv för varje initiativ vilket verksamhetsproblem det ska lösa, vem som använder resultatet och hur en förbättring skulle märkas. ”Bygga en portal” anger en lösning, men ännu ingen belagd nytta.
Dokumentera också förutsättningar och behovet av bestämda roller. Microsoft kopplar prioritering av datainitiativ till verksamhetsmål, genomförbarhet och beroenden. Tillämpningen på en liten IT-arbetslista nedan är vårt redaktionella exempel, inget krav för en viss plattform.
Exempel med begränsad kapacitet
Alla initiativ och arbetsinsatser är påhittade. Under planeringsperioden har rätt specialister sammanlagt 6 persondagar tillgängliga; pågående åtaganden är redan avdragna. Insatsen omfattar kontroll och överlämning som behövs i exemplet. Det är inga marknadspriser eller projektuppskattningar från ASES.
Initiativ | Förväntad nytta | Förutsättning | Insats i persondagar | Beslut |
|---|---|---|---|---|
| Tydligt ansvar för gemensamma uppgifter. | Verksamhetsansvariga ska godkänna fältregler. | 3 | Planera nu och kontrollera godkännande före införande. |
| Kunder kan själva se godkända uppgifter. | Ordnade grunddata och godkänt ansvar från det första initiativet. | 8 | Planera en egen kapacitetsperiod när förutsättningen är klar. |
| Månadsutdraget får rätt kolumnordning. | Exempelfil och granskare är tillgängliga; oberoende av de andra initiativen. | 2 | Planera inom återstående kapacitet. |
I exemplet blir 3 + 2 = 5 persondagar; av 6 återstår 1. Det är inte automatiskt en tillräcklig riskbuffert. Persondagar är dessutom arbetsinsats, ingen utlovad kalendertid. Godkännanden, frånvaro och olika kompetenser kan ändra tidsplanen.
Dokumentera uppskjutanden och öppna antaganden
Kundportalen bedöms därmed inte som oviktig. Nyttan kan motivera extra kapacitet eller annan omfattning. För start måste dock både förutsättning och tillgänglig kapacitet vara klara. Microsoft visar att beroenden kan påverka ordningen vid inventering av system.
Notera ansvarig, öppet antagande och skäl för nästa granskning för varje beslut. Ändra fördelningen om ett godkännande inte kommer i tid. Ett brådskande driftfel eller ändrad prioritet kan också ändra ordningen. Bedöm då berörda initiativ tillsammans igen i stället för att tyst lägga mer arbete i samma period.
Källor
Läs vidare
Alla artiklar
IT-rådgivning & strategi med ASES
Strategi, arkitektur och teknikval