Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig för behandlingen enligt dataskyddsförordningen (GDPR) är:

Frågor om dataskydd och begäranden om dina rättigheter kan skickas till datenschutz@ases.app eller postadressen ovan, märkt ”Datenschutz”.

Vid besök behandlar vi IP-adress, tidpunkt och mål för anropet samt information om webbläsare och enhet. Det behövs för att visa sidor, åtgärda fel och skydda webbplatsen mot missbruk. Webbplatsen drivs hos Hetzner Online GmbH i Tyskland.

Vi använder Cloudflare för leverans och skydd av webbplatsen samt uppslagning av domännamnet (DNS). Cloudflare behandlar trafiken, inklusive anslutningsuppgifter och insänt formulärinnehåll. Behandling utanför EU är möjlig; mottagare och skyddsåtgärder anges nedan.

Överföringar mellan webbläsaren, Cloudflare och vår server är krypterade.

Rättslig grund är vårt berättigade intresse av en säker, stabil och snabb webbplats (artikel 6.1 f GDPR).

Googles åtkomstloggar raderas efter 30 dagar. Cloudflare sparar inga permanenta anropsloggar för webbplatsen; säkerhetshändelser sparas högst 31 dagar och vidarebefordringstjänstens loggar sju dagar. IP-adresser för att begränsa sökningar behandlas endast tillfälligt i arbetsminnet.

I kontaktformuläret behandlar vi namn, e-postadress, ämne, meddelande, språk och önskad svarsväg. För telefonsvar behövs även telefonnummer.

Företag och land är frivilliga. Formuläret föreslår land och språk utifrån webbläsarinställningarna; du kan ändra dem före sändning. Förslagen skapas på din enhet och överförs först med förfrågan.

Förfrågan når teamet via e-post. Vi använder Amazon SES i Frankfurt am Main för utskick och mottagningsbekräftelser samt Google Workspace för företagets brevlådor.

Vi överför förfrågan och kontaktuppgifterna till vårt kundhanteringssystem (CRM) för handläggning och uppföljning. Vi driver en egen Odoo-installation på en Hetzner-server i Tyskland. Tidpunkt och version av bekräftelsen i formuläret registreras också.

Tillfälliga förfrågningar raderas efter leverans till CRM eller teamet; ej levererbara senast efter 30 dagar. Tekniska referens- och statusuppgifter, vid behov med ett pseudonymiserat kontrollvärde av telefonnumret, raderas 90 dagar efter avslut.

Tekniska felsökningsloggar innehåller inte namn, telefonnummer eller meddelandeinnehåll. De innehåller en förkortad IP-adress och raderas senast efter sju dagar.

I den mån din förfrågan syftar till att ingå eller fullgöra ett avtal med dig är artikel 6.1 b GDPR den rättsliga grunden. Allmänna förfrågningar och förfrågningar för ett företags räkning hanterar vi på grundval av vårt berättigade intresse av affärskommunikation (artikel 6.1 f GDPR).

Förfrågningar utan uppdrag raderas, även i CRM, inom 30 dagar efter avslutad handläggning. Nödvändiga kunduppgifter sparas under affärsrelationen. Lagstadgad lagring och skydd av rättsliga anspråk gäller fortfarande.

Cloudflare Turnstile skyddar formulären mot automatiska och otillåtna inskick. Tjänsten aktiveras när du först väljer ett formulärfält.

Cloudflare bedömer signaler som IP-adress, webbläsarinformation och anslutningsegenskaper för att skilja människor från automatiska anrop. Cloudflare är vårt personuppgiftsbiträde för formulärskyddet och behandlar också signalerna som självständigt ansvarig för att utveckla sina detekteringssystem.

Grunden är vårt berättigade intresse att skydda kommunikationskanalerna (art. 6.1 f GDPR). För strikt nödvändig enhetsåtkomst gäller § 25.2 nr 2 TDDDG. Vi använder inte den extra kakbaserade funktionen ”Pre-Clearance”.

I ”Starta ett projekt” beskriver du ditt projekt. Vi behandlar valda tjänster, projektfas, beskrivning och kontaktuppgifter för ett svar.

Företag, land, budget, tidpunkt, webbadress och begäran om sekretessavtal är frivilliga. Obligatoriska kontaktuppgifter beror på svarsvägen. Föreslaget land och språk kan ändras före sändning.

Frivilliga bilagor skickas med förfrågan till teamet som e-postbilagor. Webbplatsen skapar ingen permanent fillagring för dem.

För att fortsätta efter omladdning sparar vi steg och ifyllda uppgifter i webbläsarens sessionslagring, utan filer eller samtyckesförklaringar. Utkastet återställs endast inom 24 timmar efter senaste sparandet och tas bort efter lyckad sändning eller en ny förfrågan.

E-post och skräppostskydd följer rutinerna för kontaktformuläret.

Kontakt- och projektuppgifter samt bekräftelsens tidpunkt och version överförs till CRM. Där registreras bara antalet filer. Frister för kontaktförfrågningar gäller för överföring och tekniska loggar.

Väljer du återuppringning av Lyra registrerar vi ditt separata samtycke och startar återuppringningen. Se nästa avsnitt.

Förfrågningar om avtal med dig grundas på art. 6.1 b GDPR. Företräder du ett företag gäller vårt berättigade intresse att inleda och hantera affärsrelationen (art. 6.1 f). Det lokala utkastet låter dig fortsätta det begärda formuläret (§ 25.2 nr 2 TDDDG).

Utan uppdrag raderas förfrågan och filer inom 30 dagar efter avslutad handläggning. Nödvändiga kunduppgifter sparas under affärsrelationen med förbehåll för lagkrav och rättsliga anspråk.

I formuläret ”Starta projekt” kan du välja ”Lyra ringer”. Då ringer Lyra, vår AI-telefonassistent, upp dig på det angivna numret och frågar om ditt projekt. Du pratar då med en AI, inte med en människa. Samtalet sker bara om du samtycker till det i formuläret.

Lyra försöker nå dig upp till tre gånger. Hon talar turkiska om du väljer turkiska som samtalsspråk eller skickar förfrågan från vår turkiska sida, tyska om du väljer tyska, och annars engelska.

För samtalet behandlar vi ditt telefonnummer, ditt namn, önskat samtalsspråk, dina uppgifter från formuläret och samtalets innehåll.

Samtalet spelas inte in som ljud. AI-assistentens leverantör skriver ned det. Vårt team får utifrån det en skriftlig sammanfattning och de uppgifter som registrerades i samtalet som en post i vårt CRM. Vår överföringstjänst sparar inte utskriften. Leverantören bevarar utskriften och uppgifterna om samtalet i 30 dagar.

Samtyckesbevis med version, tidpunkt och ett pseudonymiserat kontrollvärde av telefonnumret sparas fem år. Samtalsstatus, tider för försök och tekniska referenser raderas 90 dagar efter avslut.

Om du inte vill bli uppringd förs numret på en spärrlista tills CRM-posten tas bort. Överföringstjänsten sparar bara ett pseudonymiserat kontrollvärde. Grunden är vårt berättigade intresse att varaktigt respektera din önskan (art. 6.1 f GDPR).

Rättslig grund är ditt samtycke (artikel 6.1 a GDPR). Du kan när som helst återkalla det med verkan för framtiden, till exempel via e-post till datenschutz@ases.app eller i samtalet. Samtalet kan du när som helst avsluta.

Lyra är en AI-assistent som besvarar frågor om ASES och hjälper dig att beskriva ditt projekt. Användningen är frivillig. Du kan också kontakta oss via e-post eller telefon.

När chatten öppnas kontaktas först vår assistentserver. Anslutningen till AI-leverantören ElevenLabs skapas först när du skickar ett meddelande eller startar ett röstsamtal.

För dialogen behandlas dina meddelanden, det valda språket och tekniska anslutningsuppgifter. Om du fortsätter en befintlig konversation eller växlar mellan chatt och röstsamtal kan det tidigare samtalsinnehållet överföras som kontext till respektive AI-agent.

Om du använder en aktiverad röstfunktion behandlas ljuddata. För åtkomst till mikrofonen behöver din webbläsare ditt tillstånd. Ett inspelat röstmeddelande överförs via vår assistentserver till ElevenLabs för omvandling till text; den igenkända texten behandlas sedan i chatten. Vid ett röstsamtal i realtid överförs ljuddata direkt via anslutningen till AI-leverantören.

Om du skickar en fil i chatten vidarebefordras den via vår assistentserver till ElevenLabs och kopplas till konversationen. Filens innehåll, filnamnet och tekniska filuppgifter behandlas. Skicka bara information som behövs för din förfrågan, och inga inloggningsuppgifter eller särskilt känsliga personuppgifter.

Webbläsaren sparar de senaste 50 avslutade meddelandena med tids- och filinformation i sessionslagring, utan fil- eller ljudinnehåll. ”Nytt samtal” raderar den lokala historiken, inte uppgifter hos leverantören.

ElevenLabs sparar meddelanden, utskrifter och filer i 90 dagar. Livesamtal sparas inte som ljudinspelningar. Ljudfiler från röstmeddelanden omfattas av ElevenLabs separata lagringsvillkor. Vår servers tekniska loggar innehåller inget meddelande- eller filinnehåll och raderas efter sju dagar.

Svar på frågor bygger på vårt berättigade intresse av tillgänglig kommunikation (art. 6.1 f GDPR). Vid förberedelse av avtal med dig gäller art. 6.1 b. Lokal historik låter dig fortsätta chatten (§ 25.2 nr 2 TDDDG). ElevenLabs behandlar uppgifter i USA och via underbiträden; garantierna finns i mottagaröversikten.

E-post

När du mejlar oss behandlar vi avsändar- och kontaktuppgifter, meddelande och bilagor för att hantera ärendet.

Företagets brevlådor använder Google Workspace. E-postinnehåll och anslutningsuppgifter kan behandlas utanför EU. Leverantör och skyddsåtgärder finns i mottagaröversikten.

Telefon

Lyra, vår AI-telefonassistent, besvarar samtal. Vill du tala med teamet kan du be Lyra om personlig återkoppling eller mejla oss.

Vi behandlar det överförda telefonnumret och uppgifter från samtalet. Ingen ljudinspelning sparas. AI-leverantören skapar en utskrift som sparas i 30 dagar. Teamet får en sammanfattning och en CRM-post.

Vi använder ElevenLabs för AI-assistans och Telnyx för telefonanslutningen. Telnyx behandlar också nummer, tidpunkter och längd som självständig teleoperatör. Behandling i USA är möjlig.

WhatsApp

WhatsApp-länken ansluter först när den öppnas. Leverantör i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet är WhatsApp Ireland Limited.

I våra WhatsApp Business-kanaler behandlar vi telefonnummer, profilnamn, meddelanden och filer. WhatsApp och andra Meta-företag behandlar även anslutnings- och användningsuppgifter som självständigt ansvariga.

WhatsApps egen integritetspolicy och villkor gäller för dess behandling, inklusive möjliga överföringar utanför EES. Du kan också kontakta oss via e-post eller telefon.

För att inleda eller genomföra ett avtal med dig är artikel 6.1 b GDPR den rättsliga grunden. Allmänna förfrågningar och kommunikationen med kontaktpersoner hos företag behandlar vi på grundval av vårt berättigade intresse av att hantera respektive ärende (artikel 6.1 f GDPR).

Förfrågningar utan uppdrag, inklusive e-post, WhatsApp-meddelanden och samtalsanteckningar, raderas inom 30 dagar efter handläggningen. Allmänna regler gäller för kundhandlingar, lagkrav och rättsliga anspråk.

Vi sparar information i webbläsaren för att tillämpa dina inställningar och fortsätta påbörjade aktiviteter. Tabellen visar webbplatsens kakor och lagringsposter, syften och lagringstider.

I den mån en lagringspost är absolut nödvändig för en funktion som du uttryckligen har begärt gäller § 25.2 nr 2 i TDDDG. En därmed förbunden behandling av personuppgifter grundar sig särskilt på vårt berättigade intresse av att tillhandahålla den begärda funktionen (artikel 6.1 f GDPR). För annan åtkomst till din enhet krävs ditt samtycke enligt § 25.1 i TDDDG; den efterföljande behandlingen av personuppgifter grundar sig då på artikel 6.1 a GDPR.

Lagrade poster kan du när som helst radera i webbläsarens inställningar.

Bilder i våra publikationer levereras via Cloudflare, som behandlar IP-adress och tekniska anslutningsuppgifter vid laddning. Filerna lagras i EU; leveransen sker genom leverantörens globala nätverk.

Rättslig grund är vårt berättigade intresse av att leverera bilder snabbt och pålitligt (artikel 6.1 f GDPR).

Våra kontrollverktyg behandlar dina filer, domäner eller webbadresser på vår Hetzner-server i Tyskland för att skapa önskat resultat.

Kontroller görs i arbetsminnet utan permanent lagring av inmatningar eller filer. Beroende på verktyget hämtas offentliga DNS-poster, webbplatsen och mätvärden från Google Chrome UX Report. Endast den kontrollerade adressen skickas till Google. Tekniska loggar innehåller förkortad IP, utan kontrollerade adresser, filnamn eller innehåll, och raderas efter sju dagar.

Webbplatskontrollen visar rapporten i webbläsaren utan att kräva e-postadress eller skicka rapporten via e-post.

Rättslig grund är vårt berättigade intresse av att tillhandahålla de verktyg som du öppnar och skydda dem mot missbruk (artikel 6.1 f GDPR).

Våra profiler på LinkedIn, Instagram, TikTok och YouTube nås genom vanliga länkar. Visningen skickar inga uppgifter till nätverket.

När du öppnar en länk lämnar du webbplatsen. Leverantören behandlar därefter bland annat IP-adressen enligt sin egen integritetspolicy.

Hur länge vi sparar uppgifter

Personuppgifter sparas bara så länge ändamålet kräver. Särskilda tider anges vid varje tjänst. Lagstadgade handlingar sparas normalt sex år för affärskorrespondens, åtta år för bokföringsunderlag och tio år för böcker och årsredovisningar (§ 257 HGB och § 147 AO). Längre lagring kan behövas för rättsliga anspråk. Därefter raderas uppgifterna. Lagstadgad lagring grundas på art. 6.1 c GDPR; skydd av rättsliga anspråk på art. 6.1 f.

Vem får uppgifter

Leverantörerna nedan stödjer webbplatsen och kommunikationen. Behandling för vår räkning sker enligt avtal enligt art. 28 GDPR. Egna ändamål beskrivs i respektive avsnitt. Inom företaget har bara de som handlägger ärendet tillgång.

Behandling utanför EES

Vissa leverantörer behandlar uppgifter utanför EES, främst i USA. Garantierna i tabellen gäller: beslut om adekvat skyddsnivå, inklusive EU-US Data Privacy Framework för certifierade amerikanska företag (art. 45 GDPR), eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler (art. 46.2 c). Information och kopior av garantierna kan begäras via datenschutz@ases.app.

Under de förutsättningar som lagen anger har du följande rättigheter:

• Tillgång till information om huruvida och vilka personuppgifter vi behandlar om dig, inklusive en kopia av uppgifterna (artikel 15 GDPR)
• Rättelse av felaktiga och komplettering av ofullständiga personuppgifter (artikel 16 GDPR)
• Radering av dina personuppgifter, i den mån det inte finns några lagliga skäl för fortsatt lagring (artikel 17 GDPR)
• Begränsning av behandlingen (artikel 18 GDPR)
• Att få de uppgifter du har tillhandahållit i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt i förekommande fall att få dem överförda till en annan personuppgiftsansvarig, om behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal och sker automatiserat (artikel 20 GDPR)
• Invändning mot behandlingen (artikel 21 GDPR)
• Återkallelse av ditt samtycke med verkan för framtiden. Lagligheten i den behandling som grundades på samtycket före återkallelsen påverkas inte (artikel 7.3 GDPR)

Du kan utöva dina rättigheter utan formkrav via datenschutz@ases.app eller postadressen ovan. Vi svarar normalt inom en månad och informerar om en lagligen tillåten förlängning behövs.

Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen kan du lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet för dataskydd (artikel 77 GDPR). Behörig för ASES är Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen (delstaten Bremens tillsynsmyndighet för dataskydd och informationsfrihet): Georgstraße 122–124, 27570 Bremerhaven, Tyskland; e-post: office@datenschutz.bremen.de; webbplats: www.datenschutz.bremen.de.

Du kan särskilt också vända dig till tillsynsmyndigheten där du har din vanliga vistelseort, där du arbetar eller där den påstådda överträdelsen skedde.

Skyldighet att lämna uppgifter

För att besöka webbplatsen behöver du inte lämna några kontaktuppgifter. Tekniska anslutningsuppgifter krävs dock för att sidan ska kunna hämtas. Det är frivilligt att använda våra kontaktmöjligheter. Utan de uppgifter som krävs för den önskade kontaktvägen kan vi eventuellt inte besvara din förfrågan.

Automatiserade beslut

Vi använder inga helt automatiserade beslut på den här webbplatsen som har rättslig verkan för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig (artikel 22 GDPR). Automatiserade kontroller mot skräppost skyddar formulären. Oberoende av det kan du nå oss via de angivna kontaktvägarna.

Ändringar

Vi anpassar den här integritetspolicyn när webbplatsen, våra leverantörer eller rättsläget ändras. Datumet ”Senast uppdaterad” i början av sidan visar den senaste ändringen.