Dubbele klantrecords vóór een gegevensmigratie beoordelen

Bepaal vóór een gegevensmigratie welke records dezelfde klant voorstellen. Een gelijke bedrijfsnaam is een zoekaanwijzing, maar bevestigt nog niet dat het om dezelfde organisatie gaat. Een nieuw adres kan bij een bestaande klant horen; twee gelijknamige bedrijven kunnen afzonderlijke klanten blijven.

Microsoft Dataverse onderscheidt mogelijke duplicaten van de latere samenvoeging. Welke velden een treffer veroorzaken, hangt af van de ingestelde regels. Een zoekactie op gelijkenis vervangt daarom niet uw inhoudelijke beslissing over de koppeling.

Onderscheid drie records met gecontroleerde identiteiten

Dit voorbeeld is volledig fictief. Alle drie bronrecords heten Beispiel Technik GmbH. De organisatiereferenties zijn voor het voorbeeld al inhoudelijk gecontroleerd; het zijn geen officiële identificaties. Ook de verhuizing van de organisatie van het oude Nordweg-adres naar Parkweg is bevestigd. De tabel beschrijft verwachte migratiebeslissingen, geen resultaten van een uitgevoerde import.

De eerste twee regels blijven ondanks dezelfde naam gescheiden. De eerste en derde horen ondanks verschillende adressen bij elkaar. In het voorbeeld wordt Parkweg 6 het actuele adres van klant K-900. Daardoor mag een eerder afleveradres op een bestaande order niet stilzwijgend veranderen.

Leg bewijs en onzekere gevallen vóór de import vast

Laat de koppeling toetsen aan geschikte, binnen het project geaccepteerde gegevens die de identiteit van de klant onderbouwen. Betrouwbare referenties en herleidbare stamgegevensdocumentatie kunnen daarbij helpen. De identificaties in de tabel staan voor het resultaat van die controle. Ze mogen niet zomaar uit de gelijkende naam worden afgeleid.

Zonder betrouwbaar bewijs blijft de koppeling open. Leg mogelijke treffers, de reden voor uitzoekwerk en de verantwoordelijke rol vast. Een nieuw record vereist een bevestigde beslissing over de klant; het mag ontbrekende identiteitscontrole niet omzeilen. Samenvoegen kan ook gekoppelde records raken: controleer de concrete productfunctie vóór gebruik.

Blijf de bevestigde koppeling gebruiken

Bewaar de verbinding tussen bron en doel zodat een latere overname hetzelfde record herkent. In ons ontwerp vormt (sourceSystem, sourceId) de unieke bronreferentie. Die wordt verbonden met de bevestigde doelidentificatie. De veldnamen beschrijven ons voorbeeld, niet de Dataverse-API.

Dataverse documenteert alternatieve sleutels op basis van een unieke combinatie van kolomwaarden. Bepaal bij de technische voorcontrole welke sleutels en beperkingen uw systemen werkelijk ondersteunen. Een koppeloverzicht dwingt op zichzelf geen uniciteit in het doelsysteem af.

Controleer ook herhaling en relaties

Neem de voorbeeldgegevens eerst over in een geschikte testomgeving. Controleer de twee gescheiden doelklanten, de gedeelde koppeling voor de verhuisde organisatie en het actuele adres. Bied daarna dezelfde bronreferenties opnieuw aan: er mag geen extra klant ontstaan.

Controleer ook aan welke doelklant de overgenomen orders zijn gekoppeld en of historische documentadressen behouden blijven. Verandert een bevestigde koppeling later, beoordeel de gevolgen voor bestaande relaties dan afzonderlijk.

Bronnen

• Microsoft — Detect duplicate records and merge

• Microsoft — Define alternate keys