Documenten in het portaal vinden met concrete zoektaken

Een goede portaalzoekfunctie brengt een gebruiker van een vraag naar het passende document waarvoor die persoon leesrechten heeft. Controleer dat proces met concrete taken voordat u meer zoekfuncties laat bouwen. Een duidelijkere bestandsnaam helpt bij de oriëntatie; de juiste uitleg vinden en openen hangt ook af van inhoud, zoekgegevens en toegangsrechten.

Leg drie documenten en de verwachte resultaten vast

Het volgende portaal en de documenten zijn fictief. De tabel beschrijft verwachtingen voor de acceptatie, geen gemeten zoekresultaten. In het voorbeeld heet de leesrol reader en de rol voor projectbeheer admin.

Elk bestand bevat de bijbehorende uitleg. De titel moet de inhoud juist beschrijven. Een bevoegde persoon moet vanuit het resultaat naar de actuele uitleg kunnen gaan; een titel die erop lijkt, voltooit de taak niet.

Controleer wat werkelijk doorzoekbaar is

De zoekindex is de voor zoeken voorbereide gegevensverzameling. Bepaal welke velden daarin staan: bestandsnaam, zichtbare titel, trefwoorden, taal en documenttekst kunnen verschillende taken hebben. Controleer bij een geïmporteerd bestand of de benodigde tekst werkelijk doorzoekbaar is. De aanwezigheid van een PDF bewijst dat nog niet.

Voeg termen toe die gebruikers voor dezelfde taak gebruiken. In het voorbeeld kan ‘CSV downloaden’ naar ‘Rapport als CSV exporteren’ leiden. Beheer zulke koppelingen vanuit de taken. ‘Exporteren’ en ‘Verwijderen’ mogen niet als gelijkwaardig gelden alleen omdat beide over een ‘rapport’ gaan.

Microsoft beschrijft synoniemkoppelingen als uitbreiding van zoekopdrachten. Geschikte regels hangen af van taal en vaktermen. Test ook zoekopdrachten waarvan de resultaten door een uitbreiding minder relevant kunnen worden. Een Duits begrippenpaar is nog geen geteste Franse zoekregel.

Neem rechten en updates mee in het zoekproces

Beperk de resultaten vóór weergave tot toegestane documenten. In het voorbeeld mag de rol reader het document D-13 niet ontdekken via een resultaat, titel, voorvertoning of afgeleide aantallen resultaten. Ook direct openen vereist een toegangscontrole. Microsofts documentatie beschrijft onder meer beveiligingsfilters die de toepassing meestuurt; de uitvoering hangt af van uw platform.

Spreek af wanneer gewijzigde tekst, nieuwe versies en ingetrokken rechten doorwerken in de zoekfunctie en caches. Een actuele titel boven een verouderde tekstindex kan nog steeds naar de verkeerde uitleg leiden. Na intrekking van rechten mag een eerder opgeslagen resultaat geen beschermde inhoud meer openen of tonen.

Voer de acceptatie uit als een volledige taak

Probeer de drie zoekopdrachten met de bedoelde rollen. Leg opdracht, rol, documentversie, verwacht resultaat en werkelijk resultaat vast. Open het document en controleer of het de benodigde stappen uitlegt. Voeg een ongeschikte zoekterm toe, een controle met beperkte toegang en een herhaling na een documentwijziging of intrekking van rechten.

Mislukt een geval, benoem de oorzaak dan zo concreet mogelijk: ontbrekende tekst in de index, ongeschikte termkoppeling, verkeerde rangschikking, een verouderde versie of een foutieve toestemming. Het ontwikkelteam krijgt daarmee een controleerbare wijziging in plaats van de algemene opdracht ‘maak de zoekfunctie beter’.

Bronnen

• Microsoft — Search synonyms

• Microsoft — Document-level access control