Software estándar o a medida: pruebe el mismo proceso

Compruebe primero si su software actual puede resolver el proceso decisivo. Para comparar un producto nuevo y un desarrollo a medida, hay que evaluar las mismas reglas, datos y excepciones. Una presentación general de la interfaz no permite comprobarlo.

El caso de prueba: cambia una solicitud de gastos

Una empresa ficticia recibe la solicitud R-17 por 180 EUR. Debe aprobarla el responsable; a partir de 250 EUR también interviene finanzas. Es una regla interna inventada para el ejemplo, no un umbral fiscal. Después de la aprobación, el importe pasa a 320 EUR. La autorización anterior no debe cubrir automáticamente la nueva cantidad.

Se necesitan la solicitud, el importe, el justificante, el solicitante, la persona que aprueba y el estado de tramitación. Utilice nombres y justificantes ficticios. Pida una demostración del caso normal y de estas excepciones:

Las mismas condiciones para cada solución

Empiece por el módulo de su ERP actual. Después pruebe un producto estándar adecuado, incluida la conexión con el ERP que necesite. Distinga en ambos qué funciona, qué requiere configuración y qué exige desarrollo adicional.

El desarrollo a medida comienza como una propuesta con alcance definido. Las funciones aún no construidas siguen pendientes de demostración. Un boceto no tiene el mismo valor probatorio que una prueba superada.

Un ejemplo de resultados completos

En un registro de pruebas totalmente ficticio, la opción A del sistema existente supera los cuatro casos tras configurar al sustituto. La opción B, un producto adicional, resuelve el caso normal, pero conserva la aprobación anterior al llegar a 320 EUR. También anuncia éxito con el servicio presupuestario caído. Son resultados ilustrativos, no afirmaciones sobre proveedores reales.

Para esta empresa de ejemplo, A sigue siendo candidata. En B debe aclararse si los dos fallos se corrigen con configuración o con una adaptación. La nueva prueba y el trabajo adicional deben incluirse en la oferta. Una interfaz más cómoda no resuelve las reglas de negocio pendientes.

Comparar el coste del mismo alcance

Evalúe la puesta en marcha, migración, conexión ERP, cuotas, operación, mantenimiento y un cambio posterior durante el mismo periodo, por ejemplo tres años. Anote las hipótesis sobre usuarios y modificaciones futuras. El Service Standard de GOV.UK también relaciona la elección tecnológica con el coste total y la posibilidad de cambiar de solución.

Si el módulo existente cumple las reglas necesarias, puede bastar con implantarlo. Si un caso importante queda sin resolver en todos los productos probados, descríbalo para delimitar una extensión concreta o una aplicación a medida. Así, la decisión de desarrollar responde a una necesidad verificable.

Fuentes

• GOV.UK: Choose the right tools and technology