Digitalisering kan begynde med en klar arbejdsregel

Beskriv uklarheden før værktøjet

Et team søger et nyt projektværktøj, fordi ingen pålideligt kan sige, hvilket produktbillede der er indholdsmæssigt godkendt til shoppen. Flere statusfelter hjælper først, når det er klart, hvem der må beslutte, og hvilken filversion beslutningen gælder.

GOV.UK Service Manual anbefaler at undersøge problemet før en på forhånd valgt løsning. Overført til en virksomhed anbefaler vi at beskrive den manglende arbejdsregel, før den flyttes til en ny grænseflade.

Eksempel: gør først samme forløb klarere

Situationen og de foreslåede regler er helt opdigtede. Teamet har allerede en fælles opgave med filhenvisninger og statusfelter.

Det praktiske spørgsmål er, om en stedfortræder uden søgning i private mailforløb kan se, hvilken fil der er indholdsmæssigt godkendt og af hvem. Det gør det muligt at planlægge et lille prøveforløb. Se efter, om der stadig opstår spørgsmål, modstridende tilstande eller ekstra kopier. En aftalt regel beviser ikke, at den virker i hverdagen.

Hvornår yderligere teknik bliver nødvendig

Det eksisterende værktøj kan være nok til et overskueligt forløb. Det kan være uegnet, hvis nødvendige adgangsrettigheder, sporbare ændringer, større mængder eller integrationer mangler. Beskriv da manglen konkret, og vurder et nyt værktøj ud fra den.

GOV.UK-vejledningen om brugerbehov omfatter også drift, support og senere integrationer. Spørg derfor også dem, der træder til, løser fejl eller fortsat skal drive forløbet. Beslutningen for eller imod software bør bygge på disse krav. Et klart ansvar er stadig nødvendigt efter et værktøjsskifte.

Kilder

• GOV.UK: How the discovery phase works

• GOV.UK: Define user needs