Privatlivspolitik

Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) er:

Spørgsmål og anmodninger om dine rettigheder kan sendes til datenschutz@ases.app eller postadressen ovenfor med angivelsen »Datenschutz«.

Når du besøger hjemmesiden, behandler vi IP-adresse, tidspunkt og destination for anmodningen samt browser- og enhedsoplysninger. Det er nødvendigt for at vise sider, rette fejl og beskytte mod misbrug. Hetzner Online GmbH hoster hjemmesiden i Tyskland.

Vi bruger Cloudflare til levering og beskyttelse af hjemmesiden og opslag af domænenavnet (DNS). Cloudflare behandler trafikken, herunder forbindelsesdata og indsendt formularindhold. Behandling uden for EU er mulig; modtagere og garantier fremgår nedenfor.

Overførslen mellem browseren, Cloudflare og vores server er krypteret.

Retsgrundlaget er vores legitime interesse i en sikker, stabil og hurtig hjemmeside (art. 6, stk. 1, litra f, i GDPR).

Googles adgangslog slettes efter 30 dage. Cloudflare gemmer ingen permanente anmodningslogge for hjemmesiden; sikkerhedshændelser gemmes højst 31 dage og videresendelsestjenestens logge syv dage. IP-adresser til begrænsning af søgninger behandles kun midlertidigt i hukommelsen.

I kontaktformularen behandler vi navn, e-mailadresse, emne, besked, sprog og ønsket svarform. Ved et telefonisk svar er telefonnummeret også nødvendigt.

Virksomhed og land er frivillige. Formularen foreslår land og sprog ud fra browserindstillingerne; du kan ændre dem før afsendelse. Forslagene dannes på din enhed og sendes først med henvendelsen.

Henvendelsen når vores team via e-mail. Vi bruger Amazon SES i Frankfurt am Main til afsendelse og modtagelsesbekræftelser og Google Workspace til virksomhedens postkasser.

Henvendelse og kontaktoplysninger overføres til vores kundesystem (CRM) til behandling og opfølgning. Vi driver selv Odoo på en Hetzner-server i Tyskland. Tidspunkt og version af din bekræftelse i formularen registreres også.

Midlertidige henvendelser slettes efter levering til CRM eller team; henvendelser, som ikke kan leveres, senest efter 30 dage. Tekniske reference- og statusdata, eventuelt med en pseudonymiseret kontrolværdi af telefonnummeret, slettes 90 dage efter afslutningen.

Tekniske fejllogge indeholder hverken navne, telefonnumre eller beskedindhold. De indeholder en forkortet IP-adresse og slettes senest efter syv dage.

For så vidt din henvendelse tjener til indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt med dig, er art. 6, stk. 1, litra b, i GDPR retsgrundlaget. Generelle henvendelser og henvendelser på vegne af en virksomhed behandler vi på grundlag af vores legitime interesse i forretningskommunikationen (art. 6, stk. 1, litra f, i GDPR).

Henvendelser uden ordre slettes, også i CRM, inden for 30 dage efter færdigbehandling. Nødvendige kundedata gemmes under forretningsforholdet. Lovpligtig opbevaring og sikring af retskrav gælder fortsat.

Cloudflare Turnstile beskytter formularerne mod automatiske og misbrugende indsendelser. Tjenesten aktiveres første gang, du vælger et formularfelt.

Cloudflare vurderer signaler som IP-adresse, browseroplysninger og forbindelsesegenskaber for at skelne mennesker fra automatiske anmodninger. Cloudflare er vores databehandler ved formularbeskyttelsen og behandler også signalerne som selvstændig dataansvarlig for at udvikle sine registreringssystemer.

Grundlaget er vores legitime interesse i at beskytte kommunikationskanalerne (art. 6, stk. 1, litra f GDPR). Strengt nødvendig adgang til enheden er omfattet af § 25, stk. 2, nr. 2 TDDDG. Vi bruger ikke den ekstra cookie-baserede funktion »Pre-Clearance«.

I »Start et projekt« beskriver du dit projekt. Vi behandler valgte ydelser, projektfase, beskrivelse og kontaktoplysninger til et svar.

Virksomhed, land, budget, tidspunkt, webadresse og ønske om fortrolighedsaftale er frivillige. Påkrævede kontaktoplysninger afhænger af svarformen. Land og sprog kan ændres før afsendelse.

Frivilligt vedhæftede filer sendes med forespørgslen til teamet som e-mailbilag. Hjemmesiden opretter ikke permanent fillagring til dem.

Så du kan fortsætte efter genindlæsning, gemmer vi trin og indtastninger i browserens sessionslager uden filer og samtykkeerklæringer. Kladden gendannes kun inden for 24 timer efter seneste lagring og fjernes efter afsendelse eller ved en ny forespørgsel.

E-mail og spambeskyttelse følger procedurerne for kontaktformularen.

Kontakt- og projektdata samt bekræftelsens tidspunkt og version overføres til CRM. Kun antallet af filer registreres dér. Fristerne for kontakthenvendelser gælder for overførsel og tekniske logge.

Vælger du et opkald fra Lyra, registrerer vi dit særskilte samtykke og iværksætter opkaldet. Se næste afsnit.

Forespørgsler om en aftale med dig behandles efter art. 6, stk. 1, litra b GDPR. Handler du for en virksomhed, gælder vores legitime interesse i at indlede og administrere forholdet (litra f). Den lokale kladde lader dig fortsætte formularen (§ 25, stk. 2, nr. 2 TDDDG).

Uden ordre slettes forespørgsel og filer inden for 30 dage efter færdigbehandling. Nødvendige kundedata gemmes under forretningsforholdet med forbehold for lovpligtig opbevaring og retskrav.

I formularen »Start et projekt« kan du vælge »Lyra ringer«. Så ringer Lyra, vores AI-telefonassistent, til dig på det angivne nummer og spørger ind til dit projekt. Du taler med en AI, ikke med et menneske. Opkaldet sker kun, hvis du giver dit samtykke til det i formularen.

Lyra forsøger op til tre gange at få fat i dig. Hun taler tyrkisk, hvis du vælger tyrkisk som samtalesprog eller sender henvendelsen fra vores tyrkiske side, tysk, hvis du vælger tysk, og ellers engelsk.

Til opkaldet behandler vi dit telefonnummer, dit navn, det ønskede samtalesprog, dine oplysninger fra formularen og indholdet af samtalen.

Samtalen optages ikke som lyd. Udbyderen af AI-assistenten skriver den ned. Vores team modtager ud fra det et skriftligt resumé og de oplysninger, der er registreret i samtalen, som en post i vores CRM. Vores overførselstjeneste gemmer ikke udskriften. Udbyderen opbevarer udskriften og oplysningerne om samtalen i 30 dage.

Samtykkebevis med version, tidspunkt og en pseudonymiseret kontrolværdi af telefonnummeret gemmes i fem år. Opkaldsstatus, forsøgstidspunkter og tekniske referencer slettes 90 dage efter afslutningen.

Ønsker du ikke flere opkald, føres nummeret på en spærreliste, indtil CRM-posten fjernes. Overførselstjenesten gemmer kun en pseudonymiseret kontrolværdi. Grundlaget er vores legitime interesse i varigt at respektere dit ønske (art. 6, stk. 1, litra f GDPR).

Retsgrundlaget er dit samtykke (art. 6, stk. 1, litra a, i GDPR). Du kan til enhver tid trække det tilbage med virkning for fremtiden, for eksempel pr. e-mail til datenschutz@ases.app eller i samtalen. Samtalen kan du til enhver tid afslutte.

Lyra er en AI-assistent, der besvarer spørgsmål om ASES og hjælper dig med at beskrive dit projekt. Brugen er frivillig. Du kan også kontakte os pr. e-mail eller telefon.

Når chatten åbnes, kontaktes først vores assistentserver. Forbindelsen til AI-leverandøren ElevenLabs oprettes først, når du sender en besked eller starter en talesamtale.

Til dialogen behandles dine beskeder, det valgte sprog og tekniske forbindelsesdata. Hvis du fortsætter en eksisterende samtale eller skifter mellem chat og stemmesamtale, kan det hidtidige samtaleindhold blive overført som kontekst til den pågældende AI-agent.

Hvis du bruger en aktiveret stemmefunktion, behandles lyddata. Til adgang til mikrofonen kræver din browser din tilladelse. En optaget talebesked overføres via vores assistentserver til ElevenLabs til omdannelse til tekst; den genkendte tekst behandles derefter i chatten. Ved en live-stemmesamtale overføres lyddataene direkte via forbindelsen til AI-leverandøren.

Hvis du sender en fil i chatten, videresendes den via vores assistentserver til ElevenLabs og knyttes til samtalen. Der behandles filens indhold, filnavnet og tekniske filoplysninger. Send kun oplysninger, der er nødvendige for din henvendelse, og ingen adgangsdata eller særligt følsomme personoplysninger.

Browseren gemmer de seneste 50 afsluttede beskeder med tids- og filoplysninger i sessionslageret uden fil- eller lydindhold. »Ny samtale« sletter den lokale historik, ikke data hos leverandøren.

ElevenLabs gemmer beskeder, udskrifter og filer i 90 dage. Livesamtaler gemmes ikke som lydoptagelser. Lydfiler fra talebeskeder følger ElevenLabs’ særskilte opbevaringsvilkår. Vores servers tekniske logge indeholder ikke besked- eller filindhold og slettes efter syv dage.

Besvarelse bygger på vores legitime interesse i tilgængelig kommunikation (art. 6, stk. 1, litra f GDPR). Ved forberedelse af en aftale med dig gælder litra b. Lokal historik lader dig fortsætte chatten (§ 25, stk. 2, nr. 2 TDDDG). ElevenLabs behandler data i USA og via underdatabehandlere; garantierne står i modtageroversigten.

E-mail

Når du skriver til os, behandler vi afsender- og kontaktoplysninger, besked og bilag for at håndtere henvendelsen.

Vores virksomhedspostkasser bruger Google Workspace. E-mailindhold og forbindelsesdata kan behandles uden for EU. Leverandør og garantier fremgår af modtageroversigten.

Telefon

Lyra, vores AI-telefonassistent, besvarer opkald. Vil du tale med teamet, kan du bede Lyra om en personlig tilbagemelding eller sende en e-mail.

Vi behandler det overførte telefonnummer og samtaleoplysningerne. Der gemmes ingen lydoptagelse. AI-leverandøren laver en udskrift og gemmer den i 30 dage. Teamet får et resumé og en CRM-post.

Vi bruger ElevenLabs til AI-assistance og Telnyx til telefonforbindelsen. Telnyx behandler også numre, tidspunkter og varighed som selvstændig teleudbyder. Behandling i USA er mulig.

WhatsApp

WhatsApp-linket opretter først forbindelse, når det åbnes. Leverandør i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde er WhatsApp Ireland Limited.

På vores WhatsApp Business-kanaler behandler vi telefonnummer, profilnavn, beskeder og filer. WhatsApp og andre Meta-virksomheder behandler også forbindelses- og brugsdata som selvstændige dataansvarlige.

WhatsApps egen privatlivspolitik og vilkår gælder for tjenestens behandling, herunder mulige overførsler uden for EØS. Du kan også kontakte os via e-mail eller telefon.

For indledning eller opfyldelse af en kontrakt med dig er art. 6, stk. 1, litra b, i GDPR retsgrundlaget. Generelle henvendelser og kommunikationen med kontaktpersoner i virksomheder behandler vi på grundlag af vores legitime interesse i at behandle det pågældende ærinde (art. 6, stk. 1, litra f, i GDPR).

Henvendelser uden ordre, herunder e-mails, WhatsApp-beskeder og samtalenoter, slettes inden for 30 dage efter færdigbehandling. De generelle regler gælder for kundedokumenter, lovkrav og retskrav.

Vi gemmer oplysninger i browseren for at anvende dine valg og fortsætte påbegyndte handlinger. Tabellen viser hjemmesidens cookies og lagerposter, deres formål og varighed.

For så vidt en lagringspost er strengt nødvendig for en funktion, som du udtrykkeligt har bedt om, gælder § 25, stk. 2, nr. 2, i TDDDG. En dermed forbundet behandling af personoplysninger bygger især på vores legitime interesse i at stille den ønskede funktion til rådighed (art. 6, stk. 1, litra f, i GDPR). For anden adgang til din enhed kræves dit samtykke efter § 25, stk. 1, i TDDDG; den efterfølgende behandling af personoplysninger bygger så på art. 6, stk. 1, litra a, i GDPR.

Gemte poster kan du til enhver tid slette i din browsers indstillinger.

Billeder i vores publikationer leveres via Cloudflare, som behandler IP-adresse og tekniske forbindelsesdata ved indlæsning. Filerne lagres i EU; leveringen sker via leverandørens globale netværk.

Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at levere billeder hurtigt og pålideligt (art. 6, stk. 1, litra f, i GDPR).

Vores kontrolværktøjer behandler dine filer, domæner eller webadresser på vores Hetzner-server i Tyskland for at levere det ønskede resultat.

Kontroller udføres i hukommelsen uden permanent lagring af indtastninger eller filer. Afhængigt af værktøjet hentes offentlige DNS-poster, hjemmesiden og målinger fra Google Chrome UX Report. Kun den kontrollerede adresse sendes til Google. Tekniske logge indeholder forkortet IP, men ingen kontrollerede adresser, filnavne eller filindhold, og slettes efter syv dage.

Hjemmesidekontrollen viser rapporten i browseren uden at kræve en e-mailadresse eller sende rapporten.

Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at stille de værktøjer, du åbner, til rådighed for dig og beskytte dem mod misbrug (art. 6, stk. 1, litra f, i GDPR).

Vores profiler på LinkedIn, Instagram, TikTok og YouTube tilgås med almindelige links. Visningen af et link sender ingen data til netværket.

Når du åbner et link, forlader du hjemmesiden. Udbyderen behandler derefter blandt andet IP-adressen efter sin egen privatlivspolitik.

Hvor længe vi gemmer data

Personoplysninger gemmes kun, så længe formålet kræver det. Særlige frister står ved hvert tilbud. Lovpligtige dokumenter opbevares normalt seks år for forretningsbreve, otte år for regnskabsbilag og ti år for bøger og årsregnskaber (§ 257 HGB og § 147 AO). Længere opbevaring kan være nødvendig for retskrav. Derefter slettes data. Lovpligtig opbevaring bygger på art. 6, stk. 1, litra c GDPR; sikring af retskrav på litra f.

Hvem modtager data

Leverandørerne nedenfor understøtter hjemmesiden og kommunikationen. Behandling på vores vegne sker under aftaler efter art. 28 GDPR. Egne behandlingsformål forklares i de relevante afsnit. I virksomheden har kun personer, der håndterer sagen, adgang.

Behandling uden for EØS

Nogle leverandører behandler data uden for EØS, især i USA. Garantierne i tabellen gælder: tilstrækkelighedsafgørelser, herunder EU-US Data Privacy Framework for certificerede amerikanske virksomheder (art. 45 GDPR), eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (art. 46, stk. 2, litra c). Oplysninger og kopi af garantierne fås på datenschutz@ases.app.

Under de lovbestemte betingelser har du følgende rettigheder:

• Indsigt i, om og hvilke personoplysninger vi behandler om dig, herunder en kopi af disse oplysninger (art. 15 i GDPR)
• Berigtigelse af urigtige og fuldstændiggørelse af ufuldstændige personoplysninger (art. 16 i GDPR)
• Sletning af dine personoplysninger, for så vidt der ikke er lovbestemte grunde til yderligere opbevaring (art. 17 i GDPR)
• Begrænsning af behandlingen (art. 18 i GDPR)
• Modtagelse af de oplysninger, du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt eventuelt overførsel til en anden dataansvarlig, hvis behandlingen bygger på samtykke eller kontrakt og sker automatisk (art. 20 i GDPR)
• Indsigelse mod behandlingen (art. 21 i GDPR)
• Tilbagetrækning af dit samtykke med virkning for fremtiden. Lovligheden af den behandling, der er sket på grundlag af samtykket indtil tilbagetrækningen, berøres ikke af det (art. 7, stk. 3, i GDPR)

Du kan udøve dine rettigheder uden særlige formkrav via datenschutz@ases.app eller postadressen ovenfor. Vi svarer normalt inden for en måned og oplyser om en nødvendig, lovlig forlængelse.

Hvis du mener, at behandlingen af dine personoplysninger er i strid med databeskyttelsesreglerne, kan du klage til en databeskyttelsesmyndighed (art. 77 i GDPR). Den ansvarlige tilsynsmyndighed for ASES er databeskyttelsesmyndigheden i delstaten Bremen (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen): Georgstraße 122–124, 27570 Bremerhaven, Tyskland; e-mail: office@datenschutz.bremen.de; hjemmeside: www.datenschutz.bremen.de.

Du kan også henvende dig til tilsynsmyndigheden på dit sædvanlige opholdssted, på dit arbejdssted eller på det sted, hvor den formodede overtrædelse har fundet sted.

Pligt til at give oplysninger

For at besøge hjemmesiden skal du ikke give kontaktoplysninger. Tekniske forbindelsesdata er dog nødvendige for at hente siden. Brugen af vores kontaktmuligheder er frivillig. Uden de oplysninger, der er nødvendige for den ønskede kontaktvej, kan vi eventuelt ikke besvare din henvendelse.

Automatiske afgørelser

Vi bruger ikke på denne hjemmeside udelukkende automatiske afgørelser, der har retsvirkning for dig eller på tilsvarende måde betydeligt påvirker dig (art. 22 i GDPR). Automatiske spamtjek tjener til at beskytte formularerne. Du kan uanset det kontakte os via de angivne kontaktveje.

Ændringer

Vi tilpasser denne privatlivspolitik, når hjemmesiden, vores leverandører eller retstilstanden ændrer sig. Datoen »Sidst opdateret« øverst på siden viser den seneste ændring.