Velg den første automatiseringen: sammenlign tre oppgaver
Sammenlign e-postsortering, dokumentregistrering og dataoverføring ut fra inndata, unntak, kontroll og ansvar.
Velg en oppgave med et tydelig resultat
Et første automatiseringsforsøk krever en avgrenset oppgave: Hvilke inndata kommer inn, hvilket resultat forventes, og hvem kan vurdere om det er riktig? At arbeidet gjentas ofte, er en fordel, men er ikke nok som utvalgskriterium. Et raskt produsert resultat kan skape mye etterarbeid når opplysninger mangler eller ansvaret er uklart. Registrer derfor også dagens kontrollarbeid og typiske unntak. De nødvendige tilgangsrettighetene hører med til oppgavebeskrivelsen.
Sammenlign tre kandidater etter samme ramme
Et fiktivt servicekontor vurderer oppgavene nedenfor med dataene og ansvarsforholdene som er beskrevet her.
Kandidat | Inndata og forventet resultat | Uavklart unntak eller kontroll | Neste steg |
|---|---|---|---|
Forsortere e-post | Ulike fritekster; forslag til ansvarlig team | Blandede henvendelser og uklart ansvar krever gjennomgang | Først samle eksempler og sammenligne enkle avsenderregler med kategoriforslag |
Registrere følgesedler | Ulike skanninger; forslag til linjer og mengder | Ingen kontrollør er ennå utpekt ved manglende bestillingsreferanse | Fastsette ansvar og avklaringsvei før forsøket |
Overføre godkjente CSV-data | Faste kolonner og entydig ekstern referanse; forhåndsvisning av målverdier | Manglende obligatoriske verdier og rader som sendes på nytt, må være synlige | Begynne med en forhåndsvisning uten skrivetilgang |
Med disse antakelsene er CSV-forhåndsvisningen et fornuftig første forsøk. Tilordningen er tydelig, og den ansvarlige personen kan sammenligne kilde- og målverdier direkte. For faste kolonner kan vanlig datatilordning med validering være tilstrekkelig. Om en modell også trengs, avhenger av en konkret uløst oppgave.
Beskriv forsøket helt frem til feilhåndteringen
Fastsett hvilke felt forhåndsvisningen kan overføre, og hvordan avviste rader forblir synlige. Kontroller en passende rad, en manglende referanse, en ikke-tillatt målkunde og den samme raden sendt på nytt. Ingen av disse tilfellene skal føre til at en post opprettes i produksjonssystemet under forsøket med forhåndsvisning. Et senere skrivesteg trenger egne rettigheter, en bekreftet tilstand i målsystemet og en regel mot doble overføringer. En vist forhåndsvisning dokumenterer ikke disse egenskapene.
Vurder fortsettelsen ut fra arbeidet
Sammenlign dagens prosess med forsøket, inkludert kontroll og etterarbeid. Registrer også feil tilordninger og tilfeller som noen må avklare. Utpek en person som faktisk tar hånd om dem. Hvis forhåndsvisningen ikke gjengir nødvendige data pålitelig, eller unntakene forblir uavklarte, forbedrer du først inndata og regler. Undersøk en utvidelse når det forventede resultatet og håndteringen av avvik er tydelige.
Kilder
Les videre
Alle artikler
KI og automatisering med ASES
KI-assistenter og automatiserte prosesser