Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig for personopplysningene dine etter personvernforordningen (GDPR) er:

Spørsmål og forespørsler om rettighetene dine kan sendes til datenschutz@ases.app eller postadressen ovenfor, merket «Datenschutz».

Ved besøk behandler vi IP-adresse, tidspunkt og mål for forespørselen samt nettleser- og enhetsinformasjon. Dette er nødvendig for å vise sider, rette feil og beskytte mot misbruk. Hetzner Online GmbH drifter nettstedet i Tyskland.

Vi bruker Cloudflare til levering og beskyttelse av nettstedet og oppslag av domenenavnet (DNS). Cloudflare behandler trafikken, inkludert tilkoblingsdata og innsendt skjemainnhold. Behandling utenfor EU er mulig; mottakere og garantier står nedenfor.

Overføring mellom nettleseren, Cloudflare og serveren vår er kryptert.

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i et sikkert, stabilt og raskt nettsted (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR).

Googles tilgangslogger slettes etter 30 dager. Cloudflare lagrer ingen permanente forespørselslogger for nettstedet; sikkerhetshendelser lagres høyst 31 dager og videresendingstjenestens logger syv dager. IP-adresser for begrensning av søk behandles bare midlertidig i arbeidsminnet.

I kontaktskjemaet behandler vi navn, e-postadresse, emne, melding, språk og ønsket svarmåte. Ved telefonsvar trenger vi også telefonnummeret.

Bedrift og land er frivillig. Skjemaet foreslår land og språk ut fra nettleserinnstillingene; du kan endre dem før sending. Forslagene lages på enheten din og sendes først med henvendelsen.

Henvendelsen når teamet via e-post. Vi bruker Amazon SES i Frankfurt am Main til sending og mottaksbekreftelse og Google Workspace til bedriftens postkasser.

Vi overfører henvendelse og kontaktdata til kundesystemet vårt (CRM) for behandling og oppfølging. Vi driver selv Odoo på en Hetzner-server i Tyskland. Tidspunkt og versjon av bekreftelsen i skjemaet registreres også.

Midlertidige henvendelser slettes etter levering til CRM eller teamet; henvendelser som ikke kan leveres, senest etter 30 dager. Tekniske referanse- og statusdata, eventuelt med en pseudonymisert kontrollverdi av telefonnummeret, slettes 90 dager etter avslutning.

Tekniske feillogger inneholder ikke navn, telefonnumre eller meldingsinnhold. De inneholder en forkortet IP-adresse og slettes senest etter syv dager.

I den grad henvendelsen din tjener til å inngå eller gjennomføre en avtale med deg, er artikkel 6 nr. 1 bokstav b i GDPR behandlingsgrunnlaget. Generelle henvendelser og henvendelser på vegne av en bedrift behandler vi på grunnlag av vår berettigede interesse i forretningskommunikasjon (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR).

Henvendelser uten oppdrag slettes, også fra CRM, innen 30 dager etter ferdigbehandling. Nødvendige kundedata beholdes under forretningsforholdet. Lovpålagt oppbevaring og sikring av rettskrav gjelder fortsatt.

Cloudflare Turnstile beskytter skjemaene mot automatiske og urettmessige innsendinger. Tjenesten aktiveres første gang du velger et skjemafelt.

Cloudflare vurderer signaler som IP-adresse, nettleserdata og tilkoblingsegenskaper for å skille mennesker fra automatiske forespørsler. Cloudflare er vår databehandler for skjemabeskyttelsen og behandler også signalene som selvstendig ansvarlig for å utvikle egne deteksjonssystemer.

Grunnlaget er vår berettigede interesse i å beskytte kommunikasjonskanalene (art. 6 nr. 1 bokstav f GDPR). Strengt nødvendig enhetstilgang omfattes av § 25 andre ledd nr. 2 TDDDG. Vi bruker ikke den ekstra informasjonskapselbaserte funksjonen «Pre-Clearance».

I «Start et prosjekt» beskriver du prosjektet. Vi behandler valgte tjenester, prosjektfase, beskrivelse og kontaktdata som trengs for å svare.

Bedrift, land, budsjett, tidspunkt, nettadresse og ønske om taushetsavtale er frivillig. Påkrevde kontaktdata avhenger av svarmåten. Foreslått land og språk kan endres før sending.

Frivillig vedlagte filer sendes med forespørselen til teamet som e-postvedlegg. Nettstedet oppretter ingen permanent fillagring for dem.

For å fortsette etter en oppdatering lagrer vi trinn og utfylte data i nettleserens øktlagring, uten filer eller samtykkeerklæringer. Utkastet gjenopprettes bare innen 24 timer etter siste lagring og fjernes etter vellykket sending eller ved en ny forespørsel.

E-post og søppelpostbeskyttelse følger prosedyrene for kontaktskjemaet.

Kontakt- og prosjektdata samt tidspunkt og versjon av bekreftelsen overføres til CRM. Bare antallet filer registreres der. Fristene for kontakthenvendelser gjelder for overføring og tekniske logger.

Velger du oppringning fra Lyra, registrerer vi ditt separate samtykke og starter oppringningen. Se neste avsnitt.

Forespørsler om en avtale med deg bygger på art. 6 nr. 1 bokstav b GDPR. Representerer du en bedrift, gjelder vår berettigede interesse i å etablere og følge opp forholdet (bokstav f). Det lokale utkastet lar deg fortsette skjemaet (§ 25 andre ledd nr. 2 TDDDG).

Uten oppdrag slettes forespørsel og filer innen 30 dager etter ferdigbehandling. Nødvendige kundedata beholdes under forretningsforholdet, med forbehold for lovpålagt oppbevaring og rettskrav.

I skjemaet «Start et prosjekt» kan du velge «Lyra ringer». Da ringer Lyra, KI-telefonassistenten vår, deg på nummeret du har oppgitt, og spør om prosjektet ditt. Du snakker da med en KI, ikke med et menneske. Oppringingen skjer bare hvis du samtykker til den i skjemaet.

Lyra prøver opptil tre ganger å nå deg. Hun snakker tyrkisk hvis du velger tyrkisk som samtalespråk eller sender forespørselen fra den tyrkiske siden vår, tysk hvis du velger tysk, og ellers engelsk.

For oppringingen behandler vi telefonnummeret ditt, navnet ditt, ønsket samtalespråk, opplysningene dine fra skjemaet og innholdet i samtalen.

Samtalen tas ikke opp som lyd. Leverandøren av KI-assistenten skriver den ned. Teamet vårt får et skriftlig sammendrag av den og opplysningene som ble registrert i samtalen, som en oppføring i CRM-systemet vårt. Overføringstjenesten vår lagrer ikke utskriften. Leverandøren oppbevarer utskriften og opplysningene om samtalen i 30 dager.

Samtykkebevis med versjon, tidspunkt og en pseudonymisert kontrollverdi av telefonnummeret lagres i fem år. Samtalestatus, tidspunkter for forsøk og tekniske referanser slettes 90 dager etter avslutning.

Vil du ikke bli oppringt, føres nummeret på en sperreliste til CRM-oppføringen fjernes. Overføringstjenesten beholder bare en pseudonymisert kontrollverdi. Grunnlaget er vår berettigede interesse i å respektere ønsket ditt over tid (art. 6 nr. 1 bokstav f GDPR).

Behandlingsgrunnlaget er samtykket ditt (artikkel 6 nr. 1 bokstav a i GDPR). Du kan når som helst trekke det tilbake med virkning for fremtiden, for eksempel på e-post til datenschutz@ases.app eller i samtalen. Samtalen kan du avslutte når som helst.

Lyra er en KI-assistent som svarer på spørsmål om ASES og hjelper deg med å beskrive prosjektet ditt. Bruken er frivillig. Du kan også kontakte oss på e-post eller telefon.

Når chatten åpnes, kontaktes først assistentserveren vår. Forbindelsen til KI-leverandøren ElevenLabs opprettes først når du sender en melding eller starter en talesamtale.

For dialogen behandles meldingene dine, det valgte språket og tekniske tilkoblingsdata. Når du fortsetter en eksisterende samtale eller bytter mellom chat og talesamtale, kan det tidligere samtaleinnholdet overføres som kontekst til den aktuelle KI-agenten.

Når du bruker en aktivert talefunksjon, behandles lyddata. For tilgang til mikrofonen trenger nettleseren din tillatelsen din. En innspilt talemelding overføres via assistentserveren vår til ElevenLabs for å gjøres om til tekst; den gjenkjente teksten behandles deretter i chatten. Ved en direkte talesamtale overføres lyddataene direkte via forbindelsen til KI-leverandøren.

Når du sender en fil i chatten, videresendes den via assistentserveren vår til ElevenLabs og knyttes til samtalen. Det som behandles, er filinnholdet, filnavnet og tekniske filopplysninger. Send bare informasjon som er nødvendig for henvendelsen din, og ingen påloggingsdata eller særlig sensitive personopplysninger.

Nettleseren lagrer de siste 50 fullførte meldingene med tids- og filinformasjon i øktlagring, uten fil- eller lydinnhold. «Ny samtale» sletter den lokale historikken, ikke data hos leverandøren.

ElevenLabs beholder meldinger, utskrifter og filer i 90 dager. Direktesamtaler lagres ikke som lydopptak. Lydfiler fra talemeldinger følger ElevenLabs’ særskilte oppbevaringsvilkår. Serverens tekniske logger inneholder ikke meldings- eller filinnhold og slettes etter syv dager.

Svar på spørsmål bygger på vår berettigede interesse i tilgjengelig kommunikasjon (art. 6 nr. 1 bokstav f GDPR). Ved forberedelse av avtale med deg gjelder bokstav b. Lokal historikk lar deg fortsette chatten (§ 25 andre ledd nr. 2 TDDDG). ElevenLabs behandler data i USA og via underdatabehandlere; garantier står i mottakeroversikten.

E-post

Når du sender e-post, behandler vi avsender- og kontaktdata, melding og vedlegg for å håndtere henvendelsen.

Bedriftens postkasser bruker Google Workspace. E-postinnhold og tilkoblingsdata kan behandles utenfor EU. Leverandør og garantier fremgår av mottakeroversikten.

Telefon

Lyra, vår KI-telefonassistent, besvarer samtaler. Vil du snakke med teamet, kan du be Lyra om personlig tilbakemelding eller sende oss e-post.

Vi behandler det overførte telefonnummeret og opplysninger fra samtalen. Ingen lydopptak lagres. KI-leverandøren lager en utskrift som beholdes i 30 dager. Teamet får et sammendrag og en CRM-oppføring.

Vi bruker ElevenLabs til KI-assistanse og Telnyx til telefonforbindelsen. Telnyx behandler også numre, tidspunkter og varighet som selvstendig teleoperatør. Behandling i USA er mulig.

WhatsApp

WhatsApp-lenken oppretter først forbindelse når den åpnes. Leverandøren i EØS er WhatsApp Ireland Limited.

På våre WhatsApp Business-kanaler behandler vi telefonnummer, profilnavn, meldinger og filer. WhatsApp og andre Meta-selskaper behandler også tilkoblings- og bruksdata som selvstendige ansvarlige.

WhatsApps egen personvernerklæring og vilkår gjelder for behandlingen, inkludert mulige overføringer utenfor EØS. Du kan også kontakte oss på e-post eller telefon.

For å innlede eller gjennomføre en avtale med deg er artikkel 6 nr. 1 bokstav b i GDPR behandlingsgrunnlaget. Generelle henvendelser og kommunikasjon med kontaktpersoner i bedrifter behandler vi på grunnlag av vår berettigede interesse i å behandle den aktuelle henvendelsen (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR).

Henvendelser uten oppdrag, inkludert e-post, WhatsApp-meldinger og samtalenotater, slettes innen 30 dager etter ferdigbehandling. Generelle regler gjelder for kundedokumenter, lovkrav og rettskrav.

Vi lagrer opplysninger i nettleseren for å bruke innstillingene dine og fortsette påbegynte handlinger. Tabellen viser nettstedets informasjonskapsler og lagringsposter, formål og varighet.

I den grad en lagringsoppføring er strengt nødvendig for en funksjon du uttrykkelig har bedt om, gjelder § 25 andre ledd nr. 2 i TDDDG. En tilknyttet behandling av personopplysninger bygger særlig på vår berettigede interesse i å tilby den ønskede funksjonen (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR). For annen tilgang til enheten din kreves samtykket ditt etter § 25 første ledd i TDDDG; den påfølgende behandlingen av personopplysninger bygger da på artikkel 6 nr. 1 bokstav a i GDPR.

Lagrede oppføringer kan du når som helst slette i innstillingene i nettleseren din.

Bilder i publikasjonene våre leveres via Cloudflare, som behandler IP-adresse og tekniske tilkoblingsdata ved lasting. Filene lagres i EU; leveringen skjer gjennom leverandørens globale nettverk.

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å levere bilder raskt og pålitelig (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR).

Kontrollverktøyene behandler filene, domenene eller nettadressene du oppgir på Hetzner-serveren vår i Tyskland for å lage ønsket resultat.

Kontrollene utføres i arbeidsminnet uten permanent lagring av inndata eller filer. Avhengig av verktøyet hentes offentlige DNS-poster, nettstedet og målinger fra Google Chrome UX Report. Bare den kontrollerte adressen sendes til Google. Tekniske logger inneholder forkortet IP, uten kontrollerte adresser, filnavn eller innhold, og slettes etter syv dager.

Nettstedskontrollen viser rapporten i nettleseren uten å kreve e-postadresse eller sende rapporten på e-post.

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å gjøre verktøyene du åpner, tilgjengelige for deg og beskytte dem mot misbruk (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR).

Profilene våre på LinkedIn, Instagram, TikTok og YouTube åpnes med vanlige lenker. Visning av en lenke sender ingen data til nettverket.

Når du åpner en lenke, forlater du nettstedet. Leverandøren behandler deretter blant annet IP-adressen etter sin egen personvernerklæring.

Hvor lenge vi beholder opplysninger

Personopplysninger beholdes bare så lenge formålet krever. Særlige frister står ved hver tjeneste. Lovpålagte dokumenter lagres normalt seks år for forretningsbrev, åtte år for regnskapsbilag og ti år for bøker og årsregnskaper (§ 257 HGB og § 147 AO). Lengre lagring kan være nødvendig for rettskrav. Deretter slettes opplysningene. Lovpålagt oppbevaring bygger på art. 6 nr. 1 bokstav c GDPR; sikring av rettskrav på bokstav f.

Hvem mottar opplysninger

Leverandørene nedenfor støtter nettstedet og kommunikasjonen. Behandling på våre vegne skjer under avtaler etter art. 28 GDPR. Egne behandlingsformål forklares i de aktuelle avsnittene. I virksomheten har bare personer som håndterer saken, tilgang.

Behandling utenfor EØS

Noen leverandører behandler data utenfor EØS, særlig i USA. Garantiene i tabellen gjelder: adekvansbeslutninger, inkludert EU-US Data Privacy Framework for sertifiserte amerikanske selskaper (art. 45 GDPR), eller EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (art. 46 nr. 2 bokstav c). Informasjon og kopi av garantiene fås via datenschutz@ases.app.

I samsvar med de lovfestede vilkårene har du følgende rettigheter:

• Innsyn i om og hvilke personopplysninger vi behandler om deg, inkludert en kopi av disse opplysningene (artikkel 15 i GDPR)
• Retting av uriktige og utfylling av ufullstendige personopplysninger (artikkel 16 i GDPR)
• Sletting av personopplysningene dine, i den grad det ikke finnes lovbestemte grunner for videre lagring (artikkel 17 i GDPR)
• Begrensning av behandlingen (artikkel 18 i GDPR)
• Å få utlevert opplysningene du har gitt, i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format og eventuelt overført til en annen behandlingsansvarlig, når behandlingen bygger på samtykke eller avtale og skjer automatisert (artikkel 20 i GDPR)
• Protest mot behandlingen (artikkel 21 i GDPR)
• Tilbaketrekking av samtykket ditt for fremtiden. Lovligheten av behandlingen som ble utført på grunnlag av samtykket før det ble trukket tilbake, berøres ikke av dette (artikkel 7 nr. 3 i GDPR)

Du kan bruke rettighetene uten særlige formkrav via datenschutz@ases.app eller postadressen ovenfor. Vi svarer normalt innen en måned og varsler om en nødvendig, lovlig forlengelse.

Hvis du mener at behandlingen av personopplysningene dine bryter med personvernregelverket, kan du klage til en tilsynsmyndighet for personvern (artikkel 77 i GDPR). Ansvarlig tilsynsmyndighet for ASES er personvernmyndigheten i delstaten Bremen (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen): Georgstraße 122–124, 27570 Bremerhaven, Tyskland; e-post: office@datenschutz.bremen.de; nettsted: www.datenschutz.bremen.de.

Du kan også særlig henvende deg til tilsynsmyndigheten der du har ditt vanlige bosted, der du arbeider, eller der den påståtte overtredelsen fant sted.

Plikt til å gi opplysninger

For å besøke nettstedet trenger du ikke å oppgi kontaktopplysninger. Tekniske tilkoblingsdata er likevel nødvendige for å vise sidene. Bruken av kontaktmulighetene våre er frivillig. Uten opplysningene som kreves for den ønskede kontaktmåten, kan vi eventuelt ikke svare på henvendelsen din.

Automatiserte avgjørelser

Vi bruker ingen helautomatiserte avgjørelser på dette nettstedet som har rettsvirkning for deg eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker deg (artikkel 22 i GDPR). Automatiserte spamkontroller tjener til å beskytte skjemaene. Du kan uavhengig av dette nå oss via de oppgitte kontaktmåtene.

Endringer

Vi tilpasser denne personvernerklæringen når nettstedet, leverandørene våre eller rettstilstanden endres. Datoen «Sist oppdatert» øverst på siden viser den siste endringen.