Bewaarbeleid voor gegevens

Leg per gegevenscategorie een regel vast

Een bewaarbeleid beschrijft welke gegevens voor welk doel hoelang worden opgeslagen en wat daarna gebeurt. Daarbij horen het begin van de termijn en de bedoelde verwijdering, anonimisering of beperkte archivering. Een archiefvlag in dezelfde actieve database regelt op zichzelf de toegang niet.

Voor persoonsgegevens binnen de context van de EU-AVG hangt de duur af van het verwerkingsdoel en toepasselijke verplichtingen. De AVG schrijft niet voor iedere gegevenssoort een vast aantal dagen voor. Een technische standaardtermijn mag die beoordeling niet vervangen.

Een tijdelijke exportkopie beheren

Een fictief portaal maakt downloadbestand export-31. De productregel stelt deze kopie vanaf het maken 24 uur beschikbaar. De downloadcontrole blokkeert verlopen kopieën; een verwijderingstaak haalt het bestand daarna weg. De duur is een aanname uit dit voorbeeld, geen algemene wettelijke bewaartermijn. Voor de oorspronkelijke bedrijfsgegevens geldt een afzonderlijke regel.

Het bestand alleen in de interface verbergen voert de verwijderingstaak niet uit. Het team moet ook vaststellen of er kopieën in wachtrijen, caches of back-ups staan en welke termijnen en toegangsgrenzen daar gelden.

Het effect tijdens beheer aantonen

Een opgeslagen termijnwaarde bewijst geen uitgevoerde verwijdering. Mislukte taken moeten herkenbaar zijn. Ook bij herstel van een back-up is een proces nodig dat verlopen exportkopieën niet opnieuw downloadbaar maakt. De regel moet daarom passen bij de werkelijke opslagplaatsen en herstelroutes.

Bronnen

• Data Protection Commission — Data retention periods

• CNIL — Define a data retention period

• OWASP — Logging