Política de conservación de datos

Definir una regla por clase de datos

Una política de conservación describe qué datos se guardan, para qué finalidad, durante cuánto tiempo y qué ocurre después. Incluye el inicio del plazo y el borrado, anonimización o archivo restringido previstos. Una marca de archivo en la misma base activa no regula por sí sola el acceso.

Para datos personales en el contexto del RGPD de la UE, la duración depende de la finalidad del tratamiento y las obligaciones aplicables. El RGPD no prescribe un número fijo de días para cada tipo de dato. Un plazo técnico predeterminado no debe sustituir esa evaluación.

Gestionar una copia de exportación temporal

Un portal ficticio genera el archivo descargable export-31. Su regla de producto permite disponer de la copia durante 24 horas desde su creación. La comprobación de descarga bloquea las copias caducadas; un trabajo de borrado elimina después el archivo. La duración es una hipótesis del ejemplo, no un plazo legal general. Los datos de negocio originales siguen otra regla.

Ocultar el archivo solo en la interfaz no realiza el trabajo de borrado. El equipo también debe determinar si existen copias en colas, cachés o respaldos y qué plazos y límites de acceso se aplican allí.

Demostrar el efecto durante la operación

Un plazo guardado no demuestra que se haya borrado el archivo. Los trabajos fallidos deben poder detectarse. Restaurar un respaldo también requiere un proceso que no vuelva a habilitar la descarga de copias de exportación caducadas. Por tanto, la regla debe encajar con los lugares reales de almacenamiento y las vías de restauración.

Fuentes

• Data Protection Commission — Data retention periods

• CNIL — Define a data retention period

• OWASP — Logging