Kundendubletten bei einer Datenmigration prüfen

Prüfen Sie bei einer Datenmigration zuerst, welche Datensätze denselben Kunden darstellen. Ein gleicher Firmenname liefert einen Suchhinweis, aber noch keine belastbare Identität. Eine neue Adresse kann zu einem bestehenden Kunden gehören; zwei gleichnamige Firmen können getrennte Kunden bleiben.

Microsoft Dataverse unterscheidet mögliche Dubletten und die anschließende Zusammenführung. Welche Felder einen Treffer auslösen, hängt dort von den eingerichteten Regeln ab. Das Ergebnis einer Ähnlichkeitssuche ersetzt deshalb nicht Ihre fachliche Zuordnungsentscheidung.

Drei Datensätze mit bestätigten Identitäten unterscheiden

Das folgende Beispiel ist vollständig erfunden. Alle drei Quelldatensätze tragen den Namen Beispiel Technik GmbH. Die Organisationsreferenzen wurden für das Beispiel bereits fachlich geprüft; sie sind keine amtlichen Kennungen. Für die Organisation am alten Nordweg wurde außerdem der Umzug zum Parkweg bestätigt. Die Tabelle enthält erwartete Migrationsentscheidungen, keine Ergebnisse eines ausgeführten Imports.

Die ersten beiden Zeilen bleiben trotz gleichen Namens getrennt. Die erste und dritte Zeile gehören trotz verschiedener Adressen zusammen. Für den Kunden K-900 wird im Beispiel Parkweg 6 als aktuelle Anschrift übernommen. Eine frühere Lieferanschrift in einem bestehenden Auftrag darf dadurch nicht stillschweigend geändert werden.

Belege und unklare Fälle vor dem Import festhalten

Lassen Sie die Zuordnung anhand geeigneter, im Projekt bestätigter Identitätsbelege prüfen. Das können verlässliche Referenzen und nachvollziehbare Stammdatenunterlagen sein. Die Kennungen der Tabelle stehen für das Ergebnis dieser Prüfung. Sie dürfen nicht einfach aus dem ähnlichen Namen abgeleitet werden.

Fehlt ein belastbarer Nachweis, bleibt die Zuordnung offen. Halten Sie mögliche Treffer, Klärungsgrund und verantwortliche Rolle fest. Eine Neuanlage braucht eine bestätigte Entscheidung über den Kunden; sie darf die fehlende Identitätsklärung nicht einfach umgehen. Eine Zusammenführung kann außerdem verknüpfte Datensätze betreffen; prüfen Sie die konkrete Produktfunktion vor ihrer Verwendung.

Die bestätigte Zuordnung dauerhaft verwenden

Speichern Sie die Verbindung zwischen Quelle und Ziel so, dass eine spätere Übernahme denselben Datensatz erkennt. In unserem Entwurf bildet (sourceSystem, sourceId) die eindeutige Quellreferenz. Sie wird mit der bestätigten Zielkennung verbunden. Die Feldnamen beschreiben unser Beispiel, keine Dataverse-API.

Dataverse dokumentiert alternative Schlüssel aus einer eindeutigen Kombination von Spaltenwerten. Welche Schlüssel und Einschränkungen Ihre Systeme tatsächlich unterstützen, gehört zur technischen Vorprüfung. Eine Zuordnungsliste allein erzwingt noch keine Eindeutigkeit im Ziel.

Wiederholung und Beziehungen mitprüfen

Übernehmen Sie die Beispieldaten zunächst in einer geeigneten Testumgebung. Prüfen Sie die beiden getrennten Zielkunden, die gemeinsame Zuordnung der umgezogenen Organisation und deren aktuelle Adresse. Wiederholen Sie anschließend dieselben Quellreferenzen: Es soll kein weiterer Kunde entstehen.

Kontrollieren Sie auch, welchem Zielkunden die übernommenen Aufträge zugeordnet sind und ob historische Belegadressen erhalten bleiben. Wird später eine bestätigte Zuordnung geändert, müssen ihre Folgen für bestehende Verknüpfungen gesondert geprüft werden.

Quellen

• Microsoft — Detect duplicate records and merge

• Microsoft — Define alternate keys