Dokumente im Portal mit konkreten Suchaufgaben auffindbar machen

Eine gute Portalsuche führt von der Frage des Nutzers zum passenden, zugänglichen Dokument. Prüfen Sie diesen Weg mit konkreten Aufgaben, bevor Sie weitere Suchfunktionen bestellen. Ein besserer Dateiname hilft bei der Orientierung; ob die richtige Anleitung gefunden und geöffnet werden kann, hängt auch von Inhalt, Suchdaten und Berechtigungen ab.

Drei Dokumente und die erwarteten Treffer festlegen

Das folgende Portal und seine Dokumente sind erfunden. Die Tabelle beschreibt ein Zielbild für die Abnahme, keine gemessenen Suchergebnisse. Die Rollen heißen im Beispiel reader für Lesende und admin für die Projektadministration.

Die Dateien enthalten jeweils die passende Anleitung. Der Titel soll den Inhalt zutreffend beschreiben. Eine berechtigte Person muss vom Treffer zur aktuellen Anleitung gelangen; ein ähnlich klingender Titel allein erfüllt die Aufgabe nicht.

Die tatsächlich durchsuchten Inhalte prüfen

Der Suchindex ist der für die Suche aufbereitete Datenbestand. Klären Sie, welche Felder dort landen: Dateiname, sichtbarer Titel, Schlagwörter, Sprache und Dokumenttext können unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Prüfen Sie an einer importierten Datei, ob der benötigte Text tatsächlich durchsuchbar ist. Ein vorhandenes PDF beweist das noch nicht.

Ergänzen Sie die Begriffe, die Nutzer für dieselbe Aufgabe verwenden. Im Beispiel kann „CSV herunterladen“ zur Anleitung „Bericht als CSV exportieren“ führen. Solche Zuordnungen sollten anhand der Aufgaben gepflegt werden. „Exportieren“ und „Löschen“ dürfen nicht allein wegen eines gemeinsamen Wortes wie „Bericht“ als gleichwertig behandelt werden.

Microsoft beschreibt Synonymzuordnungen als Erweiterung von Suchanfragen. Die passenden Regeln hängen von Sprache und Fachwortschatz ab. Prüfen Sie deshalb auch Anfragen, die durch eine Erweiterung unpassend werden könnten. Ein deutsches Begriffspaar ist noch keine geprüfte französische Suchregel.

Rechte und Aktualisierung in den Suchweg einbeziehen

Begrenzen Sie die Ergebnisse vor ihrer Ausgabe auf freigegebene Dokumente. Im Beispiel darf die Rolle reader das Dokument D-13 weder als Treffer noch über Titel, Vorschau oder abgeleitete Trefferzahlen erkennen. Auch der direkte Dokumentaufruf benötigt eine Zugriffsprüfung. Die Microsoft-Dokumentation erläutert dafür unter anderem anwendungsseitige Sicherheitsfilter; die konkrete Umsetzung richtet sich nach Ihrer Plattform.

Vereinbaren Sie, wann geänderte Texte, neue Versionen und entzogene Rechte in Suche und Zwischenspeichern wirksam werden. Ein aktueller Titel über einem veralteten Textindex kann weiterhin zur falschen Anleitung führen. Nach einem Rechteentzug darf ein zuvor gespeicherter Treffer keinen geschützten Inhalt mehr öffnen oder anzeigen.

Die Abnahme als vollständige Aufgabe durchführen

Gehen Sie die drei Suchfragen mit den vorgesehenen Rollen durch. Halten Sie Anfrage, Rolle, Dokumentversion, erwarteten Treffer und tatsächliches Ergebnis fest. Öffnen Sie das Dokument und prüfen Sie, ob es die benötigten Handlungsschritte erklärt. Ergänzen Sie einen unpassenden Suchbegriff, den Zugriff mit eingeschränkten Rechten und die Wiederholung nach einer Dokumentänderung oder einem Rechteentzug.

Wenn ein Fall scheitert, benennen Sie die Ursache möglichst konkret: fehlender Text im Index, unpassende Begriffszuordnung, falsche Rangfolge, veralteter Stand oder fehlerhafte Freigabe. Damit erhält das Entwicklungsteam eine überprüfbare Änderung statt des pauschalen Auftrags, „die Suche besser zu machen“.

Quellen

• Microsoft — Search synonyms

• Microsoft — Document-level access control