En e-postadresse er ikke alltid en kundekonto

Når CRM og ERP kobles sammen, kan en e-postadresse virke som en praktisk nøkkel. Om den egner seg, avhenger likevel av hvilken type post som skal kobles. En kontaktperson kan arbeide for flere selskaper. Kontaktadressen identifiserer da ikke automatisk riktig selskapskonto.

Én kontaktperson, to selskaper

I det hypotetiske eksemplet håndterer én innkjøper to separate selskaper. Begge selskapskontoene bruker samme kontaktadresse. Selskapskoblingene er bekreftet på forretningssiden; identifikatorer og adresse er oppdiktet.

Hvis integrasjonen slo sammen selskapene bare ut fra adressen, ville to selskapskontoer bli blandet sammen. En bestilling kunne bli lagt til feil selskap. Relasjonen til innkjøperen må derfor bevares uten å likestille selskapene.

CRM-systemer kan modellere slike relasjoner forskjellig. Salesforce dokumenterer for eksempel en egen funksjon for kontakter med relasjoner til flere kontoer. Det gir ingen generell regel om at enhver e-postadresse kan brukes i flere poster i alle systemer.

Hva koblingen må bygge på

I dette eksemplet bør integrasjonen bruke den bekreftede koblingen mellom selskapskontoene. En identifikator hører sammen med kildesystemet: Like numre fra ulike systemer beviser ikke alene samme identitet. En koblingstabell kan registrere forbindelsen.

Hvis forbindelsen mangler eller flere målkontoer passer, bør denne skriveoperasjonen vente på avklaring. Å velge første treff eller straks opprette en ny kunde kan forverre feilen. Bestem også hva som skjer med koblingen når identifikatorer endres eller kontoer slettes.

Selv en teknisk entydig kobling gir ingen rett til å se priser eller skrive bestillinger. Disse rettighetene krever en egen kontroll i den aktuelle forretningskonteksten.

Når e-postmatching kan passe

I en klart avgrenset samling personkontakter kan en kontrollert regel med unike e-postadresser passe for matching. Da må håndteringen av adresseendringer også være definert. Regelen kan ikke overføres til selskapskontoer uten kontroll.

Be før den første overføringen om en demonstrasjon med en felles kontaktperson og to selskapskontoer. Kontroller hvilken selskapsidentifikator som kommer frem på testordren i målsystemet. Dette tilfellet viser mer om identitetskoblingen enn en sammenligning av felt med samme navn.

Kilder

• Salesforce — Understand Account and Contact Relationships

• Salesforce — Improve Data Quality

• PostgreSQL — Constraints