Un indirizzo e-mail non è sempre un account cliente

Collegando CRM ed ERP, l’indirizzo e-mail può sembrare una chiave comoda. La sua idoneità dipende però dal tipo di record da associare. Una persona di contatto può lavorare per più aziende. Il suo recapito non identifica quindi automaticamente l’account aziendale corretto.

Una persona, due aziende

Nell’esempio ipotetico, una persona addetta agli acquisti segue due aziende distinte. Entrambi gli account usano lo stesso recapito. Le corrispondenze tra aziende sono confermate sul piano aziendale; identificativi e indirizzo sono inventati.

Se l’integrazione unisse le aziende solo tramite questo indirizzo, due account aziendali verrebbero confusi. Un ordine potrebbe essere assegnato all’azienda sbagliata. Il rapporto con la persona degli acquisti va quindi conservato senza considerare identiche le aziende.

I CRM possono modellare queste relazioni in modi diversi. Salesforce, per esempio, documenta una funzione specifica per contatti collegati a più account. Ciò non significa che ogni indirizzo e-mail possa essere usato in più record di qualsiasi sistema.

Su cosa basare la corrispondenza

Per questo esempio, l’integrazione dovrebbe usare la corrispondenza confermata tra account aziendali. Un identificativo va insieme al sistema di origine: numeri uguali in sistemi diversi non provano da soli la stessa identità. Una tabella di corrispondenza può registrare il legame.

Se il legame manca o più account di destinazione risultano adatti, questa scrittura dovrebbe essere sospesa per chiarimenti. Scegliere il primo risultato o creare subito un nuovo cliente può aggravare l’errore. Definisca anche cosa accade alla corrispondenza se cambiano gli identificativi o vengono eliminati account.

Neppure una corrispondenza tecnicamente univoca autorizza a vedere prezzi o registrare ordini. Questi diritti richiedono un controllo distinto nel contesto aziendale pertinente.

Quando può essere adatto l’abbinamento tramite e-mail

In un insieme ben delimitato di contatti personali, una regola verificata basata su indirizzi univoci può essere adatta. Va anche definita la gestione dei cambi di indirizzo. La regola non si trasferisce agli account aziendali senza verifica.

Prima del primo trasferimento, chieda una dimostrazione con un contatto comune e due account aziendali. Verifichi quale identificativo aziendale arriva a destinazione nell’ordine di prova. Questo caso mostra più sull’associazione delle identità di un confronto tra campi con lo stesso nome.

Fonti

• Salesforce — Understand Account and Contact Relationships

• Salesforce — Improve Data Quality

• PostgreSQL — Constraints