Informativa sulla privacy

Il titolare del trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è:

Per domande o per esercitare i vostri diritti, scrivete a datenschutz@ases.app o all’indirizzo postale sopra indicato, aggiungendo «Datenschutz».

Quando visitate il sito, trattiamo indirizzo IP, momento e destinazione della richiesta e informazioni sul browser e sul dispositivo. Servono a fornire le pagine, risolvere problemi e prevenire abusi. Il sito è ospitato da Hetzner Online GmbH in Germania.

Utilizziamo Cloudflare per distribuire e proteggere il sito e risolvere il nome di dominio (DNS). Cloudflare tratta i dati trasmessi dal sito, inclusi dati di connessione e contenuti dei moduli inviati. È possibile un trattamento fuori dall’UE; destinatari e garanzie sono indicati più avanti.

Le trasmissioni tra browser, Cloudflare e nostro server sono cifrate.

La base giuridica è il nostro legittimo interesse a un sito web sicuro, stabile e veloce (art. 6, par. 1, lett. f, del GDPR).

I registri di accesso Google sono eliminati dopo 30 giorni. Cloudflare non conserva registri permanenti delle richieste per il sito; gli eventi di sicurezza restano fino a 31 giorni e i registri del servizio di inoltro fino a sette giorni. Gli IP usati per limitare le ricerche sono trattati solo temporaneamente in memoria.

Nel modulo trattiamo nome, email, oggetto, messaggio, lingua e modalità di risposta scelta. Per una risposta telefonica occorre anche il numero di telefono.

Azienda e paese sono facoltativi. Il modulo suggerisce paese e lingua dalle impostazioni del browser; potete modificarli prima dell’invio. I suggerimenti sono generati sul dispositivo e trasmessi solo con la richiesta.

La richiesta arriva al nostro team via email. Per l’invio e la conferma di ricezione utilizziamo Amazon SES a Francoforte sul Meno; le caselle professionali usano Google Workspace.

Trasferiamo richiesta e recapiti al sistema di gestione clienti (CRM) per gestirla e seguirla. Gestiamo una nostra installazione Odoo su un server Hetzner in Germania. Registriamo anche data e versione della conferma nel modulo.

Le richieste temporanee sono eliminate dopo la consegna al CRM o al team; quelle non recapitabili entro 30 giorni. Riferimenti tecnici e stato del processo, con eventuale valore di verifica pseudonimizzato del telefono, sono eliminati 90 giorni dopo la chiusura.

I registri tecnici di diagnostica non contengono nomi, telefoni o messaggi. Includono un IP abbreviato e vengono eliminati entro sette giorni.

Nella misura in cui la vostra richiesta serve alla conclusione o all’esecuzione di un contratto con voi, la base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b, del GDPR. Le richieste generali e quelle per conto di un’azienda le gestiamo sulla base del nostro legittimo interesse alla comunicazione commerciale (art. 6, par. 1, lett. f, del GDPR).

Le richieste senza incarico sono eliminate, anche dal CRM, entro 30 giorni dalla conclusione della gestione. I dati clienti necessari restano per la durata del rapporto commerciale, fatti salvi obblighi legali e tutela dei diritti in giudizio.

Cloudflare Turnstile protegge i moduli da invii automatici e abusivi. Il servizio si attiva quando selezionate per la prima volta un campo.

Cloudflare valuta segnali come IP, informazioni del browser e caratteristiche di connessione per distinguere persone e richieste automatiche. Opera come nostro responsabile del trattamento per proteggere i moduli e come titolare autonomo per sviluppare i propri sistemi di rilevamento.

La base è il nostro legittimo interesse alla protezione dei canali di comunicazione (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Per l’accesso al dispositivo strettamente necessario si applica il § 25, comma 2, n. 2 TDDDG. Non usiamo la funzione aggiuntiva «Pre-Clearance» tramite cookie.

Con «Avvia un progetto» potete descrivere la vostra idea. Trattiamo servizi scelti, fase del progetto, descrizione e recapiti necessari per rispondere.

Azienda, paese, budget, data, indirizzo web e richiesta di accordo di riservatezza sono facoltativi. I recapiti obbligatori dipendono dalla risposta scelta. Potete modificare paese e lingua suggeriti prima dell’invio.

I file allegati volontariamente vengono trasmessi con la richiesta e consegnati al team come allegati email. Il sito non crea un archivio permanente per questi file.

Per continuare dopo un aggiornamento della pagina, salviamo il passaggio e i dati inseriti nella memoria di sessione del browser, esclusi file e dichiarazioni di consenso. La bozza viene ripristinata solo entro 24 ore dall’ultimo salvataggio e rimossa dopo l’invio riuscito o all’avvio di una nuova richiesta.

Invio email e protezione antispam seguono le procedure descritte per il modulo di contatto.

Trasferiamo nel CRM dati di contatto e progetto, data e versione della conferma. Dei file registriamo solo il numero. Alla trasmissione e ai registri tecnici si applicano i termini delle richieste di contatto.

Se scegliete una chiamata di Lyra, registriamo il consenso separato e avviamo il richiamo. I dettagli seguono nella prossima sezione.

Le richieste relative a un contratto con voi si basano sull’art. 6, par. 1, lett. b GDPR. Se agite per un’impresa, vale il nostro legittimo interesse ad avviare e gestire il rapporto commerciale (lett. f). La bozza locale consente di proseguire il modulo richiesto (§ 25, comma 2, n. 2 TDDDG).

Senza incarico, eliminiamo richiesta e file entro 30 giorni dalla conclusione della gestione. I dati clienti necessari restano durante il rapporto commerciale, fatti salvi obblighi legali e tutela dei diritti in giudizio.

Nel modulo “Avviate un progetto” potete scegliere “Vi chiama Lyra”. In tal caso Lyra, la nostra assistente telefonica IA, vi chiama al numero indicato e vi chiede del vostro progetto. Parlate con un’IA, non con una persona. La chiamata avviene solo se vi acconsentite nel modulo.

Lyra tenta fino a tre volte di raggiungervi. Parla turco se scegliete il turco come lingua del colloquio o se inviate la richiesta dalla nostra pagina in turco, tedesco se scegliete il tedesco, e altrimenti inglese.

Per la chiamata trattiamo il vostro numero di telefono, il vostro nome, la lingua desiderata per il colloquio, i dati del modulo e il contenuto della conversazione.

La conversazione non viene registrata come audio. Il fornitore dell’assistente IA la trascrive. Il nostro team ne riceve un riepilogo scritto e i dati raccolti nella conversazione come voce nel nostro CRM. Il nostro servizio di trasmissione non salva la trascrizione. Il fornitore conserva la trascrizione e i dati sulla conversazione per 30 giorni.

Conserviamo prova, versione e data del consenso e un valore di verifica pseudonimizzato del telefono per cinque anni. Stato delle chiamate, orari dei tentativi e riferimenti tecnici vengono eliminati 90 giorni dopo la chiusura.

Se non desiderate altre chiamate, inseriamo il numero in un elenco di esclusione fino alla rimozione nel CRM. Il servizio di trasmissione conserva solo un valore di verifica pseudonimizzato. La base è il nostro legittimo interesse a rispettare la vostra richiesta (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

La base giuridica è il vostro consenso (art. 6, par. 1, lett. a, del GDPR). Potete revocarlo in qualsiasi momento con effetto per il futuro, ad esempio per e-mail a datenschutz@ases.app o durante la conversazione. Potete terminare la conversazione in qualsiasi momento.

Lyra è un’assistente IA che risponde alle domande su ASES e vi aiuta a descrivere il vostro progetto. L’uso è facoltativo. Potete contattarci anche per e-mail o per telefono.

Aprendo la chat si contatta prima il nostro server di assistenza. Il collegamento con il fornitore IA ElevenLabs avviene solo quando inviate un messaggio o avviate una conversazione vocale.

Per il dialogo vengono trattati i vostri messaggi, la lingua scelta e dati tecnici di connessione. Se proseguite una conversazione esistente o passate dalla chat alla conversazione vocale, il contenuto della conversazione fino a quel momento può essere trasmesso come contesto al rispettivo agente IA.

Se usate una funzione vocale attivata, vengono trattati dati audio. Per l’accesso al microfono il vostro browser ha bisogno della vostra autorizzazione. Un messaggio vocale registrato viene trasmesso tramite il nostro server di assistenza a ElevenLabs per la conversione in testo; il testo riconosciuto viene poi elaborato nella chat. In una conversazione vocale dal vivo i dati audio vengono trasmessi direttamente tramite la connessione con il fornitore di IA.

Se inviate un file nella chat, questo viene inoltrato tramite il nostro server di assistenza a ElevenLabs e associato alla conversazione. Vengono trattati il contenuto del file, il nome del file e dati tecnici sul file. Inviate solo informazioni necessarie per la vostra richiesta e nessuna credenziale di accesso né dati personali particolarmente sensibili.

Il browser conserva gli ultimi 50 messaggi completati e informazioni temporali e sui file nella memoria di sessione, senza contenuti audio o file. «Nuova conversazione» cancella la cronologia locale, senza eliminare i dati del fornitore.

ElevenLabs conserva messaggi, trascrizioni e file per 90 giorni. Non conserva registrazioni audio delle conversazioni dal vivo. Ai file dei messaggi vocali si applicano le condizioni di conservazione specifiche di ElevenLabs. I registri tecnici del nostro server non contengono messaggi o file e vengono eliminati dopo sette giorni.

Rispondere alle domande si basa sul legittimo interesse a una comunicazione accessibile (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Per preparare un contratto con voi vale la lett. b. La cronologia locale consente di continuare la chat (§ 25, comma 2, n. 2 TDDDG). ElevenLabs tratta dati negli Stati Uniti e tramite sub-responsabili; le garanzie sono nella tabella dei destinatari.

E-mail

Quando ci scrivete, trattiamo dati del mittente e recapiti, messaggio e allegati per gestire la richiesta.

Le caselle professionali utilizzano Google Workspace. Contenuti email e dati di connessione possono essere trattati fuori dall’UE. Fornitore e garanzie figurano nella tabella dei destinatari.

Telefono

Alle chiamate risponde Lyra, la nostra assistente telefonica IA. Per parlare con il team potete chiederle un riscontro personale o scriverci via email.

Trattiamo il numero trasmesso e le informazioni della conversazione. Non viene conservata una registrazione audio. Il fornitore IA crea una trascrizione conservata 30 giorni. Il team riceve un riepilogo e una voce CRM della richiesta.

Utilizziamo ElevenLabs per l’assistenza IA e Telnyx per la connessione telefonica. Telnyx tratta numeri, orari e durata anche sotto la propria responsabilità di operatore. È possibile il trattamento negli Stati Uniti.

WhatsApp

Il link WhatsApp crea una connessione solo all’apertura. Il fornitore nello Spazio economico europeo è WhatsApp Ireland Limited.

Nei canali WhatsApp Business trattiamo numero, nome del profilo, messaggi e file. WhatsApp e altre società Meta trattano dati di connessione e utilizzo anche sotto la propria responsabilità.

Il trattamento di WhatsApp è disciplinato dalle sue condizioni e informativa, e può includere trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo. Potete anche contattarci via email o telefono.

Per l’avvio o l’esecuzione di un contratto con voi la base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b, del GDPR. Le richieste generali e la comunicazione con i referenti di aziende le trattiamo sulla base del nostro legittimo interesse alla gestione della rispettiva richiesta (art. 6, par. 1, lett. f, del GDPR).

Le richieste senza incarico, comprese email, messaggi WhatsApp e note delle chiamate, sono eliminate entro 30 giorni dalla conclusione della gestione. Per documenti clienti, obblighi legali e diritti in giudizio valgono le regole generali.

Memorizziamo informazioni nel browser per applicare le preferenze e continuare le attività avviate. La tabella indica cookie e voci del sito, finalità e durata.

Nella misura in cui una voce salvata è strettamente necessaria per una funzione da voi espressamente richiesta, si applica il § 25, comma 2, n. 2, del TDDDG. Un trattamento di dati personali a essa collegato si fonda in particolare sul nostro legittimo interesse a fornire la funzione richiesta (art. 6, par. 1, lett. f, del GDPR). Per altri accessi al vostro dispositivo è necessario il vostro consenso ai sensi del § 25, comma 1, del TDDDG; il successivo trattamento di dati personali si basa allora sull’art. 6, par. 1, lett. a, del GDPR.

Potete cancellare le voci salvate in qualsiasi momento nelle impostazioni del vostro browser.

Le immagini delle nostre pubblicazioni sono distribuite tramite Cloudflare, che tratta IP e dati tecnici di connessione al caricamento. I file sono conservati nell’UE; la distribuzione avviene sulla rete mondiale del fornitore.

La base giuridica è il nostro legittimo interesse a distribuire le immagini in modo rapido e affidabile (art. 6, par. 1, lett. f, del GDPR).

I nostri strumenti trattano file, domini o indirizzi web forniti sul server Hetzner in Germania per produrre il risultato richiesto.

I controlli avvengono in memoria, senza conservazione permanente di dati o file. Secondo lo strumento consultiamo record DNS pubblici, il sito indicato e le sue misurazioni in Google Chrome UX Report. A Google va solo l’indirizzo controllato. I registri tecnici contengono un IP abbreviato, senza indirizzi controllati, nomi o contenuti di file, e sono eliminati dopo sette giorni.

Il controllo del sito mostra il rapporto nel browser, senza richiedere un’email o inviare il rapporto per posta elettronica.

La base giuridica è il nostro legittimo interesse a mettervi a disposizione gli strumenti che utilizzate e a proteggerli dagli abusi (art. 6, par. 1, lett. f, del GDPR).

I nostri profili su LinkedIn, Instagram, TikTok e YouTube si raggiungono tramite normali link. La loro visualizzazione non trasmette dati al social network.

Aprendo un link lasciate il sito. Il fornitore tratta quindi, tra gli altri dati, il vostro IP secondo la propria informativa.

Quanto conserviamo i dati

Conserviamo i dati solo per il tempo necessario alla finalità. I termini specifici accompagnano ciascun servizio. I documenti soggetti a obblighi legali sono conservati, in genere, sei anni per corrispondenza commerciale, otto per giustificativi contabili e dieci per libri e bilanci (§ 257 HGB e § 147 AO). Può occorrere un periodo maggiore per esercitare o difendere diritti in giudizio. Successivamente i dati vengono eliminati. La conservazione obbligatoria si basa sull’art. 6, par. 1, lett. c GDPR; la tutela dei diritti in giudizio sulla lett. f.

Chi riceve i dati

I fornitori seguenti ci assistono con il sito e le comunicazioni. Quando trattano dati per nostro conto, operano con contratti conformi all’art. 28 GDPR. Le loro finalità autonome sono descritte nelle sezioni pertinenti. In azienda accedono solo le persone incaricate della richiesta.

Trattamento fuori dallo Spazio economico europeo

Alcuni fornitori trattano dati fuori dallo Spazio economico europeo, soprattutto negli Stati Uniti. Valgono le garanzie in tabella: decisione di adeguatezza, incluso l’EU-US Data Privacy Framework per imprese statunitensi certificate (art. 45 GDPR), oppure clausole contrattuali tipo della Commissione europea (art. 46, par. 2, lett. c GDPR). Informazioni e copia delle garanzie sono disponibili su richiesta a datenschutz@ases.app.

Alle condizioni previste dalla legge vi spettano i seguenti diritti:

• Accesso, per sapere se e quali dati personali trattiamo su di voi, compresa una copia di tali dati (art. 15 del GDPR)
• Rettifica dei dati personali inesatti e integrazione di quelli incompleti (art. 16 del GDPR)
• Cancellazione dei vostri dati personali, nella misura in cui non sussistano motivi legali per l’ulteriore conservazione (art. 17 del GDPR)
• Limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR)
• Ricezione dei dati da voi forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico nonché, se del caso, trasmissione a un altro titolare, se il trattamento si basa sul consenso o su un contratto ed è effettuato con mezzi automatizzati (art. 20 del GDPR)
• Opposizione al trattamento (art. 21 del GDPR)
• Revoca del vostro consenso per il futuro. La liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca non ne è pregiudicata (art. 7, par. 3, del GDPR)

Potete esercitare i diritti senza formalità a datenschutz@ases.app o all’indirizzo postale sopra indicato. Rispondiamo normalmente entro un mese e vi informiamo se occorre una proroga consentita dalla legge.

Se ritenete che il trattamento dei vostri dati personali violi la normativa sulla protezione dei dati, potete proporre reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati (art. 77 del GDPR). Per ASES è competente il Garante per la protezione dei dati e la libertà d’informazione della Libera Città Anseatica di Brema (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen): Georgstraße 122–124, 27570 Bremerhaven; e-mail: office@datenschutz.bremen.de; sito web: www.datenschutz.bremen.de.

Potete rivolgervi in particolare anche all’autorità di controllo del luogo in cui risiedete abitualmente, del vostro luogo di lavoro o del luogo della presunta violazione.

Obbligo di fornire i dati

Per visitare il sito web non dovete fornire dati di contatto. I dati tecnici di connessione sono però necessari per aprire le pagine. L’uso dei nostri canali di contatto è facoltativo. Senza i dati necessari per il canale di contatto desiderato potremmo non essere in grado di rispondere alla vostra richiesta.

Decisioni automatizzate

Su questo sito web non utilizziamo processi decisionali esclusivamente automatizzati che producano effetti giuridici nei vostri confronti o che incidano in modo analogo significativamente sulla vostra persona (art. 22 del GDPR). Le verifiche antispam automatizzate servono a proteggere i moduli. Potete comunque raggiungerci tramite i canali di contatto indicati.

Modifiche

Adeguiamo questa informativa sulla privacy quando cambiano il sito web, i nostri fornitori o la situazione giuridica. La data “Aggiornata al” all’inizio della pagina indica l’ultima modifica.