Software standard o su misura: verificarlo su un caso concreto

Verifichi prima se il software che ha già può gestire il processo decisivo. Un nuovo prodotto e uno sviluppo su misura sono confrontabili quando si valutano le stesse regole, gli stessi dati e le stesse eccezioni. Una presentazione generale dell'interfaccia non basta.

Il caso di prova: una richiesta di rimborso cambia

Un'azienda immaginaria riceve la richiesta R-17 da 180 EUR. Serve l'approvazione del responsabile; da 250 EUR in su deve intervenire anche l'amministrazione. La soglia è una regola interna inventata per l'esempio, senza valore fiscale. Dopo l'approvazione, l'importo sale a 320 EUR. Il consenso precedente non deve estendersi automaticamente al nuovo importo.

Servono richiesta, importo, giustificativo, richiedente, persona che approva e stato di lavorazione. Usi nomi e documenti di prova. Chieda una dimostrazione del caso ordinario e di queste eccezioni:

Le stesse condizioni per ogni soluzione

Parta dal modulo dell'ERP attuale. Provi poi un prodotto standard adatto, includendo il collegamento ERP necessario. Per entrambi distingua ciò che funziona già, ciò che richiede configurazione e ciò che necessita di sviluppo aggiuntivo.

Lo sviluppo su misura è inizialmente una proposta dal perimetro definito. Le funzioni non ancora realizzate restano da dimostrare. Una bozza non vale quanto una prova completata con successo.

Un esempio di risultati

In un verbale del tutto immaginario, l'opzione A nel sistema esistente supera tutti e quattro i casi dopo aver configurato il sostituto. L'opzione B, un prodotto aggiuntivo, gestisce il caso normale, ma mantiene il vecchio consenso a 320 EUR. Segnala inoltre un esito positivo quando il servizio di budget è indisponibile. Sono risultati esemplificativi, non giudizi su fornitori reali.

Per questa azienda immaginaria, A resta tra le opzioni. Per B bisogna chiarire se i due difetti si risolvono con la configurazione o con una modifica. Il preventivo deve includere una nuova prova e il lavoro aggiuntivo. Un'interfaccia più comoda non risolve le regole mancanti.

Confrontare i costi a parità di perimetro

Valuti configurazione, migrazione, integrazione ERP, canoni, gestione, manutenzione e un futuro passaggio ad altra soluzione sullo stesso periodo, ad esempio tre anni. Annoti le ipotesi sul numero di utenti e sulle modifiche future. Anche il Service Standard di GOV.UK collega la scelta tecnologica al costo totale e alla possibilità di cambiare direzione.

Se il modulo attuale soddisfa le regole necessarie, la sua adozione può bastare. Se un caso importante rimane scoperto in tutti i prodotti provati, descrivetelo per delimitare un'estensione mirata o un'applicazione su misura. La decisione di sviluppare avrà così un requisito verificabile.

Fonti

• GOV.UK: Choose the right tools and technology