Datenaufbewahrungsregel

Für jede Datenklasse eine Regel festlegen

Eine Datenaufbewahrungsregel beschreibt, welche Daten zu welchem Zweck wie lange gespeichert werden und was anschließend geschieht. Dazu gehören der Beginn der Frist und das vorgesehene Löschen, Anonymisieren oder begrenzte Archivieren. Ein Archivkennzeichen in derselben aktiven Datenbank regelt den Zugriff noch nicht.

Bei personenbezogenen Daten im EU-DSGVO-Kontext richtet sich die Dauer nach dem Verarbeitungszweck und einschlägigen Pflichten. Die DSGVO gibt nicht für jede Datenart eine feste Tageszahl vor. Eine technische Standardfrist darf diese Prüfung nicht ersetzen.

Eine befristete Exportkopie behandeln

Ein fiktives Portal erzeugt die Download-Datei export-31. Seine Produktregel lässt diese Kopie ab ihrer Erstellung 24 Stunden verfügbar. Die Download-Prüfung blockiert abgelaufene Kopien; ein Löschauftrag entfernt anschließend die Datei. Die Dauer ist eine Annahme dieses Beispiels, keine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Für die ursprünglichen Geschäftsdaten gilt eine eigene Regel.

Die Datei nur aus der Oberfläche auszublenden erfüllt den Löschauftrag nicht. Das Team muss auch klären, ob Kopien in Warteschlangen, Zwischenspeichern oder Backups vorhanden sind und welche Fristen und Zugriffsgrenzen dort gelten.

Die Wirkung im Betrieb nachweisen

Ein gespeicherter Fristwert beweist noch keine ausgeführte Löschung. Fehlgeschlagene Aufträge müssen erkennbar sein. Beim Wiederherstellen eines Backups braucht es zudem einen Ablauf, der bereits abgelaufene Exportkopien nicht erneut zum Download freigibt. Die Regel muss deshalb mit den tatsächlichen Speicherorten und Wiederherstellungswegen zusammenpassen.

Quellen

• Data Protection Commission — Data retention periods

• CNIL — Define a data retention period

• OWASP — Logging