En e-mailadresse er ikke altid en kundekonto

Når CRM og ERP forbindes, kan en e-mailadresse virke som en bekvem nøgle. Om den egner sig, afhænger dog af den type post, der skal matches. En kontaktperson kan arbejde for flere virksomheder. Kontaktadressen identificerer da ikke automatisk den rigtige virksomhedskonto.

Én kontaktperson, to virksomheder

I det hypotetiske eksempel håndterer én indkøbsperson to separate virksomheder. Begge virksomhedskonti bruger samme kontaktadresse. Virksomhedstilknytningerne er fagligt bekræftet; identifikationer og adresse er opdigtede.

Hvis integrationen sammenlagde virksomhederne alene efter adressen, ville to virksomhedskonti blive blandet sammen. En ordre kunne blive knyttet til den forkerte virksomhed. Relationen til indkøbspersonen skal derfor bevares uden at sidestille virksomhederne.

CRM-systemer kan modellere relationerne forskelligt. Salesforce beskriver eksempelvis en særskilt funktion til kontakter med relationer til flere konti. Det giver ingen generel regel om, at enhver e-mailadresse kan bruges til flere poster i ethvert system.

Hvad tilknytningen skal bygge på

I dette eksempel bør integrationen bruge den bekræftede tilknytning mellem virksomhedskonti. En identifikation hører sammen med sit kildesystem: Ens numre fra forskellige systemer dokumenterer ikke i sig selv samme identitet. En tilknytningstabel kan registrere forbindelsen.

Mangler forbindelsen, eller passer flere målkonti, bør denne skrivning afvente afklaring. At vælge første træffer eller straks oprette en ny kunde kan gøre fejlen større. Fastlæg også, hvad der sker med tilknytningen, når identifikationer ændres, eller konti slettes.

Selv en teknisk entydig tilknytning giver ikke ret til at se priser eller skrive ordrer. De rettigheder kræver en særskilt kontrol i den relevante forretningssammenhæng.

Hvornår e-mailmatch kan være nyttigt

I en klart afgrænset samling af personkontakter kan en kontrolleret regel med entydige e-mailadresser være egnet til match. Så skal håndteringen af adresseændringer også være defineret. Reglen kan ikke overføres til virksomhedskonti uden kontrol.

Bed før første overførsel om en demonstration med en fælles kontaktperson og to virksomhedskonti. Kontrollér, hvilken virksomhedsidentifikation testordren får i målet. Den case viser mere om identitetskoblingen end sammenligning af felter med samme navn.

Kilder

• Salesforce — Understand Account and Contact Relationships

• Salesforce — Improve Data Quality

• PostgreSQL — Constraints