En e-postadress är inte alltid ett kundkonto

När CRM och ERP kopplas ihop kan en e-postadress verka vara en praktisk nyckel. Om den passar beror dock på vilken sorts post som ska matchas. En kontaktperson kan arbeta för flera företag. Kontaktadressen identifierar då inte automatiskt rätt företagskonto.

En kontaktperson, två företag

I det hypotetiska exemplet hanterar en inköpsperson två separata företag. Båda företagskontona använder samma kontaktadress. Företagskopplingarna har bekräftats verksamhetsmässigt; identifierare och adress är påhittade.

Om integrationen slog ihop företagen enbart utifrån adressen skulle två företagskonton blandas ihop. En beställning skulle kunna hamna hos fel företag. Relationen till inköpspersonen behöver därför bevaras utan att företagen likställs.

CRM-system kan modellera relationerna olika. Salesforce dokumenterar till exempel en separat funktion för kontakter med relationer till flera konton. Det innebär ingen allmän regel att varje e-postadress kan användas för flera poster i varje system.

Vad kopplingen ska bygga på

I detta exempel bör integrationen använda den bekräftade kopplingen mellan företagskontona. En identifierare hör ihop med sitt källsystem: Likadana nummer från olika system bevisar inte i sig samma identitet. En kopplingstabell kan registrera sambandet.

Om sambandet saknas eller flera målkonton passar bör skrivningen till målsystemet avvakta klargörande. Att välja första träffen eller genast skapa en ny kund kan förvärra felet. Bestäm också vad som händer med kopplingen när identifierare ändras eller konton tas bort.

Inte ens en tekniskt entydig koppling ger rätt att se priser eller skriva beställningar. De rättigheterna behöver en separat kontroll i det aktuella verksamhetssammanhanget.

När e-postmatchning kan passa

I en tydligt avgränsad samling personkontakter kan en kontrollerad regel med unika e-postadresser passa för matchning. Då måste även hanteringen av adressändringar vara bestämd. Regeln kan inte överföras till företagskonton utan kontroll.

Be före den första överföringen om en demonstration med en gemensam kontaktperson och två företagskonton. Kontrollera vilken företagsidentifierare som når målet på testordern. Det fallet visar mer om identitetskopplingen än en jämförelse av likadant namngivna fält.

Källor

• Salesforce — Understand Account and Contact Relationships

• Salesforce — Improve Data Quality

• PostgreSQL — Constraints