Prioriter IT-tiltak etter nytte og tilgjengelig kapasitet

Gjør valget forståelig

En prosjektliste blir først en arbeidsplan gjennom beslutninger. Beskriv for hvert tiltak hvilket forretningsproblem det skal løse, hvem som bruker resultatet, og hvordan en forbedring ville bli synlig. «Bygge en portal» angir en løsning, men ingen dokumentert nytte.

Dokumenter også forutsetninger og behovet for bestemte roller. Microsoft knytter prioritering av datatiltak til forretningsmål, gjennomførbarhet og avhengigheter. Anvendelsen på en liten IT-arbeidsliste nedenfor er vårt redaksjonelle eksempel, ikke et krav til en bestemt plattform.

Eksempel med begrenset kapasitet

Alle tiltak og arbeidsinnsatser er oppdiktede. I planleggingsvinduet har de rette spesialistene til sammen 6 persondager tilgjengelig; løpende forpliktelser er allerede trukket fra. Innsatsen omfatter kontrollen og overleveringen som trengs i eksemplet. Dette er ikke markedspriser eller prosjektanslag fra ASES.

I eksemplet gir 3 + 2 = 5 persondager; av 6 er det 1 igjen. Resten er ikke automatisk en tilstrekkelig risikobuffer. Persondager er dessuten arbeidsinnsats, ikke en lovet kalendertid. Godkjenninger, fravær og ulike ferdigheter kan endre tidsplanen.

Dokumenter utsettelser og åpne antakelser

Kundeportalen blir dermed ikke vurdert som uviktig. Nytten kan forsvare ekstra kapasitet eller et annet omfang. Før start må likevel både forutsetning og tilgjengelig kapasitet være avklart. Microsoft viser at avhengigheter kan påvirke rekkefølgen ved kartlegging av systemer.

Noter ansvarlig, åpen antakelse og grunn til neste vurdering for hver beslutning. Tilpass fordelingen hvis en godkjenning ikke kommer i tide. En akutt driftsfeil eller endret prioritet kan også endre rekkefølgen. Vurder da de berørte tiltakene samlet på nytt i stedet for stille å legge mer arbeid inn i samme periode.

Kilder

• Microsoft: Planning and prioritizing data initiatives

• Microsoft: Workload inventory and dependencies