Migliorare la ricerca nel portale con compiti concreti

Una buona ricerca nel portale porta dalla domanda dell’utente al documento pertinente a cui può accedere. Verifichi questo percorso con compiti concreti prima di commissionare altre funzioni di ricerca. Un nome di file più chiaro aiuta a orientarsi; trovare e aprire le istruzioni corrette dipende anche da contenuto, dati di ricerca e permessi.

Definire tre documenti e i risultati attesi

Il portale e i documenti seguenti sono fittizi. La tabella definisce le aspettative per il collaudo, non risultati misurati. Nell’esempio i ruoli sono reader per la lettura e admin per l’amministrazione dei progetti.

Ogni file contiene le istruzioni corrispondenti. Il titolo deve descrivere il contenuto correttamente. Una persona autorizzata deve poter passare dal risultato alle istruzioni attuali; un titolo simile alla richiesta non basta a completare il compito.

Verificare i contenuti effettivamente ricercabili

L’indice di ricerca è l’insieme dei dati preparati per la ricerca. Chiarisca quali campi contiene: nome del file, titolo visibile, etichette, lingua e testo possono avere funzioni diverse. Verifichi su un file importato se il testo necessario è realmente ricercabile. La presenza di un PDF non lo dimostra.

Aggiunga i termini che gli utenti usano per lo stesso compito. Nell’esempio, «Scaricare CSV» può portare a «Esportare un rapporto in CSV». Gestisca queste corrispondenze in base ai compiti. «Esportare» ed «Eliminare» non devono essere considerati equivalenti solo perché riguardano entrambi un «rapporto».

Microsoft descrive le corrispondenze fra sinonimi come un ampliamento delle query. Le regole adatte dipendono dalla lingua e dal lessico del settore. Provi anche query che un ampliamento potrebbe rendere meno pertinenti. Una coppia di termini tedeschi non è ancora una regola di ricerca verificata in francese.

Includere permessi e aggiornamenti nel percorso

Limiti i risultati ai documenti consentiti prima di mostrarli. Nell’esempio il ruolo reader non deve scoprire D-13 tramite un risultato, il titolo, un’anteprima o i conteggi derivati. Anche l’apertura diretta richiede un controllo degli accessi. La documentazione Microsoft illustra, fra le altre opzioni, i filtri di sicurezza inviati dall’applicazione; l’implementazione dipende dalla piattaforma.

Concordi quando testi modificati, nuove versioni e revoche dei permessi diventano effettivi nella ricerca e nelle cache. Un titolo attuale associato a un indice di testo obsoleto può ancora condurre alle istruzioni sbagliate. Dopo una revoca, un risultato conservato non deve più aprire né mostrare contenuti protetti.

Svolgere il collaudo come un compito completo

Provi le tre query con i ruoli previsti. Registri query, ruolo, versione del documento, risultato atteso ed esito effettivo. Apra il documento e verifichi se spiega i passaggi necessari. Aggiunga un termine non pertinente, una prova con accesso limitato e una ripetizione dopo una modifica del documento o una revoca dei permessi.

Se un caso fallisce, specifichi la causa: testo assente nell’indice, corrispondenza inadeguata, ordinamento errato, versione obsoleta o autorizzazione scorretta. Il team di sviluppo riceve così una modifica verificabile invece dell’indicazione generica «migliorare la ricerca».

Fonti

• Microsoft — Search synonyms

• Microsoft — Document-level access control