Standardsoftware eller egenudvikling: afprøv samme proces

Undersøg først, om din nuværende software kan håndtere den afgørende arbejdsgang. Et nyt produkt og egenudvikling kan sammenlignes, når de vurderes med de samme regler, data og undtagelser. En generel gennemgang af brugerfladen er ikke tilstrækkelig.

Prøven: en udgiftsanmodning ændres

En fiktiv virksomhed modtager anmodning R-17 på 180 EUR. Lederen skal godkende; fra 250 EUR skal økonomiafdelingen også godkende. Grænsen er en opdigtet intern regel, ikke en skatteregel. Efter godkendelsen stiger beløbet til 320 EUR. Den tidligere godkendelse må derfor ikke automatisk gælde det nye beløb.

Der er brug for anmodning, beløb, bilag, ansøger, godkender og behandlingsstatus. Brug opdigtede navne og testbilag. Bed om at se det normale forløb og disse undtagelser:

Samme betingelser for hver løsning

Begynd med modulet i det eksisterende ERP-system. Afprøv derefter et egnet standardprodukt med den nødvendige ERP-forbindelse. Skeln i begge tilfælde mellem det, der virker, det, der skal konfigureres, og det, der kræver yderligere udvikling.

Egenudvikling er i første omgang et forslag med afgrænset omfang. Funktioner, der endnu ikke er bygget, er stadig udokumenterede. En skitse har ikke samme bevisværdi som en gennemført prøve.

Et gennemarbejdet eksempel på resultater

I en helt opdigtet testrapport klarer løsning A i det eksisterende system alle fire tilfælde, når stedfortræderen er sat op. Løsning B, et ekstra produkt, klarer normalforløbet, men beholder den gamle godkendelse ved 320 EUR. Den melder også succes, når budgettjenesten er nede. Det er eksempler, ikke vurderinger af virkelige leverandører.

For denne fiktive virksomhed er A fortsat relevant. For B skal det afklares, om konfiguration eller tilpasning løser de to fejl. En ny prøve og det ekstra arbejde skal med i tilbuddet. En mere behagelig brugerflade løser ikke manglende procesregler.

Sammenlign omkostninger for samme omfang

Vurder opsætning, datamigrering, ERP-integration, løbende betalinger, drift, vedligeholdelse og et senere skift over samme periode, eksempelvis tre år. Notér antagelser om brugerantal og kommende ændringer. GOV.UK Service Standard forbinder også teknologivalg med samlede omkostninger og muligheden for senere at skifte retning.

Hvis det eksisterende modul opfylder de nødvendige regler, kan løsningen slutte dér. Er et vigtigt tilfælde uløst i alle de afprøvede produkter, så beskriv netop det som grundlag for en målrettet udvidelse eller en egen applikation. Udviklingsbeslutningen får dermed et krav, der kan efterprøves.

Kilder

• GOV.UK: Choose the right tools and technology