Fatura kaydı: okumak, eşleştirmek, kontrol etmek

Fatura kaydını ayrı kararlar olarak planlayın: Belgede ne yazıyor, hangi işleme ait ve içeriği bu işlemle uyuşuyor mu? Optik karakter tanıma, kısaca OCR, önce okuma sorusunu yanıtlar. İş açısından karşılaştırmayı otomatik olarak tamamlamaz.

Aşağıdaki örnek varsayımsaldır; referans ve toplam tutarla sınırlıdır. P-31 siparişi S-4 tedarikçisine aittir; anlaşılmış toplamı 120 EUR’dur. Taranmış I-22 faturası aynı tedarikçiyi ve siparişi belirtir. Bu örnekte ek kalem veya kısmi ödeme yoktur.

Kaydedilen değerleri kaynaklarıyla karşılaştırmak

Kaydedilen fatura tutarı hem özgün belgeden hem siparişten farklıdır. Akış, tutarı kontrolsüz biçimde ERP’ye onaylı borç olarak aktarmak yerine inceleme işi oluşturur.

İnceleyen kişi ilgili görüntü parçasını ve okunan değeri yan yana görür. Özgün belgede 120 EUR yazdığını doğrulayıp kaydı düzeltir. Ardından 120 EUR tutarlı taslak, düzeltme notuyla ilerletilebilir. Böylece örnekteki okuma hatası açıklığa kavuşur; ödeme onayı daha sonraki ayrı bir adımdır.

Gerçek farkı farklı ele almak

I-22’de gerçekten 1.200 EUR yazıyorsa kayıt, sırf siparişle uyuşsun diye 120 EUR yapılmamalıdır. Belgedeki veriler korunur. İlgili kişi siparişin, faturanın veya anlaşmanın değiştirilmesi gerekip gerekmediğini inceler. İlk sonuç “iş açısından açıklama bekliyor” olur.

P-31 erişilebilir sistemde bulunamıyorsa bu kez eşleştirme belirsizdir. İyi okunan tutar, uygun sipariş oluşturmaz. Nedeni ayrı kaydedin; eksik entegrasyon OCR hatası olarak ele alınmasın.

Güven puanını doğru soru için kullanmak

Microsoft, sözcük ve alan güven puanını ayrı ele alır. Puan, belirsiz okumaları incelemeye yönlendirmeye yardım edebilir. Fakat siparişinizle uyumu doğrulamaz. Eşikleri kendi uygun test örneklerinizle belirleyin; rastgele bir değeri onay kuralı olarak almayın.

Test ortamında doğru okunan belgeyi, okuma hatasını, gerçek tutar farkını ve eksik siparişi deneyin. Beklenen sonuçlar sırasıyla taslak, düzeltme incelemesi, iş açısından açıklama ve açık eşleştirmedir. Bekleme nedeni iş listesinde görünmelidir.

Okuma tekniğini ve sonraki akışı uygun seçmek

Fatura zaten yapılandırılmış veriyle geliyorsa yalnız görüntüsünü yeniden okumak yerine önce bu verinin işlenmesini değerlendirin. Kaynağı, düzeltilen değeri ve düzeltme nedenini birlikte izlenebilir tutun. Başarılı aktarım veya hatasız OCR çalışması, iş kontrolünün veya gereken biçim doğrulamasının yerini tutmaz. Burada aktarılan çıktı, kontrol edilmiş kayıt taslağıdır; bütün faturaya verilmiş genel onay değildir.

Kaynaklar

• Microsoft: Read model OCR

• Microsoft: Accuracy and confidence