Bir e-posta adresi her zaman tek müşteri hesabı değildir

CRM ile ERP bağlanırken e-posta adresi pratik bir anahtar gibi görünebilir. Ancak uygunluğu, hangi tür kaydın eşleştirileceğine bağlıdır. Bir temas kişisi birden fazla şirket için çalışabilir. İletişim adresi bu durumda doğru şirket hesabını kendiliğinden belirlemez.

Bir kişi, iki şirket

Varsayımsal örnekte bir satın alma sorumlusu iki ayrı şirketle ilgileniyor. İki şirket hesabı da aynı iletişim adresini kullanıyor. Şirket eşleştirmeleri iş açısından doğrulanmış; kimlikler ve adres kurgusaldır.

Entegrasyon şirketleri yalnız bu adrese göre birleştirse iki şirket hesabı birbirine karışır. Bir sipariş yanlış şirkete bağlanabilir. Dolayısıyla satın alma sorumlusuyla ilişki, şirketler aynı sayılmadan korunmalı.

CRM sistemleri bu ilişkileri farklı modelleyebilir. Örneğin Salesforce, birden fazla şirket hesabıyla ilişkili kişiler için ayrı bir özellik belgeliyor. Bundan, her sistemde her e-posta adresiyle birden fazla kayıt açılabileceği sonucu çıkmaz.

Eşleştirmenin dayanağı ne olmalı?

Bu örnekte entegrasyon, şirket hesaplarının doğrulanmış eşleştirmesini kullanmalı. Bir kimlik, kaynak sistemiyle birlikte anlam taşır: Farklı sistemlerde aynı görünen numaralar yalnız bu nedenle aynı varlığı tanımlamaz. Bir eşleştirme tablosu bağlantıyı kaydedebilir.

Bağlantı eksikse veya birden fazla hedef hesap uyuyorsa bu durumda yazma işlemi açıklığa kavuşana kadar bekletilmeli. İlk sonucu seçmek veya hemen yeni müşteri oluşturmak hatayı büyütebilir. Kimlik değiştiğinde ya da hesap silindiğinde eşleştirmeye ne olacağını da belirleyin.

Teknik olarak tekil bir eşleştirme bile fiyat görme veya sipariş yazma yetkisi vermez. Bu haklar, ilgili iş bağlamında ayrıca kontrol edilmelidir.

E-postayla eşleştirme ne zaman uygun olabilir?

Sınırları açık bir kişi kayıt kümesinde, tekil e-posta adreslerine dayanan sınanmış bir kural eşleştirme için uygun olabilir. Bu durumda adres değişikliklerinin nasıl ele alınacağı da tanımlanmalıdır. Kural, kontrol edilmeden şirket hesaplarına aktarılamaz.

İlk aktarımdan önce ortak temas kişisi ve iki şirket hesabı içeren bir örnek göstermelerini isteyin. Test siparişinde hedefe hangi şirket kimliğinin gittiğini kontrol edin. Bu örnek, kimlik eşleştirmesi hakkında aynı adlı alanları karşılaştırmaktan daha çok şey gösterir.

Kaynaklar

• Salesforce — Understand Account and Contact Relationships

• Salesforce — Improve Data Quality

• PostgreSQL — Constraints