Erstatt tilbudslisten i Excel: rett opp pris- og versjonsfeil
Et gjennomarbeidet tilbudseksempel hjelper deg med å sammenligne et bedre regneark, et CRM og en applikasjon utviklet for virksomheten.
En kunde godtar et tilbud. På kontoret ligger den første versjonen, salg har endret antallet, og innkjøp bruker nå en annen pris. Før du får laget et nytt grensesnitt, må endringene kunne knyttes entydig til det samme tilbudet.
Begynn med ett tilbud som har skapt problemer. Det kan vise hvilke regler som mangler, og om dagens verktøy kan støtte dem. Med riktig oppsett støtter Excel samtidig redigering; flere deltakere er derfor ikke i seg selv en grunn til å bytte.
Ett tilbud, tre konkrete konflikter
Eksemplet er oppdiktet. En bedrift selger vare A. Kodene og antallene er valgt for å forklare forløpet.
Registrering | Innhold | Uavklart beslutning |
|---|---|---|
Q-104, versjon 1 | 12 stykk; prisgrunnlag P-7 | Denne versjonen er sendt til kunden. |
Q-104, versjon 2 | 18 stykk; prisgrunnlag P-8 | Klargjort, men ikke sendt ennå. |
Q-105 | Samme kunde og forespørsel | Nytt tilbud eller utilsiktet dobbeltregistrering? |
Godtar kunden versjon 1, må systemet ikke ubemerket opprette en ordre på 18 stykk. Om den gamle prisen fortsatt gjelder, avhenger av avtalte vilkår. Programvaren må gjøre beslutningsgrunnlaget sporbart.
Bestem først hvilken versjon som gjelder
Hvert tilbud trenger i dette eksemplet en fast ID. Endringer gir gjenkjennelige versjoner. Bevar linjene som faktisk ble sendt og prisgrunnlaget som ble brukt ved hver utsending. En senere prisendring må ikke ubemerket overskrive historikken.
Et mulig forløp er: utkast → kontrollert internt → sendt → godtatt eller avslått. En ny versjon starter som utkast igjen. Dette er et arbeidsforslag. Bedriften må avklare hvordan en godkjenning av en eldre versjon skal håndteres.
Q-105 merkes først som mulig duplikat. Samme kundenavn er ikke nok for automatisk sammenslåing: Kunden kan ha sendt to lignende forespørsler.
Sammenlign løsningene med dette tilbudet
En ryddig felles liste kan være nok hvis et lite team følger prosessen pålitelig og kontrollene er overkommelige. Test først faste ID-er, definerte statuser og bevaring av sendte versjoner.
Et CRM er verdt å undersøke når kundekontakt, oppfølging og tilbud er hovedoppgavene. Be om å få vist akkurat Q-104 i det foreslåtte produktet. Håndterer det versjoner, uendrede utsendelsesdata og nødvendige godkjenninger? Et funksjonsnavn svarer ikke på dette.
En egen applikasjon er verdt å vurdere hvis spesielle beregninger, flere systemkoblinger eller bestemte godkjenninger fortsatt mangler etter produkttesten. Beskriv det konkrete tilfellet. Det kan begrunne ekstra utvikling.
Tre tester før beslutningen
Test | Forventet resultat i eksemplet |
|---|---|
Kunden godtar Q-104, versjon 1 | Godkjenningen gjelder fortsatt 12 stykk; den nyere versjonen er tydelig synlig. |
Prisgrunnlag P-7 endres | Den sendte versjonen er fortsatt sporbar med opprinnelig pris. |
Q-105 undersøkes som duplikat | Poster kan slås sammen eller holdes atskilt med begrunnelse og uten informasjonstap. |
Gjør de samme testene i hver løsning du vurderer seriøst. Et svar som «bare med en ekstra modul» hører hjemme i omfanget og kostnadssammenligningen.
Begrens den første løsningen
Tilbud, versjon, utsending og godkjenning kan være nok i første trinn. Lagerstyring og hele regnskapet trenger ikke bygges om samtidig. Bestem likevel hvor et godtatt tilbud overføres til det eksisterende systemet, og hvordan en mislykket overføring blir synlig.
Sammenlign oppsett, datamigrering, bruk, vedlikehold og senere endringer for samme omfang. En kostnadssammenligning uten en nødvendig integrasjon er ufullstendig.
En anonymisert beskrivelse av det vanskeligste tilbudet er et nyttig utgangspunkt. ASES kan bruke den sammen med deg for å undersøke forretningsregelen, eksisterende valg og et passende første omfang.
Kilder
Microsoft: samtidig redigering i Excel-arbeidsbøker. Tilbudene og sammenligningene er egne redaksjonelle eksempler.
Les videre
Alle artikler
Programvareutvikling med ASES
Skreddersydd programvare, web- og mobilapper