Erstat tilbudslisten i Excel: løs pris- og versionsfejl
Et gennemarbejdet tilbudseksempel hjælper dig med at sammenligne en bedre liste, et CRM og en skræddersyet applikation.
En kunde accepterer et tilbud. Kontoret har stadig den første version, salg har ændret antallet, og indkøb bruger nu en anden pris. Før du får udviklet en ny grænseflade, skal ændringerne kunne knyttes entydigt til det samme tilbud.
Begynd med ét tilbud, der har givet problemer. Det kan vise, hvilke regler der mangler, og om de nuværende værktøjer kan understøtte dem. Med en passende opsætning kan flere arbejde sammen i Excel; flere deltagere er derfor ikke i sig selv en grund til at erstatte programmet.
Ét tilbud, tre konkrete konflikter
Eksemplet er opdigtet. En virksomhed sælger vare A. Koder og antal er valgt for at forklare forløbet.
Registrering | Indhold | Uafklaret beslutning |
|---|---|---|
Q-104, version 1 | 12 styk; prisgrundlag P-7 | Denne version er sendt til kunden. |
Q-104, version 2 | 18 styk; prisgrundlag P-8 | Klar, men endnu ikke sendt. |
Q-105 | Samme kunde og forespørgsel | Nyt tilbud eller utilsigtet dublet? |
Accepterer kunden version 1, må systemet ikke uden videre oprette en ordre på 18 styk. Om den tidligere pris gælder, afhænger af de aftalte vilkår. Softwaren skal gøre beslutningsgrundlaget sporbart.
Fastlæg først, hvilken version der gælder
Hvert tilbud har i eksemplet brug for et fast ID. Ændringer giver genkendelige versioner. Gem de faktisk afsendte linjer og det anvendte prisgrundlag for hver sendt version. En senere prisændring må ikke ubemærket overskrive historikken.
Et muligt forløb er: kladde → internt kontrolleret → sendt → accepteret eller afvist. En ny version begynder igen som kladde. Det er et arbejdsforslag. Virksomheden skal beslutte, hvordan accept af en ældre version håndteres.
Q-105 markeres først som mulig dublet. Samme kundenavn er ikke nok til automatisk sammenlægning: Kunden kan have sendt to lignende forespørgsler.
Sammenlign løsninger med dette tilbud
En velordnet fælles liste kan være nok, hvis et lille hold kan følge forløbet pålideligt, og kontrollen er overskuelig. Prøv først faste ID'er, definerede statusser og opbevaring af afsendte versioner.
Et CRM er relevant at undersøge, når kundekontakt, opfølgning og tilbud er det centrale. Bed om at få Q-104 vist i det foreslåede produkt. Kan det håndtere versioner, uændrede afsendelsesdata og de nødvendige godkendelser? Navnet på en funktion besvarer ikke de spørgsmål.
En egen applikation er værd at undersøge, hvis særlige beregninger, flere systemforbindelser eller bestemte godkendelser stadig mangler efter afprøvning af eksisterende produkter. Beskriv det konkrete hul. Det kan begrunde den ekstra udvikling.
Tre prøver før beslutningen
Prøve | Forventet resultat i eksemplet |
|---|---|
Kunden accepterer Q-104, version 1 | Accepten gælder fortsat 12 styk; den nyere version vises tydeligt. |
Prisgrundlag P-7 ændres | Den afsendte version kan stadig spores med sin oprindelige pris. |
Q-105 undersøges som dublet | Poster kan sammenlægges eller holdes adskilt med en begrundelse og uden informationstab. |
Gennemfør de samme prøver i hver løsning, du overvejer seriøst. Svaret »kun med et ekstra modul« skal indgå i omfanget og prissammenligningen.
Begræns den første løsning
Tilbud, version, afsendelse og accept kan være nok til første trin. Lagerstyring og hele regnskabet behøver ikke blive bygget om samtidig. Fastlæg dog, hvor et accepteret tilbud overføres til det eksisterende system, og hvordan en mislykket overførsel bliver synlig.
Sammenlign opsætning, datamigrering, brug, vedligeholdelse og senere ændringer for samme omfang. Et regnestykke uden en nødvendig integration er ufuldstændigt.
En anonymiseret beskrivelse af virksomhedens vanskeligste tilbud er et godt udgangspunkt. ASES kan sammen med dig undersøge forretningsreglen, de eksisterende muligheder og et passende første omfang.
Kilder
Microsoft: samarbejde i Excel-projektmapper. Tilbud og sammenligninger er selvstændige redaktionelle eksempler.
Læs videre
Alle artikler
Softwareudvikling med ASES
Skræddersyet software, web- og mobilapps