Portalda belge aramasını somut görevlerle iyileştirmek

İyi bir portal araması, kullanıcıyı sorusundan uygun ve erişebildiği belgeye götürür. Yeni arama özellikleri sipariş etmeden önce bu yolu somut görevlerle sınayın. Daha iyi bir dosya adı yön bulmayı kolaylaştırır; doğru yönergenin bulunup açılması içerik, arama verileri ve erişim haklarına da bağlıdır.

Üç belgeyi ve beklenen sonuçları belirleyin

Aşağıdaki portal ve belgeler kurgusaldır. Tablo, ölçülmüş arama sonuçlarını değil, kabul kontrolünde beklenen davranışı gösterir. Örnekte okuma rolü reader, proje yönetimi rolü admin olarak adlandırılır.

Her dosyada ilgili yönerge bulunur. Başlık, içeriği doğru anlatmalıdır. Yetkili kişi, arama sonucundan güncel yönergeye ulaşmalıdır; yalnızca benzer görünen bir başlık görevi karşılamaz.

Gerçekte hangi içeriğin arandığını kontrol edin

Arama indeksi, arama için hazırlanmış veri kümesidir. Buraya hangi alanların girdiğini belirleyin: Dosya adı, görünür başlık, etiketler, dil ve belge metni farklı görevler üstlenebilir. İçe aktarılmış bir dosyada gerekli metnin gerçekten aranabildiğini kontrol edin. PDF dosyasının var olması bunu kanıtlamaz.

Kullanıcıların aynı görev için kullandığı terimleri ekleyin. Örnekte “CSV indir” sorgusu, “Raporu CSV olarak dışa aktarma” yönergesine ulaşabilir. Bu eşlemeleri görevlere göre yönetin. “Dışa aktar” ve “Sil” işlemleri, ikisinde de “rapor” sözcüğü geçtiği için eşdeğer sayılmamalıdır.

Microsoft, eş anlamlı eşlemelerini arama sorgularını genişleten bir yöntem olarak açıklar. Uygun kurallar dile ve alanın terimlerine bağlıdır. Genişletme sonucunda yanlış yöne gidebilecek sorguları da sınayın. Almanca bir terim çifti, Fransızca için sınanmış bir arama kuralı değildir.

Hakları ve güncellemeyi arama akışına dahil edin

Sonuçları kullanıcıya göstermeden önce izinli belgelerle sınırlandırın. Örnekte reader rolü, D-13 belgesini sonuç, başlık, önizleme veya bunlardan türetilen sonuç sayıları üzerinden fark edememelidir. Belgenin doğrudan açılması da erişim kontrolü gerektirir. Microsoft belgeleri bunun için uygulama tarafından gönderilen güvenlik filtrelerini de açıklar; somut uygulama kullandığınız platforma bağlıdır.

Değişen metinlerin, yeni sürümlerin ve kaldırılan hakların aramada ve önbelleklerde ne zaman geçerli olacağını belirleyin. Güncel bir başlığın arkasındaki eski metin indeksi hâlâ yanlış yönergeye götürebilir. Hak kaldırıldıktan sonra önceden saklanan bir sonuç, korunan içeriği açamamalı veya gösterememelidir.

Kabul kontrolünü görevin tamamını yaparak yürütün

Üç sorguyu belirlenen rollerle deneyin. Sorguyu, rolü, belge sürümünü, beklenen sonucu ve gerçek sonucu kaydedin. Belgeyi açıp gerekli adımları açıklayıp açıklamadığını kontrol edin. Uygun olmayan bir arama terimini, kısıtlı erişim denemesini ve belge değişikliği ya da hak kaldırma sonrasındaki tekrarı da ekleyin.

Bir durum başarısızsa nedeni olabildiğince somut belirtin: İndekste metin eksikliği, uygunsuz terim eşlemesi, yanlış sıralama, eski sürüm veya hatalı erişim izni. Böylece geliştirme ekibine “aramayı iyileştirin” gibi genel bir talep yerine doğrulanabilir bir değişiklik verirsiniz.

Kaynaklar

• Microsoft — Search synonyms

• Microsoft — Document-level access control