Förbättra portalens dokumentsökning med konkreta uppgifter

En bra portalsökning leder från användarens fråga till rätt dokument som personen får läsa. Pröva förloppet med konkreta uppgifter innan du beställer fler sökfunktioner. Ett tydligare filnamn hjälper användaren att hitta rätt; att finna och öppna rätt instruktion beror också på innehåll, sökdata och behörigheter.

Bestäm tre dokument och de förväntade träffarna

Portalen och dokumenten nedan är fiktiva. Tabellen beskriver förväntningar vid acceptansprov, inte uppmätta sökresultat. Exemplets roller heter reader för läsare och admin för projektadministration.

Varje fil innehåller den relevanta instruktionen. Titeln ska beskriva innehållet korrekt. En behörig person måste kunna gå från träffen till den aktuella instruktionen; en titel som bara liknar frågan slutför inte uppgiften.

Kontrollera vad som faktiskt är sökbart

Sökindexet är den datamängd som har förberetts för sökning. Klargör vilka fält som ingår: filnamn, synlig titel, nyckelord, språk och dokumenttext kan ha olika uppgifter. Kontrollera på en importerad fil om den nödvändiga texten verkligen är sökbar. Att en PDF finns bevisar inte det.

Lägg till de ord som användarna använder för samma uppgift. I exemplet kan ”Hämta CSV” leda till ”Exportera en rapport som CSV”. Förvalta kopplingarna utifrån uppgifterna. ”Exportera” och ”Radera” får inte behandlas som likvärdiga bara för att båda gäller en ”rapport”.

Microsoft beskriver synonymkopplingar som en utvidgning av sökfrågor. Lämpliga regler beror på språk och fackord. Pröva även frågor som kan bli mindre relevanta genom en utvidgning. Ett tyskt begreppspar är ingen prövad fransk sökregel.

Ta med behörigheter och uppdateringar i sökförloppet

Begränsa resultaten till tillåtna dokument innan de visas. I exemplet får rollen reader inte upptäcka D-13 genom en träff, titel, förhandsvisning eller härledda träffantal. Även direkt öppning kräver en åtkomstkontroll. Microsofts dokumentation beskriver bland annat säkerhetsfilter som tillämpningen skickar med; genomförandet beror på din plattform.

Bestäm när ändrade texter, nya versioner och återkallade rättigheter ska slå igenom i sökningen och cachelagringen. En aktuell titel ovanpå ett föråldrat textindex kan fortfarande leda till fel instruktion. Efter en återkallelse får en sparad träff inte längre öppna eller visa skyddat innehåll.

Genomför acceptansprovet som en fullständig uppgift

Pröva de tre sökfrågorna med de avsedda rollerna. Anteckna fråga, roll, dokumentversion, förväntad träff och faktiskt resultat. Öppna dokumentet och kontrollera om det förklarar de nödvändiga stegen. Lägg till ett olämpligt sökord, en kontroll med begränsad åtkomst och en upprepning efter en dokumentändring eller återkallad behörighet.

Om ett fall misslyckas, ange orsaken så konkret som möjligt: text saknas i indexet, en olämplig ordkoppling, fel rangordning, en föråldrad version eller en felaktig behörighet. Då får utvecklingsteamet en verifierbar ändring i stället för den allmänna beställningen att ”göra sökningen bättre”.

Källor

• Microsoft — Search synonyms

• Microsoft — Document-level access control